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2014年秘書資格五級(jí)輔導(dǎo):事務(wù)公文擬寫

更新時(shí)間:2014-02-11 22:27:45 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 了解公文的概念,公文制發(fā)的程序;掌握傳真、備忘錄、通知、邀請(qǐng)信、感謝信、賀信 及請(qǐng)柬的擬寫方法。

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  常用事務(wù)文書的擬寫重點(diǎn):了解公文的概念,公文制發(fā)的程序;掌握傳真、備忘錄、通知、邀請(qǐng)信、感謝信、賀信 及請(qǐng)柬的擬寫方法。

  1.公務(wù)文書的概念

  公務(wù)文書,以下簡(jiǎn)稱公文,有時(shí)又稱文書、文件。

  (1)公文的制發(fā)者必須是法定的機(jī)關(guān)、組織及其負(fù)責(zé)人。

  (2)公文必須是在管理過程中形成并使用的。

  (3)公文必須是按照統(tǒng)一的體式(格式)、經(jīng)過一定的處理程序制成的信息載體。

  (4)公文是各級(jí)各類機(jī)關(guān)和組織依法行政和開展公務(wù)活動(dòng)的一種重要工具。

  2.公文的制發(fā)程序

  (1)擬稿:把領(lǐng)導(dǎo)人或機(jī)關(guān)的發(fā)文意圖條理化,是發(fā)文處理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一。

  (2)審核:由秘書部門負(fù)責(zé)人或機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)擬好的文稿進(jìn)行審查、核對(duì)、修改,為簽 發(fā)做好準(zhǔn)備。

  (3)簽發(fā):由機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人簽寫發(fā)文具體意見,對(duì)文稿的內(nèi)容和行政效力負(fù)責(zé)。

  (4)復(fù)核:公文正式印制前,文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行復(fù)核。重點(diǎn)是看審核、簽發(fā)手續(xù)是否完 備,附件是否齊全,格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。

  (5)注發(fā):為待發(fā)文件注冊(cè),編注發(fā)文字號(hào)。

  (6)繕。焊鶕(jù)《國家行政機(jī)關(guān)公文格式標(biāo)準(zhǔn)》繕寫或打印已簽發(fā)的文稿,并由文秘人 員負(fù)責(zé)校對(duì)。

  (7)用。河擅貢块T對(duì)已繕印好的公文蓋印或現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)印。

  (8)發(fā)文登記:由秘書部門將待發(fā)公文登記造冊(cè),以備存查。

  (9)分發(fā):由秘書部門把用印并登記的公文通過適當(dāng)方式傳遞給收文單位。

  3.傳真

  (1)傳真的概念。

  (2)傳真的特點(diǎn):真實(shí)、便捷、可靠。

  (3)傳真的寫法:傳真首頁的首部寫明收件人姓名、單位,抄送人姓名、傳真號(hào),發(fā)件 人的姓名、發(fā)件日期、總頁數(shù)、傳真號(hào)、電話、主題及回復(fù)要求選項(xiàng)等。

  4.備忘錄

  (1)備忘錄的概念:備忘錄是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體及個(gè)人經(jīng)常使用的,隨 時(shí)記載、幫助記憶的文書。

  (2)備忘錄的特點(diǎn):形式靈活多樣,寫法不拘一格。備忘錄中不需要簽名或表示敬意的 結(jié)束語。

  5.事項(xiàng)通知

  (1)事項(xiàng)通知可以上行、平行、下行,其目的主要是為了讓對(duì)方了解某件事情或某些情 況,一般不要求執(zhí)行或辦理。

  (2)事項(xiàng)通知的適用范圍:當(dāng)發(fā)文單位需要向有關(guān)方面知照某一事項(xiàng)或交流某些信息 時(shí),可使用這種通知。

  6.會(huì)議通知

  (1)適用范圍:當(dāng)需要向有關(guān)人員或單位知照某一會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)及會(huì)議要求時(shí),可 使用這種通知。會(huì)議通知在寫法上比較靈活、自由。

  (2)會(huì)議通知的寫作:寫好會(huì)議通知的關(guān)鍵,是要把與會(huì)議有關(guān)的事項(xiàng)一次性地交代清 楚,這樣既可避免一次又一次地發(fā)補(bǔ)充通知,又免得與會(huì)人員反復(fù)詢問。會(huì)議通知應(yīng)開門見 山,直述其事,把會(huì)議通知的有關(guān)要素寫清楚。

  7.邀請(qǐng)信

  (1) 邀請(qǐng)信的概念:邀請(qǐng)信是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位與社會(huì)團(tuán)體舉辦重要活動(dòng),召開重 要大會(huì),邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)作單位和有關(guān)人士參加所用的信函。邀請(qǐng)信與請(qǐng)柬有相似之處, 但使用范圍比請(qǐng)柬更廣泛,信息容量更大,一些重大的商業(yè)活動(dòng)經(jīng)常以邀請(qǐng)信形式邀請(qǐng)社會(huì) 各界人士參加。

  (2)邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu):邀請(qǐng)信的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。

  8.感謝信

  (1)感謝信的概念:感謝信是各級(jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體和個(gè)人,對(duì)幫助、支持自己 工作的單位或個(gè)人表示感謝的信函。這種信函的寫作者一般是受助者本人或受助一方的代表,寫 信的目的在于表示不忘對(duì)方的關(guān)愛和幫助,肯定對(duì)方的事跡和風(fēng)格,表達(dá)自己的感激和謝意。

  (2)感謝信的特點(diǎn):第一個(gè)特點(diǎn)是真實(shí)性,主要體現(xiàn)在兩方面,一是感謝的對(duì)象要真 實(shí),二是敘述的事情要真實(shí);感謝信的第二個(gè)特點(diǎn)是感召性。

  (3)感謝信的結(jié)構(gòu):感謝信的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。

  9.賀信(電)

  (1) 賀信(電)的概念:賀信(電)是表示祝賀、贊頌的函電,一般用于領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、企 事業(yè)單位或個(gè)人對(duì)取得巨大成績(jī)、做出卓越貢獻(xiàn)的集體或個(gè)人表示祝賀,或者對(duì)國際、國內(nèi) 發(fā)生的重大喜事,對(duì)一些重要會(huì)議、節(jié)日、婚禮、壽辰表示祝賀。賀信(電)的篇幅一般比 較簡(jiǎn)短,感情充沛,文字明快。

  (2)賀信(電)的特點(diǎn):祝賀性、信電性。

  (3)賀信(電)的結(jié)構(gòu):賀信(電)的結(jié)構(gòu)是標(biāo)題+稱謂+正文+落款+成文日期。

  10.請(qǐng)柬

  請(qǐng)柬也稱請(qǐng)?zhí)K歉骷?jí)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人邀請(qǐng)有關(guān)人員參加某項(xiàng)活 動(dòng)而專門制發(fā)的信柬。請(qǐng)柬的使用范圍十分廣泛,雖屬書信類,但比起一般的信函更具莊重 性的特點(diǎn)。所以,一般只有遇到較大的事情或莊重的場(chǎng)合才使用請(qǐng)柬,而不用一般的信函, 以示對(duì)被邀請(qǐng)者的尊重。請(qǐng)柬有時(shí)也用作入場(chǎng)和報(bào)到的憑證。

 

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