2014年三級秘書資格考試常見重點(diǎn)"文書基礎(chǔ)"
第一節(jié) 應(yīng)用文書的概念與制發(fā)程序
一、應(yīng)用文書的含義與分類
應(yīng)用文書:是各級機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體以及個(gè)人處理事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體總稱。
應(yīng)用文書的分類:行政公文、事務(wù)文書、商務(wù)文書
行政公文:指行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書,是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動的重要工具。
通用公文:超出了行政機(jī)關(guān)范疇所使用的行政公文。
2000年8月24日國務(wù)院發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》中所規(guī)定的13種通用公文:命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。
事務(wù)文書:指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理日常事務(wù)所使用的文書。
事務(wù)文書主要有:傳真稿,備忘錄,請柬、邀請信、賀信(賀電)、感謝信、啟事、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃、總結(jié)。述職報(bào)告、講話稿等。
商務(wù)文書:指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書。
商務(wù)文書主要有:意向書、訂貨單、商品說明書、市場調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書、投標(biāo)書、合同、可行性研究報(bào)告等。
二、通用分文的制發(fā)程序
制發(fā)程序:草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)
草擬公文的要求
三、事務(wù)文書、商務(wù)文書的制發(fā)程序
所有事務(wù)文書、商務(wù)文書都具有草擬、審核、定稿、公布及操作的制發(fā)程序。
第二節(jié) 應(yīng)用文書的格式
一、通用公文的格式
概念:通用公文的外觀樣式,即通用公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。
目前學(xué)習(xí)、運(yùn)用公文格式的唯一標(biāo)準(zhǔn):1999年12月27日國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局發(fā)布的《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》(國家標(biāo)準(zhǔn)GB/T9704―1999)
(一)通用公文用紙和印裝規(guī)格
(二)通用公文中各要素標(biāo)識規(guī)則
1、眉首:紅色反線以上的各要素。包括:公文份數(shù)序號;秘密等級和保密期限;緊急程度;發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識;發(fā)文字號;簽發(fā)人;紅色反線。
2、主體:紅色反線(不含)以下至主題詞(不含)之間的各要素。包括:公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、印章和附注等。
3、版記:主題詞以下的各要素。包括主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期、版記中的反線等。
(三)通用公文的特定格式 考試大編輯整理
三種格式:信函式,命令式和會議紀(jì)要式
二、事務(wù)文書、商務(wù)文書的格式
特點(diǎn):靈活性,多樣性。
表現(xiàn)形式:表格式、文章式、書信式、條款式等。
第三節(jié) 應(yīng)用文書的要素
應(yīng)用文書的四要素:材料(血肉)、主題(靈魂)、結(jié)構(gòu)(骨骼)和語言(細(xì)胞)。
一、材料:
材料運(yùn)用的4個(gè)環(huán)節(jié):占有、鑒別、選擇和使用。
(一) 選擇材料的4項(xiàng)原則
1、圍繞主題選擇材料
2、選擇典型材料
3、選擇真實(shí)準(zhǔn)確的材料
4、選擇生動新穎的材料
(二) 材料的使用注意事項(xiàng)
1、恰當(dāng)安排材料的先后順序
2、確定材料的詳略程度
二、主題
(一)確定主題的依據(jù)
1、以寫作日的為立意依據(jù)
2、以材料本身的立意為立意依據(jù)
(二)對主題的要求
正確、深刻、新穎、集中(一文一事)
三、結(jié)構(gòu)
(一)結(jié)構(gòu)的內(nèi)容
1、標(biāo)題。標(biāo)題的基本模式:公文式(發(fā)文機(jī)關(guān)+事由+文種);一般文章式
2、開頭。常用的開頭方式:概述式;目的式;開門見山式;引述來文式
3、層次。常用的層次方式:總分式;并列式;遞進(jìn)式;因果式;時(shí)序式;三段式
4、段落。常用的段落方式:提行式;條款式;篇段合一式
5、過渡。常用的過渡方式:過渡詞;過渡句;過渡段。
6、照應(yīng)。常用的照應(yīng)方式:首尾照應(yīng)、文題照應(yīng);行文前后照應(yīng)
7、結(jié)尾。常用的結(jié)尾方式:強(qiáng)調(diào)式;期求式;希望式;說明式;禿尾
(二)對結(jié)構(gòu)的要求
嚴(yán)謹(jǐn)、自然、完整、統(tǒng)一
四、語言
運(yùn)用語言的標(biāo)準(zhǔn):準(zhǔn)確、簡潔、平實(shí)
應(yīng)用文書常見專用語言:開頭用語、承啟用語、引述用語、批轉(zhuǎn)用語、經(jīng)辦用語、表態(tài)用語、結(jié)尾用語
第四節(jié) 應(yīng)用文書的表達(dá)方式
應(yīng)用文書的主要表達(dá)方式:敘述、說明、議論
一、敘述
完整的敘述六要素:時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果
敘述的人稱:第一人稱;第三人稱
敘述的方式:順敘;倒敘
二、議論 考試大提供
議論的三要素:論點(diǎn)、論據(jù)、論證
議論的類型:立論;反駁
論證的方法:例證法;分析法;引證法;對比法;因果法
三、說明
常用的說明方法:定義和表述;分類和比較;數(shù)字和圖表
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