人力資源管理基礎(chǔ)知識(shí)講義：計(jì)算機(jī)辦公軟件

　　★ Office2000包括：文字處理(Word )、電子表格處理(Excel)、演示文稿制作(PowerPoint)、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用(Access)、住處的組織和管理(Outlook)、網(wǎng)面的制作FrontPage)和圖形圖像處理(PhotoDraw)。$lesson$

　　★ Office2000中文版針新增功能有：中文斷詞、添加漢語拼音、中文校對(duì)、簡(jiǎn)繁體轉(zhuǎn)換等。

　　★ 2000窗口包括：標(biāo)題欄、常用工具欄、格式工具欄、狀態(tài)欄、標(biāo)尺欄、文檔編輯區(qū)、滾動(dòng)條和視圖按鈕等部分組成。

　　★ 創(chuàng)建新文檔的方法：依次選擇“六件/新建”，“新建”對(duì)話框中選中“空白文檔”后單擊“確定”按鈕。

　　★ 打開已存盤的文檔：可以通過“文件”菜單中的“打開”命令(或“常用工具欄”上的“打開”按鈕)來打開。

　　★ 文字插入：在WORD中，只需的將插入點(diǎn)移動(dòng)的文檔中的指定位置，新鍵入的文字便可插入點(diǎn)之后。移動(dòng)插入點(diǎn)既可采用將鼠標(biāo)指針移到指定位置單擊的方法，也可使用鍵盤上的下下左右箭頭鍵來移動(dòng)插入點(diǎn)。

　　★ 文本的選定：在WORD2000中幾乎所有的操作都應(yīng)事先選定相應(yīng)的工作對(duì)象，被的內(nèi)容以反色的方式顯示(變?yōu)椤昂诳臁?。

　　★ 文本的刪除：要?jiǎng)h除光標(biāo)后的一個(gè)字符，可直接按一下“Delete”鍵;要?jiǎng)h除光標(biāo)前一個(gè)字符可按一下“Backspace”鍵;要?jiǎng)h除選定的全部?jī)?nèi)容，可在選定后，再按“Delete”或“Backspace”鍵。

　　★ 文本的復(fù)制和移動(dòng)：對(duì)象的復(fù)制和移動(dòng)是文檔編輯中經(jīng)常性的工作，在WORD在實(shí)現(xiàn)復(fù)制和移動(dòng)都有十分方便快捷。復(fù)制和移動(dòng)的方法基本相同，主要有“直接拖放”和“使用剪貼板”兩種方法。

　　★ 移動(dòng)：先選定要移動(dòng)的內(nèi)容，把鼠標(biāo)指向選定的內(nèi)容，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到指定的位置再放開鼠標(biāo)即可，這種方法稱為直接拖放法。另一種方法是，先選定要移動(dòng)的內(nèi)容，單擊常用工具欄上的“剪切”按鈕，然后把插入點(diǎn)移動(dòng)到目標(biāo)位置，再單擊“粘貼”按鈕來完成移動(dòng)操作。

　　★ 復(fù)制：先選定要復(fù)制的內(nèi)容，把鼠標(biāo)指向選定的內(nèi)容，按住Ctrl鍵，按下鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)到指定的位置放開鼠標(biāo)即可;也可以先選定要復(fù)制的內(nèi)容，單擊常用工具欄上的“復(fù)制”按扭，然后把插入點(diǎn)移動(dòng)到目標(biāo)位置，單擊“粘貼”按鈕來完成復(fù)制操作。

　　★ 恢復(fù)或重復(fù)操作：使用“恢復(fù)”命令可以恢復(fù)上一次的操作，如字符輸入、刪除、格式設(shè)置等。如果在“恢復(fù)”了一個(gè)操作后，又決定不取消上次的操作，可以使用“重復(fù)”命令。要恢復(fù)對(duì)文字或?qū)ο笏龅男薷模梢赃x擇“編輯”菜單中的“恢復(fù)”命令，或者直接單擊工具欄上的“恢復(fù)”按鈕。要重復(fù)對(duì)文字或?qū)ο笏龅男薷?，可以選擇“編輯”菜單中的“重復(fù)”命令，也可直接單擊工具欄上的“重復(fù)”按鈕。

