2015年秘書資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):接站的注意事項(xiàng)
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接站的注意事項(xiàng)
1.接站的分工和要求
(1)接站的分工
(2)接站工作的要求
要做到準(zhǔn)確無(wú)誤地接送,就要做好充分的準(zhǔn)備:
①要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時(shí)間。
、谝獋溆凶銐蛴玫能囕v。
、垡辛己玫闹笓]調(diào)度,人車要值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時(shí)間表。
、芩熊囕v和人員要按時(shí)間、路線接送。
2.報(bào)到工作的內(nèi)容
報(bào)到的方式一般是要求與會(huì)者本人持會(huì)議通知親自報(bào)到。
為了醒目,一般在報(bào)到處周圍設(shè)立引導(dǎo)牌,注明報(bào)到位置。
(1)秘書人員應(yīng)在與會(huì)者到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)時(shí)熱隋禮貌地接待。
(2)在報(bào)到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌,標(biāo)明報(bào)到的具體位置。
(3)負(fù)責(zé)報(bào)到接待人員要熱情主動(dòng)地迎接與會(huì)者,向報(bào)到者表示歡迎,在證實(shí)報(bào)到人員身份后,將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋(包括文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等)發(fā)給報(bào)到人員。
(4)、必要時(shí),引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間,并簡(jiǎn)單介紹周圍的情況和開(kāi)會(huì)的要求。
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