2016年會計從業(yè)考試《電算化》章節(jié)講義數(shù)據清單及其管理分析

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　　第四章第四節(jié) 數(shù)據清單及其管理分析

　　一、數(shù)據清單的構建

　　(一)數(shù)據清單的概念

　　Exce1中，數(shù)據庫是通過數(shù)據清單或列表來實現(xiàn)的。數(shù)據清單是一種包含一行列標題和多行數(shù)據且每行同列數(shù)據的類型和格式完全相同的Exce1工作表。數(shù)據清單中的列對應數(shù)據庫中的字段，列標志對應數(shù)據庫中的字段名稱，每一行對應數(shù)據庫中的一條記錄。

　　(二)構建數(shù)據清單的要求

　　為了使Exce1自動將數(shù)據清單當作數(shù)據庫，構建數(shù)據清單的要求主要有：

　　1.列標志應位于數(shù)據清單的第一行，用以查找和組織數(shù)據、創(chuàng)建報告。

　　2.同一列中各行數(shù)據項的類型和格式應當完全相同。

　　3.避免在數(shù)據清單中間放置空白的行或列，但需將數(shù)據清單和其他數(shù)據隔開時，應在它們之間留出至少一個空白的行或列。

　　4.盡量在一張工作表上建立一個數(shù)據清單。

　　二、記錄單的使用

　　(一)記錄單的概念

　　記錄單又稱數(shù)據記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據清單中相關記錄的對話框。

　　(二)通過記錄單處理數(shù)據清單的記錄

　　1.通過記錄單處理記錄的優(yōu)點

　　通過記錄單處理記錄的優(yōu)點主要有：界面直觀，操作簡單，減少數(shù)據處理時行列位置的來回切換，避免輸入錯誤，特別適用于大型數(shù)據清單中記錄的核對、添加、查找、修改或刪除。

　　2.“記錄單”對話框的打開

　　打開“記錄單”對話框的方法是：輸入數(shù)據清單的列標志后，選中數(shù)據清單的任意一個單元格，點擊“數(shù)據”菜單中的“記錄單”命令。

　　Exce12013的數(shù)據功能區(qū)中盡管沒有“記錄單”命令，但可通過單擊以自定義方式添入“快速訪問工具欄”中的“記錄單”按鈕來打開。“記錄單”對話框打開后，只能通過“記錄單”對話框來輸入、查詢、核對、修改或者刪除數(shù)據清單中的相關數(shù)據，但無法直接在工作表的數(shù)據清單中進行相應的操作。

　　3.在“記錄單”對話框中輸入新記錄

　　在數(shù)據錄入過程中，如果發(fā)現(xiàn)某個文本框中的數(shù)據錄入有誤，可將光標移入該文本框，直接進行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個文本框中的數(shù)據錄入有誤，不便逐一修改，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有輸入，光標將自動移入第一個空白文本框，等待數(shù)據錄入。

　　4.利用“記錄單”對話框查找特定單元格

　　通過查詢，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對話框相應列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據清單中記錄的總條數(shù)。這種方法尤其適合于具有多個查詢條件的查詢中，只要在對話框多個列名后的文本框內同時輸入相應的查詢條件即可。

　　5.利用“記錄單”對話框核對或修改特定記錄

　　查找到待核對或修改的記錄后，在對話框相應列后文本框中逐一核對或修改。在確認修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過單擊“還原”按鈕放棄本次確認前的所有修改。

　　6.利用“記錄單”對話框刪除特定記錄

　　記錄刪除后無法通過單擊“還原”按鈕來撤銷。

　　三、數(shù)據的管理與分析

　　在數(shù)據清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據透視表等數(shù)據管理和分析功能。

　　(一)數(shù)據的排序

　　數(shù)據的排序是指在數(shù)據清單中，針對某些列的數(shù)據，通過“數(shù)據”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。

　　1.快速排序

　　使用快速排序的操作步驟為：

　　(1)在數(shù)據清單中選定需要排序的各行記錄;