　　★ 查找與替換操作：查找字符：在文檔中可以從當(dāng)前插入點(diǎn)開始查找指定的文字和字符。查找時(shí)先選擇“編輯”菜單中的“查找”命令，彈出“查找”對(duì)話框，在其中的“查找字串”框中鍵入要查找的文本，選擇一種查找方式，單擊“查找下一個(gè)”按鈕，查找到的文本將以反白方式顯示。要繼續(xù)查找下一個(gè)，可再單擊“查找下一個(gè)”按鈕。查找操作是從插入點(diǎn)的位置開始，如果查找到文件頭或文件尾，則彈出一個(gè)提示框顯示查找結(jié)束。如果查找不到所需要找的文本對(duì)象，也會(huì)彈出類似的提示框。查找且替換字符：在文檔中可以從當(dāng)前插入點(diǎn)開始，用一串新字符替換原有的字符。查找且替換時(shí)先選擇“編輯”菜單中的“替換”命令，系統(tǒng)將彈出“替換”對(duì)話框，在“查找字串”框中鍵入要替換的字符串，在“替換字串”框中鍵入替換成的字符串。選擇“查找方式”與前面的“查找字符”的查找方式相同。替換操作完畢后，單擊“關(guān)閉”按鈕結(jié)束替換操作。

　　★ 利用標(biāo)尺進(jìn)行段落格式化：在WORD的窗口中，有一個(gè)標(biāo)尺欄。在這個(gè)“標(biāo)尺”上面有四個(gè)縮進(jìn)標(biāo)記。即首行縮進(jìn)(拖動(dòng)該標(biāo)記，控制段落中第一行第一個(gè)字的起始位置)、懸掛縮進(jìn)(拖動(dòng)該標(biāo)記，控制段落中首行以外的其他行的起始位置)、左縮進(jìn)(拖動(dòng)該標(biāo)記，控制段落左邊界縮進(jìn)的位置)、右縮進(jìn)(拖動(dòng)該標(biāo)記，控制段落右邊界縮進(jìn)的位置)，只需利用鼠標(biāo)直接拖放標(biāo)尺的按鈕即可完成的操作。

　　★ 制表符有4種對(duì)齊方式：左對(duì)齊、居中、右對(duì)齊、小數(shù)點(diǎn)對(duì)齊。

　　★ 頁面設(shè)置對(duì)話框包括：“頁邊距”“紙型”“紙張來源”“版式”和“文檔網(wǎng)格”五張選項(xiàng)卡組成。

　　★ 分頁：當(dāng)文字或圖形充滿一頁時(shí)，WORD會(huì)自動(dòng)分頁。手工強(qiáng)制分頁的方法很簡(jiǎn)單，只需將插入點(diǎn)移到要分頁的位置，單擊“插入”菜單，選擇其中的“分隔符”命令。從“分隔符”對(duì)話框中選擇“分隔符類型”中的“分頁符”單選框，單擊“確定”按扭，便可在當(dāng)前插入點(diǎn)強(qiáng)制分頁，并將插入點(diǎn)移到新的一頁。

　　★ 插入表格：打開“表格”菜單，選擇“插入”選項(xiàng)中的“表格”命令，打開“插入表格”對(duì)話框，設(shè)置要插入表格的列、行，單擊“確定”按鈕，所需表格就插入到文檔中了。插入表格不可使用“表格和邊框”工具欄中的“插入表格”按鈕，單擊這個(gè)“插入表格”按鈕拖動(dòng)光標(biāo)就可以插入表格。

