2017年會(huì)計(jì)從業(yè)資格《會(huì)計(jì)電算化》第四章Excel文件的管理

　　Excel文件的管理

　　Excel文件的管理主要包括新建、保存、關(guān)閉、打開、保密、備份、修改與刪除等工作。(環(huán)球網(wǎng)校提供Excel文件的管理)

　　一、Excel文件的新建與保存

　　1.Excel文件的新建

　　單擊開始菜單中列示的Excel快捷命令、桌面或任務(wù)欄中Excel的快捷方式圖標(biāo)或者通過運(yùn)行對(duì)話框等方式啟動(dòng)Excel軟件的，系統(tǒng)將自動(dòng)建立一個(gè)新的空白工作簿，或者提供一系列模板以供選擇，選定其中的空白工作簿模板后，新的空白工作簿窗口將在屏幕上呈現(xiàn)出來，并在標(biāo)題欄中顯示默認(rèn)的文件名。以打開現(xiàn)成Excel文件方式啟動(dòng)Excel軟件的，可通過以下方法之一建立一個(gè)新的空白工作簿：

　　(1)按擊快捷鍵Ctr1+N鍵;

　　(2)打開文件菜單，點(diǎn)擊新建菜單命令，選定其中的空白工作簿模板;

　　(3)點(diǎn)擊工具欄中的新建按鈕(Excel 2003為常用工具欄，Excel 2013為快速訪問工具欄)。

　　2.Excel文件的保存

　　Excel文件在編輯修改完畢或退出Excel軟件之前，均應(yīng)進(jìn)行保存。常用方法包括：(1)快捷鍵：另存為F12，彈出另存為對(duì)話框。保存Ctr1+S。對(duì)于之前已經(jīng)保存過的文件，快捷鍵Ctr1+S鍵后，將直接保存最近一次的修改，不再彈出另存為對(duì)話框。

　　(2)常用工具欄(適用于Excel 2003)中的保存或另存為;快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)。

　　(3)文件菜單或選項(xiàng)卡打開保存或另存為。為了避免Excel軟件意外中止而丟失大量尚未保存的信息，系統(tǒng)通常會(huì)默認(rèn)保存自動(dòng)恢復(fù)信息的時(shí)間間隔，這一時(shí)間間隔還可以自定義。

　　Excel 2003：工具—選項(xiàng)—保存—保存自動(dòng)恢復(fù)信息;

　　Excel 2013：文件—選項(xiàng)—保存—保存自動(dòng)恢復(fù)信息時(shí)間間隔。

　　二、Excel文件的關(guān)閉與打開

　　1.Excel文件的關(guān)閉

　　可以采用Excel軟件的退出方法來關(guān)閉處于打開狀態(tài)的文件。

　　此外，還可采用以下方法來關(guān)閉Excel 文件：

　　(1)快捷鍵Ctrl+F4關(guān)閉當(dāng)前文件。

　　(2)文件菜單或選項(xiàng)卡—關(guān)閉。

　　(3)常用工具欄—關(guān)閉(Excel 2003);

　　快速訪問工具欄中—關(guān)閉(Excel 2013)。

　　注意：(1)上述三種方法關(guān)閉的均是當(dāng)前文件，其他處于打開狀態(tài)的Excel文件仍處于打開狀態(tài)，Excel軟件仍在運(yùn)行，并可通過按擊Ctr1+N鍵等方式創(chuàng)建新工作簿。(2)Ctrl+F4和Alt+F4的區(qū)別。

　　2.Excel文件的打開

　　打開Excel文件的方法主要有：

　　(1)直接點(diǎn)擊Excel文件打開。

　　(2)快捷菜單中打開命令打開。

　　(3)文件菜單/選項(xiàng)卡—打開。

　　(4)常用工具欄(適用于Excel 2003)—打開;快速訪問工具欄(適用于Excel 2013)—打開。

　　(5)快捷鍵Ctr1+O(字母O)。

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　　三、Excel文件的保密與備份

　　1.Excel文件的保密

　　設(shè)置打開權(quán)限密碼：輸入正確的密碼才能打開。設(shè)置了修改權(quán)限密碼：輸入正確的密碼才能修改，否則只能以只讀方式打開。加密方法：文件—另存為—工具—常規(guī)選項(xiàng)—輸入打開密碼和修改密碼。Excel 2013中還可以通過文件—信息—保護(hù)工作薄—用密碼進(jìn)行加密來設(shè)置打開權(quán)限密碼。

　　2.Excel文件的備份

　　Excel軟件根據(jù)原文件自動(dòng)創(chuàng)建備份文件的名稱為原文件名后加上“的備份”字樣，圖標(biāo)與原文件不同，保存位置與原文件保存位置相同，與默認(rèn)的自動(dòng)保存文件路徑不同。

　　文件—另存為—工具—常規(guī)選項(xiàng)—勾選生成備份文件

　　四、Excel文件的修改與刪除

　　1.Excel文件的修改

　　Excel文件的修改通常在已打開的Excel文件中進(jìn)行，包括修改單元格內(nèi)容、增刪單元格和行列、調(diào)整單元格和行列的順序、增刪工作表和調(diào)整工作表順序等。

　　(1)選擇和新增工作表

　　鼠標(biāo)左鍵單擊工作表標(biāo)簽即可選擇，如果需要同時(shí)選擇多個(gè)工作表組合，可以使用“Ctrl”或“Shift”進(jìn)行不連續(xù)多選或連續(xù)多選。