　　(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

　　需要注意的是，如果數(shù)據清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會自動排序;如果數(shù)據清單由多列組成，應避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據清單中光標所在列的各行數(shù)據被自動排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據并未隨之相應調整，記錄將會出現(xiàn)錯行的錯誤。

　　2.自定義排序

　　使用自定義排序的操作步驟為：

　　(1)在“數(shù)據”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對話框;

　　(2)在“排序”對話框中選定排序的條件、依據和次序。

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　　(二)數(shù)據的篩選

　　數(shù)據的篩選是指利用“數(shù)據”菜單中的“篩選”命令對數(shù)據清單中的指定數(shù)據進行查找和其他工作。

　　篩選后的數(shù)據清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內容，而且還能夠控制需要排除的內容。

　　1.快速篩選

　　使用快速篩選的操作步驟為：

　　(1)在數(shù)據清單中選定任意單元格或需要篩選的列;

　　(2)執(zhí)行“數(shù)據”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標識單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標;

　　(3)單擊適當列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

　　2.高級篩選

　　使用高級篩選的操作步驟為：

　　(1)編輯條件區(qū)域;

　　(2)打開“高級篩選”對話框;

　　(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

　　3.清除篩選

　　對經過篩選后的數(shù)據清單進行第二次篩選時，之前的篩選將被清除。

　　(三)數(shù)據的分類匯總

　　數(shù)據的分類匯總是指在數(shù)據清單中按照不同類別對數(shù)據進行匯總統(tǒng)計。分類匯總采用分級顯示的方式顯示數(shù)據，可以收縮或展開工作表的行數(shù)據或列數(shù)據，實現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計。

　　1.創(chuàng)建分類匯總

　　需設置采用的“匯總方式”和“選定匯總項”的內容，數(shù)據清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計，將統(tǒng)計結果記錄到選定的“選定匯總項”列下，同時可以通過單擊級別序號實現(xiàn)分級查看匯總結果。

　　2.清除分類匯總

　　打開“分類匯總”對話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

　　(四)數(shù)據透視表的插入

　　數(shù)據透視表是根據特定數(shù)據源生成的，可以動態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動重新計算數(shù)據，而且能夠根據更改后的原始數(shù)據或數(shù)據源來刷新計算結果。

　　1.數(shù)據透視表的創(chuàng)建

　　單擊“數(shù)據”菜單中的“數(shù)據透視表和數(shù)據透視圖…”命令項，接著按“數(shù)據透視表和數(shù)據透視圖向導”提示進行相關操作可創(chuàng)建數(shù)據透視表。

　　數(shù)據透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據項等要素構成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設計出不同結構的數(shù)據透視表。

　　2.數(shù)據透視表的設置

　　(1)重新設計版面布局。在數(shù)據透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據項，將其拖出，將“數(shù)據透視表字段列表”中的字段和數(shù)據項重新拖至數(shù)據透視表框架中的適當位置，報表的版面布局立即自動更新。

　　(2)設置值的匯總依據。值的匯總依據有求和、計數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計數(shù)、標準偏差、總體偏差、方差和總體方差。

　　(3)設置值的顯示方式。值的顯示方式有無計算、百分比、升序排列、降序排列等。

　　(4)進行數(shù)據的篩選。分別對報表的行和列進行數(shù)據的篩選，系統(tǒng)會根據條件自行篩選出符合條件的數(shù)據列表。

　　(5)設定報表樣式。數(shù)據透視表中，既可通過單擊“自動套用格式”(適用于Exce12003，單擊“格式”菜單后進入)或“套用報表格式”(適用于Exce12013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報表樣式，也可通過設置單元格格式的方法自定義報表樣式。

　　(五)圖表的插入

　　框選需要生成圖表的數(shù)據清單、列表或者數(shù)據透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關步驟操作可完成圖表的插入。

　　圖表不僅可以根據需要分別輸入標題和各軸所代表的數(shù)據含義，而且可以適當調整大小及其位置。

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