　　★ 繪制表格：?jiǎn)螕簟俺Ｓ谩惫ぞ邫谏系摹氨砀窈瓦吙颉卑粹o，鼠標(biāo)的形狀好像是一支筆，在這個(gè)單元格的左上角按下左鍵，拖動(dòng)鼠標(biāo)到單元格的右下角，松開左鍵，就在單元格中加上了條斜線。還可用這支筆在表格中添加橫線和豎線來拆分單元格。

　　★ 插入行、列、單元格：把光標(biāo)定位在一個(gè)單元格里，在“表格”菜單里“插入”選項(xiàng)中選“行”“列”或者“單元格”選項(xiàng)，就會(huì)相應(yīng)的插入行、列、單元格;或者選取一個(gè)單元格，單擊表格工具欄上“插入表格”按鈕右邊的箭頭，在下拉菜單中選取“插入單元格”，也可以選手選擇插入一行或一列單元格。

　　★ 調(diào)整整個(gè)表格大小：把鼠標(biāo)放在表格右下角的一個(gè)小正方形上，鼠標(biāo)就變成了一個(gè)拖動(dòng)的標(biāo)記，按下左鍵拖動(dòng)鼠標(biāo)，就可以改變整個(gè)表格的大小了，拖動(dòng)的同時(shí)，表格中的單元格的大小也隨之調(diào)整。

　　★ 調(diào)整行列寬度：將光標(biāo)移動(dòng)到表格邊框線上，待光標(biāo)開頭變成雙箭頭后，按下左鍵拖動(dòng)到所需尺寸;或?qū)⒐鈽?biāo)移到表格邊框線所對(duì)應(yīng)的標(biāo)尺位置上，待光標(biāo)開頭變成雙箭頭后，按下左鍵拖動(dòng)到所需尺寸。按住Alt鍵，還可以平滑地拖動(dòng)鼠標(biāo)。

　　★ 調(diào)整單元格寬度：選中需要改變大小的單元格，用鼠標(biāo)拖動(dòng)它的右邊框線，改變的只是該單元格的寬度。

　　★ 表格的復(fù)制和刪除：表格可以全部或者部分的復(fù)制，與文字的復(fù)制一樣，先選中要復(fù)制的單元格，單擊“復(fù)制”按鈕，把光標(biāo)定位到要復(fù)制表格的地方，單擊“粘貼”按鈕，剛才復(fù)制的單元格形成了一個(gè)獨(dú)立的表格。刪除表格只需選中要?jiǎng)h除的表格或者單元格，按一下鍵，彈出一個(gè)“刪除單元格”對(duì)話框，其中的幾個(gè)選項(xiàng)同插入單元格時(shí)是對(duì)應(yīng)的，單擊“確定”按鈕。

　　★ 排序和數(shù)字計(jì)算：選中需要排序的一列，單擊“表格和邊框”工具欄上的“降序”或“升序”按鈕即可。數(shù)字的求和：把光標(biāo)定位到需要求和的“列”的下面的單元格中，單擊“自動(dòng)求和”按鈕。若要求某“行”的和，先把光標(biāo)定位到需要求和的“行”的右面的單元格中，單擊“自動(dòng)求和”按鈕，然后選中這個(gè)數(shù)字，把它復(fù)制到下面的單元格，再選中這一列，按一下F9鍵，其余行的和就自動(dòng)計(jì)算出來了。

　　★ Excel2000窗口包括：標(biāo)題欄、常用工具欄、格式工具欄、狀態(tài)欄、標(biāo)尺欄、工作表編輯區(qū)、滾動(dòng)條和視圖按鈕等部分組成。

　　★ 關(guān)閉工作簿常用的方法有三種：使用“文件”菜單關(guān)閉工作簿，使用“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉工作簿，使用標(biāo)題欄最左側(cè)的控制窗口按鈕關(guān)閉工作簿。

　　★ 保存工作簿的方法主要有以下幾種：使用“文件”菜單關(guān)閉工作簿，使用“關(guān)閉”按鈕關(guān)閉工作簿，使用標(biāo)題欄最左側(cè)的控制窗口按鈕關(guān)閉工作簿。

