2014年秘書資格五級會議管理復習:返程工作的服務(wù)要求

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　　返程工作的服務(wù)要求

　　(一)相關(guān)知識

　　當會議結(jié)束后，秘書需要做好與會人員返程的相關(guān)工作。

　　主要要求如下：

　　(1)提早登記與會人員返程所需車、船、飛機票，并及時分發(fā)給與會人員。

　　(2)需要時建議和協(xié)助召開一定范圍內(nèi)的歡送會或送別宴會。對于重要賓客和不經(jīng)常見面的遠道客人，秘書應(yīng)建議和協(xié)助組織召開一定范圍內(nèi)的歡送會或送別宴會。

　　(3)分批送站，調(diào)配車輛。在會議即將結(jié)束時，秘書應(yīng)編制與會人員離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外埠與會人員送到車站、港口或機場，待他們乘坐的交通工具起程后再返回。如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導為與會人員送行。送站人員應(yīng)保持熱情的態(tài)度、禮貌的語言、周到細心，笑臉相送。

　　(4)清理結(jié)算與會人員的相關(guān)費用支出等，安全、完整歸還代為保管的物品。幫助與會人員及時與會務(wù)組結(jié)算并辦理付費事宜，開好收據(jù)發(fā)票。要堅持財務(wù)管理制度，對于不符合開支規(guī)定的可以拒付。要及時、安全、完整地歸還代為保管的物品。

　　(5)妥善安排暫留人員。對于尚未離會，還需短時間留住的與會人員的食宿也應(yīng)給與妥善安排。

　　(二)示例分析

　　某公司承辦的學術(shù)研討會已接近尾聲，秘書初萌開始落實與會人員的返程工作。初萌將會務(wù)服務(wù)人員分成幾個小組，每組負責不同省份的與會人員，最后將各組的情況進行匯總后，初萌又將登記表認真加以核對。與會人員有的在會議結(jié)束的當天就返回原地，有的由于種種原因還想在此地逗留幾日。初萌克服一切困難盡量滿足他們的不同要求。初萌細心周到的工作，得到了與會人員的連連稱贊。

　　點評：會議的組織與服務(wù)工作切忌虎頭蛇尾，盡早落實與會人員的返程工作。來時接、走時送，有始有終，這會給與會人員留下良好的印象。返程車、船、機票的預定一般情況下要按先遠后近的次序安排。秘書要預先登記與會人員返回的日期和乘坐的交通工具，代購所需返程票，使他們在會議一結(jié)束就能及時踏上歸程。對于個別需要暫住者，應(yīng)妥為安置好他們的食宿。所以，做好送別與會人員的工作是會后工作的一項重要內(nèi)容。

　　(三)工作程序

　　送別會議代表的工作程序為：征詢與會人員返程要求并進行登記→預訂車、船、機票→分發(fā)返程票→結(jié)清會議經(jīng)費→安排車輛送站一安排暫留人員。

　　對于會期較長的會議，秘書在開會通知回執(zhí)中應(yīng)要求與會人員填寫返程交通工具，待與會人員到達后再進一步落實并提前預訂車、船、機票，以確保參會人員按期返程。對于跨地區(qū)的會議，與會人員離會時，要及時同與會人員清理、結(jié)算賬目;提醒與會人員歸還物品;把訂購的車、船、機票交到與會人員的手中，并做好送站工作。對于由于各種原因需要暫住者，一定要妥善安排。

　　(四)注意事項

　　秘書有責任幫助與會人員提前做好返程準備事宜：

　　(1)提醒與會人員及時歸還向組織方或會議駐地單位借用的各種物品。

　　(2)提醒與會人員及時與會務(wù)組結(jié)算并辦理付費事宜，開好發(fā)票。

　　(3)幫助與會人員檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。

　　(4)準備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。

　　(5)幫助部分與會人員托運大件物品。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　我國國內(nèi)航班的購票須知：

　　1.定座

　　乘客只有在定妥座位以后，才能憑該定妥座位的客票乘機。

　　乘客可根據(jù)航空公司的有關(guān)規(guī)定向航空售票處或航空代理人售票處預定座位。已定妥座位的旅客，應(yīng)在航空公司規(guī)定的購票時限內(nèi)購票。如未在購票時限內(nèi)購票，所定座位即被自動取消。

　　2.購票

　　中國旅客購票須出示本人居民身份證或其他有效身份證，并填寫《旅客定座單》;外國旅客、華僑、港澳臺胞購票，須出示有效護照、回鄉(xiāng)證、臺胞證、居留證、旅行證或公安機關(guān)出具的其他有效身份證，并填寫《旅客定座單》。

　　3.座位再證實

　　旅客持有定妥座位的聯(lián)程或來回程客票，如在該聯(lián)程或回程地點停留72小時以上，須在該聯(lián)程或回程航班離站前兩天中午12點以前，辦理座位再證實手續(xù)。否則，原定座位不予保留。

　　4.客票

　　客票只限客票上所列姓名的旅客本人使用，不得轉(zhuǎn)讓和涂改，否則，客票無效，票款不退。

　　5.客票有效期

　　正常標價的客票有效期為一年。定期客票自旅行開始之日起計算，一年內(nèi)運輸有效，不定期客票自填開之次日零時起計算。

　　6.客票價

　　客票價指旅客由出發(fā)地機場至目的地機場的航空運輸價格，不包括機場與市區(qū)之間的地面運輸費用。

　　7.變更

　　購票后，如果要求改變航班、日期、艙位等級，請盡早通知航空公司，使其根據(jù)實際可能積極辦理。

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