2014年秘書(shū)資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):清退會(huì)議文件資料
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清退會(huì)議文件資料的基本要求
(一)相關(guān)知識(shí)
會(huì)議文件資料的清退,是指與會(huì)人員在會(huì)議結(jié)束時(shí),根據(jù)規(guī)定將會(huì)上發(fā)的文件資料清理并退回會(huì)議秘書(shū)處。確定會(huì)議文件資料的收集范圍,會(huì)議文件資料清退時(shí),首先要統(tǒng)一制發(fā)清退文件資料的目錄,避免只要求部分與會(huì)人員退回文件資料而造成誤會(huì)。核對(duì)無(wú)誤后裝封交回保存部門(mén)。
1.會(huì)議文件資料清退的程序
(1)向會(huì)議主席團(tuán)或主持人匯報(bào)發(fā)文情況,提出清退文件資料建議。
(2)待會(huì)議主席團(tuán)或會(huì)議主持人批準(zhǔn)后,下發(fā)收退文件資料目錄,并做必要的解釋工作。
(3)會(huì)議結(jié)束后進(jìn)行清退,清退要逐份清點(diǎn)、登記,發(fā)現(xiàn)丟失的應(yīng)查清原因,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
2.會(huì)議文件資料清退的方法
(1)小型內(nèi)部會(huì)議文件資料清退的方法
(2)大中型會(huì)議文件資料的清退方法
(二)示例分析
清退會(huì)議文件。會(huì)議結(jié)束5天后,會(huì)議秘書(shū)處問(wèn)秘書(shū)初萌,詢問(wèn)前幾天借閱的一份年終人事調(diào)整的文件為什么沒(méi)按時(shí)歸還。
初萌放下電話,翻查了所有的文件,卻無(wú)論如何找不到這份文件檔案。再打開(kāi)自己的文件清退登記簿,也是只有借閱記錄而沒(méi)有歸還記錄。初萌回憶了一下當(dāng)時(shí)的情景,那幾天自己事情較多,印象里是將所有的該歸還的文件都交回了,這份人事調(diào)整文件到底是怎么回事卻無(wú)論如何想不起來(lái)了。
點(diǎn)評(píng):為避免發(fā)生類(lèi)似文件丟失的情況,秘書(shū)對(duì)于清退的會(huì)議文件資料一定要在會(huì)議結(jié)束時(shí)及時(shí)清退。召開(kāi)會(huì)議時(shí)所需的文件資料需要收回的,首先要確定收集的范圍,注意清退的程序和方法。需要統(tǒng)一制發(fā)清退文件資料的目錄,規(guī)定清退時(shí)限,必要時(shí)對(duì)有關(guān)人員作一些解釋?zhuān)苊庵灰蟛糠峙c會(huì)人員退回文件資料而引發(fā)不愉快。在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下,更要時(shí)刻注意文件資料的清退工作。秘書(shū)要有保密意識(shí),在各個(gè)環(huán)節(jié)上毫不松懈。
(三)工作程序
文件資料清退的基本程序?yàn)椋捍_定清退文件資料的范圍→列示清退目錄→按期收集→整理、捆扎清退的文件資料→填寫(xiě)“文件清退登記表”→核點(diǎn)文件資料→查找短缺、丟失的文件資料→如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
會(huì)議文件資料需要清退的,應(yīng)及時(shí)辦好清退手續(xù),如數(shù)收回,妥善處理。凡由秘書(shū)處、檔案室或機(jī)要室分發(fā)的文件材料均需要清退。開(kāi)具文件資料的清退目錄發(fā)給有關(guān)人員,限期清退。對(duì)于會(huì)議文件資料要加以核對(duì)清點(diǎn),如發(fā)現(xiàn)文件資料丟失,必須及時(shí)查明原因和責(zé)任者,并如實(shí)向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。
(四)注意事項(xiàng)
在清退會(huì)議文件資料時(shí),秘書(shū)需要注意:
(1)統(tǒng)一印制清退文件資料的目錄。
(2)分清清退文件資料和不清退文件資料的范圍。
(3)避免只要求部分與會(huì)人員退回文件資料而造成誤會(huì)。
(4)清退文件,需要填寫(xiě)“文件清退登記表”,交接雙方清點(diǎn)無(wú)誤并簽字后留存。
(5)文件清退、歸檔后,剩余的文件資料,經(jīng)鑒別沒(méi)有保存價(jià)值的進(jìn)行登記,經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,由兩人以上送到指定地點(diǎn)銷(xiāo)毀。
(五)相關(guān)鏈接
日常文件資料的清退方法
(1)依據(jù)《文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼》的規(guī)定,文件的機(jī)密程度可分為公開(kāi)、國(guó)內(nèi)、內(nèi)部。秘密、機(jī)密、絕密6個(gè)級(jí)別。歸檔文件的整理原則是,遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同價(jià)值,便于保管和利用。
(2)公司日常文件資料的清退方法
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