　　★ 建立工作表：要建立一張工作表，首先應(yīng)單擊“工作表標(biāo)簽”來選定工作表，然后單擊“插入”菜單，選擇“工作表”命令。便會(huì)看到建立了一張新的工作表，同時(shí)新建的工作表變成當(dāng)前活動(dòng)工作表。在新建工作表時(shí)，可通進(jìn)改變每個(gè)工作簿中的工作表數(shù)量來控制工作簿中工作表的數(shù)量。

　　★ 重命名工作表：選定工作表，在工作表的標(biāo)簽上右擊鼠標(biāo)，在彈出的菜單中單擊“重命名”。此時(shí)，工作表的標(biāo)簽開始反色顯示，輸入自己要改的表名即可實(shí)現(xiàn)改工作表名的操作。

　　★ 刪除工作表：選定工作表標(biāo)簽，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除工作表”的命令。在彈出的對(duì)話框中單擊確定按鈕即可刪除工作表。同時(shí)，后面的工作表馬上變?yōu)榛顒?dòng)工作表。

　　★ 移動(dòng)和復(fù)制工作表：在工作表標(biāo)簽上單擊選定，然后沿著標(biāo)簽行拖動(dòng)選中的工作表到達(dá)新的位置，松開鼠標(biāo)鍵就可以將工作表移動(dòng)到新位置。要把工作表移動(dòng)到另外一本工作簿中，可單擊標(biāo)簽選定工作表，單擊“編輯”菜單，選擇“移動(dòng)或復(fù)制工作表”命令。在彈出的移動(dòng)或復(fù)制工作表對(duì)話框中先中目標(biāo)工作薄，并選擇移動(dòng)或復(fù)制的位置，單擊“確定”按鈕即可。復(fù)制工作表時(shí)，在一本工作簿內(nèi)復(fù)制工作表的方法比較簡(jiǎn)單，只需在工作表標(biāo)簽上單擊選中的工作表標(biāo)簽，然后按下CTRL鍵，并把標(biāo)簽拖動(dòng)到選定的工作表的位置，公開鼠標(biāo)鍵即可將復(fù)制的工作表到新的位置。要把工作表的內(nèi)容復(fù)制到另外一本工作簿中，可單擊選定的工作表標(biāo)簽，再單擊“編輯”菜單，選擇“移動(dòng)或復(fù)制命令”，從彈出的對(duì)話框中選定“建立副本”復(fù)選框，在工作簿列表中選擇“新工作簿”最后單擊“確定”按鈕即可完成復(fù)制工作。

　　★ EXCEL2000數(shù)據(jù)形式：數(shù)字、漢字或英文字母、時(shí)間、日期、公式和貨幣。

　　★ EXCEL2000把數(shù)據(jù)分為三種類型：標(biāo)簽、數(shù)值和公式。標(biāo)簽是指表格中的文字，包括中文、英語等的單詞和句子。數(shù)值是指由阿拉伯?dāng)?shù)字和小數(shù)點(diǎn)組成的真正的數(shù)字。公式以指以“=”號(hào)開頭，由單元格名、運(yùn)算符號(hào)和數(shù)組成的字符串。

　　★ 工作表的選定：?jiǎn)卧袷请娮颖砀裰凶罨镜膯挝?，也是?shù)據(jù)錄入的起點(diǎn)。如果要錄入數(shù)據(jù)，首先要選定單元格，選定單元格的基本方法有：鼠標(biāo)選取單元格、用“編輯”菜單選定單元格、選定整行、選定整列、選定整張工作表、選定相鄰區(qū)域、選定不連續(xù)的區(qū)域。

　　★ 數(shù)據(jù)的追加：在對(duì)工作表的編輯過程中，難免會(huì)有遺漏或需要補(bǔ)充的情況，如果直接在原有的位置上添加數(shù)據(jù)，很可能會(huì)因此占據(jù)其他數(shù)據(jù)的位置而不得不重新修改整個(gè)工作表。可采用插入單元格和插入行或列的方式。