　　增加工作的方法：①鼠標(biāo)左鍵單擊追加工作表標(biāo)簽按鈕(Excel 2013)。②快捷鍵：Shift+F11。③右擊工作表標(biāo)簽—插入(如工作簿被保護(hù)則不能插入)。④菜單欄插入—工作表(Excel 2003);

　　開始選項(xiàng)卡—單元格—插入—插入工作表(Excel 2013)。

　　(2)刪除、移動(dòng)、復(fù)制工作表①移動(dòng)：鼠標(biāo)拖動(dòng)工作表標(biāo)簽。②復(fù)制：按住“Ctrl”鍵同時(shí)用鼠標(biāo)拖動(dòng)。③在不同工作簿中復(fù)制或移動(dòng)工作表：右鍵單擊工作表標(biāo)簽—移動(dòng)或復(fù)制—選擇目標(biāo)工作簿。勾選“建立副本”則為復(fù)制，不勾選，則為移動(dòng)。④刪除：右鍵單擊想要?jiǎng)h除的工作表標(biāo)簽—刪除。注意：工作表一旦被刪除是無法恢復(fù)的。

　　(3)隱藏、顯示工作表

　　隱藏：右鍵單擊想要隱藏的工作表標(biāo)簽—隱藏。

　　顯示：右鍵單擊任意一個(gè)工作表標(biāo)簽—取消隱藏—選擇需要顯示的隱藏工作表。

　　(4)重命名工作表

　?、匐p擊工作表標(biāo)簽;

　　②右鍵單擊工作表標(biāo)簽—重命名。

　　(5)設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色

　　右鍵單擊工作表標(biāo)簽—工作表標(biāo)簽顏色。

　　Excel 2003還可通過格式—工作表實(shí)現(xiàn)重命名、隱藏和顯示、設(shè)置工作表標(biāo)簽顏色。

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　　(6)選擇單元格

　　每一個(gè)單元格都有一個(gè)固定的地址，一個(gè)地址只表示一個(gè)單元格。如：

　　“B2”表示位于第B列和第2行交匯處的單元格;

　　“B2:F9”表示從單元格“B2”到單元格“F9”的整個(gè)矩形區(qū)域;

　　“Sheet1!B6”表示工作表名為“Sheet1”中的“B6”單元格。

　　注意：單元格名稱框中只顯示活動(dòng)單元格的地址。

　　活動(dòng)單元格是當(dāng)前正在使用的單元格，在屏幕上用黑色粗框線表示(Excel 2013框線顏色默認(rèn)為綠色)，活動(dòng)單元格的地址會(huì)在地址欄中顯示，此時(shí)輸入的數(shù)據(jù)會(huì)被保存在該單元格中，每次只能有一個(gè)單元格是活動(dòng)的。

　　多個(gè)連續(xù)的單元格區(qū)域中，該區(qū)域左上方第一個(gè)以白色顯示的單元格為當(dāng)前活動(dòng)單元格，多個(gè)不連續(xù)的單元格區(qū)域中，最后一個(gè)被選中的以白色顯示的單元格為當(dāng)前活動(dòng)單元格。

　　選擇單元格的方法主要有以下幾種：

　　①左鍵單擊目標(biāo)單元格。

　　②按住鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)可連續(xù)選擇單元格區(qū)域。

　?、圻x擇某個(gè)單元格，按住“Shift”鍵同時(shí)選擇另一個(gè)單元格，即可選擇這兩個(gè)單元格為對(duì)角線的矩形區(qū)域;按住“Ctrl”鍵同時(shí)選擇另一個(gè)單元格可以同時(shí)選中不連續(xù)的單元格或區(qū)域。

　　④單擊行號(hào)或列標(biāo)，可選擇該行或該列上的所有單元格。

　?、輪螕羧x按鈕或按“Ctrl+A”，可選中該工作表中所有單元格，

　　(7)修改單元格

　　單個(gè)單元格數(shù)據(jù)的輸入和修改都在當(dāng)前單元格或其對(duì)應(yīng)的編輯欄中進(jìn)行。

　　(8)合并、刪除單元格

　　合并：選擇多個(gè)需要合并的單元格(至少兩個(gè)，且連續(xù))，選中的單元格將在合并后的單元格中居中顯示，但只保留合并前左上角單元格中的數(shù)據(jù)。

　　取消合并：與合并操作相同;Excel只允許對(duì)合并后的單元格進(jìn)行取消合并。

　　刪除：選中需要?jiǎng)h除的單元格

　?、匍_始—單元格—刪除，可選擇刪除單元格、刪除工作表行、刪除工作表列、刪除工作表，

　?、谟益I單擊單元格—刪除，在彈出的對(duì)話框中，選擇單元格刪除范圍(右側(cè)單元格左移、下方單元格上移、整行、整列)即可。

　　注意：選中單元格后，按“Delete”鍵表示刪除單元格中輸入的內(nèi)容，單元格仍未刪除。

　　(8)隱藏、顯示單元格

　　如不想將表格中某行或某列的重要數(shù)據(jù)信息外泄，可以將數(shù)據(jù)所在的行或列隱藏起來，待需要時(shí)再將其重新顯示。

　　隱藏：右鍵單擊需要隱藏的行號(hào)或列標(biāo)—隱藏。

　　顯示：右鍵單擊任意行號(hào)或列號(hào)—取消隱藏。

　　Excel中只能隱藏整行或整列單元格，不能隱藏單個(gè)單元格。

　　2.Excel文件的刪除

　　Excel文件的刪除方法包括：

　　(1)快捷鍵：De1ete;

　　(2)右鍵點(diǎn)擊要?jiǎng)h除的Excel文件—刪除。

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