2014年秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):完成接站工作

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　　完成接站工作

　　(一)相關(guān)知識

　　1.接站的準(zhǔn)備內(nèi)容

　　會議的性質(zhì)與規(guī)模不同，接待的要求、程序和規(guī)范也不同。

　　2.接站的車輛安排

　　要備有足夠的車輛和接站的人員。接站的車輛可以是企業(yè)內(nèi)部的車輛，也可是專業(yè)性的汽車出租公司提供的。無論是任何一種或是兼有，都要事先對接站的司機(jī)進(jìn)行簡單的培訓(xùn)或提出相應(yīng)的要求，如：提前到達(dá)接站地點(diǎn)，注意交通安全，接站時注意接待禮貌，注意接站時前后車輛的銜接等。

　　(二)示例分析

　　王宇到天地公司上班的第二天就參加了會務(wù)接站的工作，他從初萌手中接過了兩個牌子就跟司機(jī)上了車。在火車站的出戰(zhàn)口，他高舉著牌子眼巴巴地等了半天，也沒見有人向他走過來。再看看時間，自己接的那趟車顯然早就到了，這時他才仔細(xì)看了看牌子，牌子上寫著：“接上海來京的張先生”。

　　點(diǎn)評：接站牌雖小，但接站的信息一個也不能少，接站牌上應(yīng)該寫清來客的車次、時間、發(fā)站、來客姓名全稱以及迎接客人的單位或會議名稱。

　　(三)工作程序

　　(1)先搜集各種會議的回執(zhí)和反饋信息，掌握與會代表的名單以及飛機(jī)火車抵達(dá)的準(zhǔn)確時間，并將其編制成一目了然的表格，并統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

　　(2)根據(jù)總表的信息，安排接站的車輛和人員。

　　(3)對安排的人員進(jìn)行培訓(xùn)和要求。

　　(4)接站人員要火手一份與會代表抵達(dá)的時間表，按分工的時間和線路迎接。

　　(5)要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，明確交通工具的班次和具體的時間地點(diǎn)，并要掌握與會議代表的聯(lián)絡(luò)方式。

　　(6)對于自備交通工具的外地與會人員，要事先通過發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　1.接站的分工和要求

　　(1)接站的分工

　　(2)接站工作的要求

　　要做到準(zhǔn)確無誤地接送，就要做好充分的準(zhǔn)備：

　　①要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時間。

　?、谝獋溆凶銐蛴玫能囕v。

　?、垡辛己玫闹笓]調(diào)度，人車要值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時間表。

　?、芩熊囕v和人員要按時間、路線接送。

　　2.報到工作的內(nèi)容

　　報到的方式一般是要求與會者本人持會議通知親自報到。

　　為了醒目，一般在報到處周圍設(shè)立引導(dǎo)牌，注明報到位置。

　　(1)秘書人員應(yīng)在與會者到達(dá)報到地點(diǎn)時熱隋禮貌地接待。

　　(2)在報到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識牌，標(biāo)明報到的具體位置。

　　(3)負(fù)責(zé)報到接待人員要熱情主動地迎接與會者，向報到者表示歡迎，在證實(shí)報到人員身份后，將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋(包括文件、證件、餐券、住宿房間號碼、文具等)發(fā)給報到人員。

　　(4)、必要時，引導(dǎo)與會者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會的要求。

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