2016年會(huì)計(jì)從業(yè)考試《電算化》考點(diǎn)：數(shù)據(jù)的管理與分析

更新時(shí)間：2016-02-22 14:30:20 來源：環(huán)球網(wǎng)校

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　　數(shù)據(jù)的管理與分析

　　在數(shù)據(jù)清單下，可以執(zhí)行排序、篩選、分類匯總、插入圖表和數(shù)據(jù)透視表等數(shù)據(jù)管理和分析功能。

　　(一)數(shù)據(jù)的排序

　　數(shù)據(jù)的排序是指在數(shù)據(jù)清單中，針對(duì)某些列的數(shù)據(jù)，通過“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的排序命令來重新組織行的順序。

　　1.快速排序

　　使用快速排序的操作步驟為：

　　(1)在數(shù)據(jù)清單中選定需要排序的各行記錄;

　　(2)執(zhí)行工具欄或功能區(qū)中的排序命令。

　　需要注意的是，如果數(shù)據(jù)清單由單列組成，即使不執(zhí)行第一步，只要選定該數(shù)據(jù)清單的任意單元格，直接執(zhí)行第二步，系統(tǒng)都會(huì)自動(dòng)排序;如果數(shù)據(jù)清單由多列組成，應(yīng)避免不執(zhí)行第一步而直接執(zhí)行第二步的操作，否則數(shù)據(jù)清單中光標(biāo)所在列的各行數(shù)據(jù)被自動(dòng)排序，但每一記錄在其他各列的數(shù)據(jù)并未隨之相應(yīng)調(diào)整，記錄將會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)行的錯(cuò)誤。

　　2.自定義排序

　　使用自定義排序的操作步驟為：

　　(1)在“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中打開“排序”對(duì)話框;

　　(2)在“排序”對(duì)話框中選定排序的條件、依據(jù)和次序。

　　(二)數(shù)據(jù)的篩選

　　數(shù)據(jù)的篩選是指利用“數(shù)據(jù)”菜單中的“篩選”命令對(duì)數(shù)據(jù)清單中的指定數(shù)據(jù)進(jìn)行查找和其他工作。

　　篩選后的數(shù)據(jù)清單僅顯示那些包含了某一特定值或符合一組條件的行，暫時(shí)隱藏其他行。通過篩選工作表中的信息，用戶可以快速查找數(shù)值。用戶不但可以利用篩選功能控制需要顯示的內(nèi)容，而且還能夠控制需要排除的內(nèi)容。

　　1.快速篩選

　　使用快速篩選的操作步驟為：

　　(1)在數(shù)據(jù)清單中選定任意單元格或需要篩選的列;

　　(2)執(zhí)行“數(shù)據(jù)”菜單或功能區(qū)中的“篩選”命令，第一行的列標(biāo)識(shí)單元格右下角出現(xiàn)向下的三角圖標(biāo);

　　(3)單擊適當(dāng)列的第一行，在彈出的下拉列表中取消勾選“全選”，勾選篩選條件，單擊“確定”按鈕可篩選出滿足條件的記錄。

　　2.高級(jí)篩選

　　使用高級(jí)篩選的操作步驟為：

　　(1)編輯條件區(qū)域;

　　(2)打開“高級(jí)篩選”對(duì)話框;

　　(3)選定或輸入“列表區(qū)域”和“條件區(qū)域”，單擊“確定”按鈕。

　　3.清除篩選

　　對(duì)經(jīng)過篩選后的數(shù)據(jù)清單進(jìn)行第二次篩選時(shí)，之前的篩選將被清除。

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　　(三)數(shù)據(jù)的分類匯總

　　數(shù)據(jù)的分類匯總是指在數(shù)據(jù)清單中按照不同類別對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)。分類匯總采用分級(jí)顯示的方式顯示數(shù)據(jù)，可以收縮或展開工作表的行數(shù)據(jù)或列數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)各種匯總統(tǒng)計(jì)。

　　1.創(chuàng)建分類匯總

　　需設(shè)置采用的“匯總方式”和“選定匯總項(xiàng)”的內(nèi)容，數(shù)據(jù)清單將以選定的“匯總方式”按照“分類字段”分類統(tǒng)計(jì)，將統(tǒng)計(jì)結(jié)果記錄到選定的“選定匯總項(xiàng)”列下，同時(shí)可以通過單擊級(jí)別序號(hào)實(shí)現(xiàn)分級(jí)查看匯總結(jié)果。

　　2.清除分類匯總

　　打開“分類匯總”對(duì)話框后，單擊“全部刪除”按鈕即可取消分類匯總。

　　(四)數(shù)據(jù)透視表的插入

　　數(shù)據(jù)透視表是根據(jù)特定數(shù)據(jù)源生成的，可以動(dòng)態(tài)改變其版面布局的交互式匯總表格。數(shù)據(jù)透視表不僅能夠按照改變后的版面布局自動(dòng)重新計(jì)算數(shù)據(jù)，而且能夠根據(jù)更改后的原始數(shù)據(jù)或數(shù)據(jù)源來刷新計(jì)算結(jié)果。

　　1.數(shù)據(jù)透視表的創(chuàng)建

　　單擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖…”命令項(xiàng)，接著按“數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)透視圖向?qū)?rdquo;提示進(jìn)行相關(guān)操作可創(chuàng)建數(shù)據(jù)透視表。

　　數(shù)據(jù)透視表的布局框架由頁字段、行字段、列字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)等要素構(gòu)成，可以通過需要選擇不同的頁字段、行字段、列字段，設(shè)計(jì)出不同結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)透視表。

　　2.數(shù)據(jù)透視表的設(shè)置

　　(1)重新設(shè)計(jì)版面布局。在數(shù)據(jù)透視表布局框架中選定已拖入的字段、數(shù)據(jù)項(xiàng)，將其拖出，將“數(shù)據(jù)透視表字段列表”中的字段和數(shù)據(jù)項(xiàng)重新拖至數(shù)據(jù)透視表框架中的適當(dāng)位置，報(bào)表的版面布局立即自動(dòng)更新。

　　(2)設(shè)置值的匯總依據(jù)。值的匯總依據(jù)有求和、計(jì)數(shù)、平均值、最大值、最小值、乘積、數(shù)值計(jì)數(shù)、標(biāo)準(zhǔn)偏差、總體偏差、方差和總體方差。

　　(3)設(shè)置值的顯示方式。值的顯示方式有無計(jì)算、百分比、升序排列、降序排列等。

　　(4)進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選。分別對(duì)報(bào)表的行和列進(jìn)行數(shù)據(jù)的篩選，系統(tǒng)會(huì)根據(jù)條件自行篩選出符合條件的數(shù)據(jù)列表。

　　(5)設(shè)定報(bào)表樣式。數(shù)據(jù)透視表中，既可通過單擊“自動(dòng)套用格式”(適用于Excel 2003，單擊“格式”菜單后進(jìn)入)或“套用報(bào)表格式”(適用于Excel 2013)按鈕選用系統(tǒng)自帶的各種報(bào)表樣式，也可通過設(shè)置單元格格式的方法自定義報(bào)表樣式。

　　(五)圖表的插入

　　框選需要生成圖表的數(shù)據(jù)清單、列表或者數(shù)據(jù)透視表，選擇“插入”菜單中的“圖表”菜單，按照相關(guān)步驟操作可完成圖表的插入。

　　圖表不僅可以根據(jù)需要分別輸入標(biāo)題和各軸所代表的數(shù)據(jù)含義，而且可以適當(dāng)調(diào)整大小及其位置。

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