2014年五級秘書資格《會(huì)議管理》精講:制作會(huì)議證件和指示標(biāo)識

　　制作會(huì)議證件和指示標(biāo)識

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會(huì)議證件的作用

　　會(huì)議證件一般有以下4個(gè)作用：

　　(1)證明身份。

　　(2)保證會(huì)議安全，控制人員出入。

　　(3)統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)。

　　(4)維持會(huì)議的程序。

　　會(huì)議證件的類型主要有以下幾種：

　　(1)代表證：與會(huì)者不僅能參加會(huì)議，而且有表決權(quán)、選舉權(quán)。

　　(2)列席證：能夠到會(huì)旁聽，但無表決權(quán)。

　　(3)工作證：只證明是大會(huì)的工作人員，在會(huì)議期間出人行走有一定的限制。

　　(4)記者證：只發(fā)給新聞媒體有關(guān)的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。

　　(5)來賓證：表明是主辦方邀請的嘉賓。

　　2.會(huì)議指示標(biāo)識的類型

　　會(huì)議標(biāo)識是指在會(huì)議的準(zhǔn)備和召開過程中，為了使與會(huì)者更容易找到座位，并了解會(huì)場周圍的環(huán)境，使會(huì)議的組織更加有條理，需要在會(huì)場和相關(guān)服務(wù)區(qū)域擺放某些標(biāo)識物，如各種指示牌，接待處和簽到處的標(biāo)志，貴賓室、飲水處、洗手間的標(biāo)志等。

　　(1)標(biāo)識牌(或指示牌)。中、大型會(huì)議事先應(yīng)劃好區(qū)域，。貼上標(biāo)識牌，使與會(huì)者順利入座，并能夠很方便地找到簽到處、貴賓室、飲水處、洗手間等。

　　(2)區(qū)域圖(或路線圖)。在一些體育館和禮堂，為了使參會(huì)的單位入場、退場井然有序，事先劃出區(qū)域圖，并張貼于門口。在一些表彰、總結(jié)類型的大會(huì)上，應(yīng)將被表彰、受獎(jiǎng)勵(lì)對象或其代表安排在前幾排，并在座位上貼上名簽，并標(biāo)示于區(qū)域圖上。

　　(3)名簽與臺簽。在主席臺和簽到處等地方要擺放各種名簽或臺簽，以標(biāo)明人員的身份或辦事機(jī)構(gòu)的名稱。

　　(二)工作程序

　　1.制作會(huì)議證件的程序

　　制作會(huì)議證件的程序?yàn)椋涸O(shè)計(jì)內(nèi)容→設(shè)計(jì)顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片) →蓋章確認(rèn)。

　　召開重要的大中型會(huì)議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會(huì)議證件，通常小型會(huì)議不必制發(fā)證件。

　　2.制作會(huì)議證件的注意事項(xiàng)

　　(1)重要的大中型會(huì)議，證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計(jì)上要有會(huì)議的名稱、與會(huì)者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

　　(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會(huì)議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋大會(huì)印章。

　　(3)證件的形式應(yīng)反映出會(huì)議的內(nèi)容，設(shè)計(jì)要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。

　　(4)大型會(huì)議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的姓名卡片的樣式?？蓪⑺麄兊男彰ㄆO(shè)計(jì)為紅、藍(lán)、白、黃4種不同的顏色。也可以將姓名卡片設(shè)計(jì)為正式代表采用系帶式的卡片，其他人員采用夾子式的卡片來區(qū)分不同的身份。

　　(5)應(yīng)在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

　　(6)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計(jì)會(huì)議證件或姓名卡片。

　　3.制作會(huì)議指示標(biāo)識的方法

　　(1)會(huì)議主辦者內(nèi)部簡易制作法

　　一些不太重要會(huì)議的指示標(biāo)識可以由內(nèi)部用計(jì)算機(jī)制作或手工制作。

　　(2)由專業(yè)性的會(huì)議承辦機(jī)構(gòu)制作

　　一些重要會(huì)議的指示標(biāo)識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設(shè)計(jì)和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項(xiàng)工作。

　　(三)注意事項(xiàng)

　　1.會(huì)議證件的樣式

　　會(huì)議證件的樣式有很多，我們可以根據(jù)需要來選擇。會(huì)議證件的樣式主要有以下幾種：

　　(1)粘性標(biāo)簽式的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟(jì)、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留痕跡。