　　★ 在EXCEL2000中移動(dòng)的方法有兩種，一是用鼠標(biāo)拖動(dòng)，一是利用剪貼板進(jìn)行剪貼和復(fù)制。

　　★ 刪除單元格的數(shù)據(jù)：選定要?jiǎng)h除的單元格或區(qū)域，使之反色顯示，單擊“編輯”菜單，選擇“清除”子菜單中的內(nèi)容命令即可。用鍵盤刪除單元格的數(shù)據(jù)時(shí)，只需選定要?jiǎng)h除的單元格或區(qū)域，按鍵盤上的“Delete”鍵。

　　★ 恢復(fù)數(shù)據(jù)：當(dāng)出現(xiàn)誤刪除數(shù)據(jù)時(shí)，可以單擊“編輯”菜單，選擇“恢復(fù)”命令可實(shí)現(xiàn)恢復(fù)?；騿螕舫Ｓ霉ぞ邫谏系幕謴?fù)按鈕即可。

　　★ 刪除行或列：選定要?jiǎng)h除的單元格，單擊“編輯”菜單，選擇“刪除”命令，在彈出的“刪除”對(duì)話框中有四個(gè)選項(xiàng)：“右側(cè)單元格左移”“下方單元格上移”整行“整列”，選定一種方式后單擊“確定”即可。

　　★ 行高和列寬的調(diào)整：包括自動(dòng)調(diào)整和手動(dòng)調(diào)整。自動(dòng)調(diào)整選定需要調(diào)節(jié)的單元格，單擊“格式”菜單，選擇行這項(xiàng)中的“最適合的行高”命令?；蛘邌螕簟案袷健辈藛?，選擇“列”選項(xiàng)，單擊“最適合的列寬”命令。手動(dòng)調(diào)整將鼠標(biāo)移到該行的行號(hào)或列的列號(hào)上的交界地方，讓其變?yōu)椤笆弊中?，即可拖?dòng)鼠標(biāo)來改變行或列的大小。

　　★ 求和的方法是：按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，把行或列數(shù)據(jù)選為范圍。此時(shí)，除第一個(gè)單元外，范圍內(nèi)的其他單元格都變?yōu)樯钌?，然后單擊常用工具欄上的按鈕，會(huì)看到結(jié)果單元格中出現(xiàn)“SUM”并且閃爍光標(biāo)在括號(hào)中，表示等待輸入求和范圍。這時(shí)可以從鍵盤輸入范圍的標(biāo)記，也可以直接用鼠標(biāo)操作，按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，看到拖動(dòng)過程中有一閃爍的虛線方框即是選中的范圍，同時(shí)結(jié)果單元格中的范圍標(biāo)記也隨之改變，選定范圍后，松開鼠標(biāo)按回車或單擊編輯欄的輸入按鈕回，結(jié)果即可顯示出來。如果要求多行名列的數(shù)據(jù)之和，可以先選定一個(gè)空的單元格，然后單擊回車，再用鼠標(biāo)拖出一個(gè)數(shù)據(jù)框，按回車即可在目標(biāo)位置顯示計(jì)算結(jié)果。

　　★ 設(shè)置數(shù)字的格式：在EXCEL2000中的數(shù)字格式主要有常規(guī)格式、貨幣格式、日用格式、百分?jǐn)?shù)格式、文本格式及會(huì)計(jì)專用格式等單元格格式。選定要進(jìn)行單元格格式設(shè)置的區(qū)域后，單擊“格式”菜單，選擇“單元格”命令。在彈出的單元格格式對(duì)話框中，單擊要設(shè)置的數(shù)字格式選項(xiàng);如果需要，可以在小數(shù)位數(shù)框中選擇小數(shù)點(diǎn)位數(shù)，也可以在貨幣符號(hào)框中選擇一種貨幣符號(hào);在負(fù)數(shù)框中選擇一種貨幣的負(fù)數(shù)的顯示方式。

