2014年秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):整理會場會議室的注意事項

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　　整理會場、會議室的注意事項

　　(一)相關(guān)知識

　　(1)清點與會人員借用的物品，檢查有無遺漏物品和文件，認真檢查、聯(lián)絡(luò)、保管遺忘物品。檢查有無遺漏文件，主客雙方有無遺忘物品，如有遺忘，應(yīng)及時同有關(guān)部門聯(lián)系，盡快物歸原主。清理并取走所有剩余的與會議有關(guān)的文件資料。

　　(2)收拾整理臨時放置在會議室的茶杯、桌椅、煙灰缸和其他用品。會議一結(jié)束，要及時通知負責(zé)承辦會務(wù)的人員回收會議室的茶具等，使會議室恢復(fù)原貌。

　　(3)有條理地檢查、清還各種視聽設(shè)備及用品。會議結(jié)束后，要將為布置會場特意租用或借用、安裝的有關(guān)視聽設(shè)備、器材及時還給租用或借用的單位，及時放回原處或辦理歸還手續(xù)，以避免丟失或歸還不及時而帶來的不必要麻煩。為了安全起見，需要將設(shè)備鎖進倉庫，等待委托人來保管這些設(shè)備。如丟失設(shè)備或器材，應(yīng)及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報丟失情況并協(xié)商處理。

　　(4)揭去會場、會議室標(biāo)示物，將會議室設(shè)備整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

　　(5)鎖好會議室門窗。向會場、會議室管理部門作出使用完畢的報告，并辦理付費的有關(guān)事宜。

　　(二)示例分析

　　檢查、清還與保管會議物品

　　某公司一次會后幾天，秘書初萌接到會議所用賓館左主任打來的電話，稱在清點會議麥克風(fēng)時發(fā)現(xiàn)少了一個。初萌說：“左主任，那天是我親自還的，當(dāng)時貴賓館的陳經(jīng)理當(dāng)面點過后，我們交接完了所有手續(xù)，而且雙方都簽字了。我這里還有毛續(xù)單呢。會不會是這幾天又有人借了?”

　　點評：其實，在日常會務(wù)組會或日常工作中，雙方合作時經(jīng)常會由于手續(xù)不齊或某些環(huán)節(jié)疏漏，而使雙方發(fā)生不愉快的事情。因此，會議室使用完后應(yīng)及時清點物品，及時清掃，并按時歸還所借物品，桌椅等要物歸原處，以給對方留下好的印象。俗語說：好借好還，再借不難。一切工作完成后一定要雙方簽字確認。

　　(三)工作程序

　　整理會場基本程序為：清點、檢查物品→歸還會議所借物品→揭去會場標(biāo)示物、拿走指示牌→保管遺忘物品→與會議室管理人員交接。

　　各種會議后緊接著的收尾工作經(jīng)常是秘書的常規(guī)性任務(wù)。

　　秘書需要認真檢查清點會議所用物品并及時歸還。親自或組織有關(guān)人員收回會議室內(nèi)的水杯和餐具。整理并收取會議所用指示牌及會場標(biāo)示物。為了安全起見，把視聽設(shè)備鎖進倉庫，等待委托人來保管這些設(shè)備。退還租用或借用的設(shè)備及材料。應(yīng)對會場和會議住地進行細致、徹底的保密檢查，檢查有無會議文件資料、筆記本或其他物品丟失。如有，應(yīng)妥善處理。把需查的無著落的項目交給公司接待員或合適的會議經(jīng)辦人。

　　(四)注意事項

　　會議一結(jié)束，會務(wù)人員就要引導(dǎo)與會人員有秩序地離開會場。在通常情況下，都是主席臺上的領(lǐng)導(dǎo)離場后，與會人員再離場。如果會場有多條離場通道，領(lǐng)導(dǎo)者和與會人員可以各行其道。大型會議散會后要引導(dǎo)車輛迅速離場。與會人員離開會場后，秘書要組織相關(guān)人員有條理地收拾整理會場。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　秘書應(yīng)在閉會后的一周內(nèi)結(jié)束以下任務(wù)：

　　(1)日歷。在秘書的日歷、領(lǐng)導(dǎo)的日歷和記事本上記錄下次會議的日期，報告準備和其他與會議有關(guān)的信息，這對領(lǐng)導(dǎo)及其他奉命接替工作的人來說，在日歷上寫下提醒他們的話語很有必要。

　　(2)往來信件。給與會議有關(guān)的上級領(lǐng)導(dǎo)和會議主持者寄封感謝信;而祝賀信則按最新選出的上級領(lǐng)導(dǎo)和理事的順序排好。

　　(3)會議記錄。盡快謄好會議記錄，應(yīng)特別注意賦予參與會議人員的特殊任務(wù)。還需提醒領(lǐng)導(dǎo)在記錄上清楚記載著還沒有安排的工作。記錄或會議摘要的副本根據(jù)需要送給與會議有關(guān)的人員。

　　(4)資金。租借設(shè)備的費用和購買供應(yīng)品的費用應(yīng)盡快落實。應(yīng)盡快地付給發(fā)言者(演講者)酬金和差旅費。會議結(jié)束前為其填寫支票，要設(shè)法得到收款方簽名和賬號以及費用結(jié)算數(shù)據(jù)和其他必要的資料。這些費用有時也在會議結(jié)束時辦理。

　　(5)總結(jié)會議。如果將來還要召開類似的會議，會議組織者應(yīng)討論改進會議程序的辦法。這種總結(jié)會應(yīng)在大家對本次會議還記憶猶新之時召開。

　　(6)會議卷宗。該卷宗應(yīng)包括全部的會議記錄，包括一個發(fā)給與會人員的文件包的樣品。如果計劃將來召開類似的會議，卷宗還應(yīng)包括秘書的評論意見，即會議上什么事情進行得較順利，什么事情應(yīng)該加以改進。

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