　　(2)系帶的證件樣式。這種證件比較經(jīng)濟(jì)、方便，但可能在衣服上晃動(dòng)。

　　(3)有夾子的證件樣式。這種證件成本略高，它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用，并能移動(dòng)夾在衣服的不同部位。

　　(4)臺簽式的證件樣式。這種證件是開會(huì)的時(shí)候放在桌子上使用的。

　　2.會(huì)議標(biāo)識的樣式

　　(1)會(huì)議主席臺背板的樣式

　　(2)會(huì)議簽到處的指示標(biāo)識樣式

　　(3)會(huì)議報(bào)到處的標(biāo)識樣式

　　(四)相關(guān)鏈接

　　1.會(huì)議與會(huì)見、會(huì)談的區(qū)別

　　會(huì)見又稱接見、拜會(huì)。凡身份較高的人士見身份較低者，或是主人見客人，一般稱為會(huì)見。凡身份較低的認(rèn)識見較高者，或是客人見主人，一般稱為拜會(huì)或拜見。會(huì)見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性3種。企業(yè)常用的會(huì)見主要是社交禮節(jié)性和涉及業(yè)務(wù)商談、經(jīng)貿(mào)洽談等內(nèi)容的事務(wù)性會(huì)見。

　　會(huì)談是指雙方或多方就某些重大的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、軍事問題，以及其他共同關(guān)心的問題交換意見，會(huì)談也可以指洽談業(yè)務(wù)，即就具體業(yè)務(wù)進(jìn)行談判、會(huì)商。會(huì)談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)。在企業(yè)中主要指商務(wù)談判和業(yè)務(wù)會(huì)商。

　　會(huì)議與會(huì)見、會(huì)談在對象、內(nèi)容、功能、程序上存在明顯區(qū)別：

　　(1)對象不同。會(huì)議可以是內(nèi)部的也可以是涉及外部的。

　　而會(huì)見、會(huì)談的對象一般是組織外部的，并與本組織有關(guān)的人員。

　　(2)內(nèi)容不同。會(huì)見的內(nèi)容禮節(jié)性、事務(wù)性較強(qiáng);會(huì)談的內(nèi)容經(jīng)濟(jì)性、利益性較強(qiáng)。而會(huì)議的內(nèi)容涉及面要比會(huì)見、會(huì)談寬泛得多。

　　(3)功能不同。會(huì)見主要是為了加強(qiáng)雙方的關(guān)系，處理事務(wù)。會(huì)談就是指雙方或多方為了消除分歧、改變關(guān)系而交換意見，為了謀求共同利益或契合雙方利益而互相磋商的行為和過程。人們通過會(huì)議可以達(dá)到交流信息、集思廣益、研究問題、決定對策、協(xié)調(diào)關(guān)系、傳達(dá)指示、布置工作、表彰先進(jìn)、鼓舞士氣等目的。

　　2.會(huì)展的概念與類別

　　會(huì)展是經(jīng)濟(jì)行為的會(huì)議和展覽，是既有市場性又有展示性的經(jīng)濟(jì)流通形式。在西方國家，會(huì)展英文簡寫為“MICE”，4個(gè)字母分別是公司業(yè)務(wù)會(huì)議(meeting)、獎(jiǎng)勵(lì)旅游(incentive travel program)、團(tuán)體組織會(huì)議(convention)和展覽(exhibition)4個(gè)英文單詞的第一個(gè)字母組合。會(huì)展的兩個(gè)組成部分的側(cè)重是不同的：會(huì)議側(cè)重于信息交流，可以是經(jīng)濟(jì)行為，也可以是政治、科技或文化行為;而展覽側(cè)重于產(chǎn)品展覽和技術(shù)交流，主要是經(jīng)濟(jì)行為。

　　會(huì)展從性質(zhì)上分有貿(mào)易性和消費(fèi)性兩種。

　　(1)貿(mào)易性展覽

　　它是制造業(yè)、商業(yè)等行業(yè)舉辦的展覽，其主要目的是洽談貿(mào)易、推廣技術(shù)和交流信息。貿(mào)易性的展覽主要是對工商業(yè)開放。

　　(2)消費(fèi)性展覽

　　它的主要目的是展出消費(fèi)晶，直接銷售，是對公眾開放的展覽。

　　將兩種性質(zhì)的展覽功能合二為一的展覽稱作綜合性展覽，經(jīng)濟(jì)越發(fā)達(dá)的國家和地區(qū)，對兩種展覽的功能分得越清晰。

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