2014年秘書資格五級輔導(dǎo):會議與商務(wù)活動

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　　會議與商務(wù)活動重點：掌握發(fā)送會議通知的方法及注意事項，能夠擬寫帶回執(zhí)的會議通知;掌握各種會議證件 的制發(fā)和會議文件資料的發(fā)放;了解與會人員的接站、報到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序; 做好會議的善后工作，包括安排與會人員返程、會議文件資料的清退及會議室的整理。 掌握會見與會談、開放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動的基本程序;商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主 要內(nèi)容。熟悉會議構(gòu)成的要素;會議的種類與作用;內(nèi)部會議室的預(yù)訂方法。

　　1.發(fā)送會議通知

　　(1)發(fā)送形式：正式通知，非正式通知。

　　(2)發(fā)送內(nèi)容

　　1)預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會者事先了解的情況。

　　2)需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知中可加入明信片。

　　3)會議中使用的有關(guān)票據(jù)。

　　4)附說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，標(biāo)明交通工具及線路。

　　(3)發(fā)送會議通知的注意事項

　　1)明確會議通知發(fā)送對象。

　　2)落實發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。

　　3)對書面會議通知的地址、郵編要填寫正確。

　　2.會議通知

　　(1)會議通知的主要內(nèi)容：被通知部門、人員、職務(wù)、通知事由、會議時間、會議地 點、出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名 和職務(wù)、通知日期。

　　(2)按正確格式擬寫會議通知及會議回執(zhí)。

　　3.會議的各種準(zhǔn)備工作

　　(1)制作姓名卡片、會議證件的方法

　　1)內(nèi)容設(shè)計上有會議名稱、與會者姓名、稱呼、身份、組織名稱。

　　2)重要的大型會議要貼本人照片，并加蓋印章。

　　(2)會議文件資料發(fā)放的基本方法

　　1)按照與會者名單，準(zhǔn)備好每人一個文件袋。

　　2)分發(fā)重要文件要編號、登記，保密文件要注明密級。

　　3)征求意見稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

　　4)適時適量。

　　5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)。

　　(3)會議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備

　　1)準(zhǔn)備會議所需物品要盡量考慮全面，有備無患。

　　2)會議用品和設(shè)備的類型分為必備用品和特殊用品。

　　(4)預(yù)訂內(nèi)部會議室的方法

　　1)要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會期后，應(yīng)盡早預(yù)訂。

　　2)在使用的前一天，一定要再次落實。

　　3)會議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。

　　4)留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不宜太緊。

　　5)事先查看會議議程，了解會議是否需要音像輔助設(shè)備，并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(5)接站報到工作的主要步驟

　　1)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會者到達(dá)的時間和聯(lián)系方式。

　　2)備有足夠的車輛和接待人員。

　　3)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅，表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引 導(dǎo)牌或標(biāo)識牌，表明報到的具體位置。

　　4)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報到人員。

　　(6)會議簽到和引導(dǎo)工作

　　1)小型會議可由秘書逐一進(jìn)行簽到。

　　2)大型會議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。

　　3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具，必要時準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。

　　4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會者入場。

　　4.會議的善后工作

　　(1)安排與會人員返程工作

　　1)提前做好與會者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)訂工作。

　　2)幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備。

　　(2)會議文件資料清退的方法

　　1)小型內(nèi)部會議可在會議結(jié)束時請與會者將文件放在桌上，由文秘人員統(tǒng)一收集或由 文秘人員在會議室門口收集。

　　2)大中型會議可提前發(fā)出清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交秘書處或下發(fā)收 集目錄，限時交退。

　　(3)整理會議室：將會議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

　　5.會見與會談的準(zhǔn)備工作

　　(1)收集對方的相關(guān)資料。

　　(2)通知主方參加會見與會談的人員。

　　(3)了解會見與會談的時間和地點。

　　(4)通知對方。

　　(5) 場所的布置及座位安排：會見的座次安排應(yīng)遵循“主左客右”的原則，座位通常排 成扇形或半圓形;會談的座次安排一般將談判桌排成長方形，雙方各坐一邊，主方位于背門 一側(cè)或進(jìn)門后的左側(cè)，雙方主談人位于各方中央，其他人按右高左低排;多邊會談的座位可 擺成圓形或方形。

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