　　★ 數(shù)據(jù)排序的方法：選定要排序的數(shù)據(jù)庫中的單元格，單擊菜單欄上的“數(shù)據(jù)”菜單，選擇“排序”命令。在彈出的“排序”對(duì)話框中單擊“選項(xiàng)”按鈕，彈出“排序選項(xiàng)”對(duì)話框，在“方向”選項(xiàng)框單擊按列排序選項(xiàng)后，單擊“確定”按鈕。返回排序?qū)υ捒蚝螅凇爸饕P(guān)鍵”“字次要關(guān)鍵字”“第三關(guān)鍵字”框中選擇相應(yīng)的選項(xiàng)，排序方式選項(xiàng)全部設(shè)為“遞增”，“當(dāng)前數(shù)據(jù)清單”選項(xiàng)框中單擊“有標(biāo)題行”。單擊“確定”按鈕，就可以看到排序的結(jié)果。

　　★ 分類匯總的具體步驟為：把數(shù)據(jù)按要求進(jìn)行分類匯總的列進(jìn)行排序，選定任一單元格，單擊常用工具欄上的“降序”按鈕。選擇“數(shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令。分別選下分類字段、匯總方式和匯總項(xiàng)。單擊“確定”按鈕，即可獲分類匯總結(jié)果。如果分類結(jié)果錯(cuò)誤或不再需要這個(gè)結(jié)果，可以將它刪除。其具體的步驟為：?jiǎn)螕簟皵?shù)據(jù)”菜單中的“分類匯總”命令，在彈出的對(duì)話框中單擊“全部刪除”按鈕。

　　★ 創(chuàng)建圖表的方法為：選擇“插入”菜單中的“圖表”命令。在彈出的圖表向?qū)?duì)話框中，選擇圖表的類型。彈出“圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框，單擊“數(shù)據(jù)區(qū)域”框右側(cè)的按鈕。選擇創(chuàng)建圖表的單元格區(qū)域，然后單擊“展開對(duì)話框”按鈕，返回“圖表源數(shù)據(jù)”對(duì)話框，單擊“下一步”按鈕。單擊“圖表選項(xiàng)”框，單擊“標(biāo)題”選項(xiàng)卡。分別在“圖表標(biāo)題”“分類(X)軸”和“數(shù)值(Z)軸”框中輸入標(biāo)題名稱。彈出“網(wǎng)格線”選項(xiàng)卡，將“分類(X)軸”和“數(shù)值(Z)軸”中的“主要網(wǎng)線”選項(xiàng)中，這樣有利于方便地查看和閱讀圖表。單擊“圖例”選項(xiàng)卡，可以改變圖例的位置，在“位置”選項(xiàng)框中單擊右部選項(xiàng)，然后單擊“下一步”按鈕。彈出“圖表位置”對(duì)話框，單擊“作為新工作表插入”選項(xiàng)，在后面的文本框中輸入文本內(nèi)容后，單擊“完成”按鈕。

　　★ 數(shù)據(jù)的添加：選擇“圖表”菜單中的“添加數(shù)據(jù)”命令。單擊創(chuàng)建了圖表的工作表標(biāo)簽，然后單擊“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框中“選定區(qū)域”右側(cè)的按鈕。選定要添加到圖表中的單元格區(qū)域，然后單擊“展開對(duì)話框”按鈕。返回到“添加數(shù)據(jù)”對(duì)話框，“選定區(qū)域”框中顯示出選定的區(qū)域，然后單擊“確定”按鈕。選定數(shù)據(jù)此時(shí)就被添加到圖表中了

　　★ 刪除數(shù)據(jù)：?jiǎn)螕粢宄臄?shù)據(jù)系列柱形條，然后選擇“編輯”菜單，選擇“清除”子菜單中的“系列”命令。單擊此命令后，清除的系列將不再在圖中顯示。

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