2015年秘書資格四級重點復習:會議值班

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　　(一)會議值班工作的內容和意義

　　1、會議值班工作的內容

　　(1)值班電話記錄。

　　(2)值班接待記錄。

　　(3)值班日記。

　　(4)做好信息傳遞。

　　2、會議值班的意義

　　會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內外、協(xié)調左右的作用，保證了會議的順利進行。

　　(二)安排會議值班的工作程序

　　1、制定值班工作制度

　　(1)信息處理制度。

　　(2)崗位責任制度。

　　(3)交接班制度。

　　2、明確值班工作任務

　　(1)在會議中協(xié)助搜集有關情況、文件和資料，傳遞各種信息。

　　(2)要加強與會議無關人員出入會場的控制。

　　(3)手邊要有公司和各部門領導的聯(lián)絡方式，以便出了問題及時與之聯(lián)絡、請示。

　　(4)要備有一份設備維修人員、車隊調度人員和食宿等后勤服務部門主管人員的電話通訊錄。

　　(5)要堅守崗位，保證會議信息的暢通無阻。

　　(6)必要時，要負責督導和協(xié)助專職會議服務人員為與會者做好各項具體的服務。

　　(7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調工作。

　　(8)必要時，應建立主管領導帶班制度。

　　3、編制會議值班表

　　會議值班表應包括以下內容：

　　(1) 會議值班時間期限和具體值班時間。

　　(2) 會議值班人員姓名。

　　(3) 會議值班的地點，并在會議須知上注明會議值班室的房間號。

　　(4) 會議值班負責人姓名或帶班人姓名。

　　(5) 用簡明的文字表明值班的工作內容。

　　(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。

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