2014年秘書資格五級會議管理復(fù)習(xí):預(yù)定和確認(rèn)會議住宿

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　　預(yù)定和確認(rèn)會議住宿

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會議接待工作的內(nèi)容

　　(1)會議接送工作

　　要做到準(zhǔn)確無誤地接送，就要做好充分準(zhǔn)備：一要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調(diào)度，人車都要有值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時間表，以便按時間、路線接送。

　　(2)會議食宿工作

　　食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費。就餐大體上是一個標(biāo)準(zhǔn)，適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者，確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式，照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

　　(3)會議娛樂活動

　　會議期間還應(yīng)考慮與會者的文化娛樂、參觀購物的需要。

　　會議地點要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購物方便的地方，應(yīng)向與會者提供參觀、購物的路線和安排一定的時間和車輛。

　　2.會議接待的基本程序

　　(1)迎接

　　會議接待人員在會議廳、禮堂或會議室門口迎候客人，并引至?xí)h簽到處。

　　(2)會議簽到和引導(dǎo)

　　請與會者簽到，核對過有關(guān)的證件、通知書、邀請函后，辦理相關(guān)手續(xù)。然后，把重要的來賓引領(lǐng)到貴賓室或會場。

　　(3)安排合影

　　如有合影儀式，應(yīng)事先安排好合影圖，準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中，主人右側(cè)為上，參會者按照一定的順序排列合影。

　　(4)引領(lǐng)會議嘉賓進(jìn)入會場或登上主席臺

　　參會人員基本落座后，根據(jù)會議議程安排的時問，在會議正式開始前幾分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和相關(guān)人員進(jìn)入會場。

　　(5)會議結(jié)束后送別。

　　(二)工作程序

　　1.預(yù)定會議住宿的程序

　　會議期間可能需要大量的房間，這些都必須事先預(yù)訂，否則會造成住宿方面的問題，特別是遇到旺季，可能找不到房間可以住。

　　(1)通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格

　　在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達(dá)與離開日期，然后將以上資料填在住宿預(yù)訂單中，并告之飯店收費方式，內(nèi)容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點、收件截止日期、確認(rèn)函回信地址、各飯店的房價、飯店的地理位置圖、注明項目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關(guān)取消和更改處理方法、注明什么時候由誰寄發(fā)確認(rèn)函、填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函，必要時提供住宿資料。

　　(2)向賓館、酒店預(yù)訂會議用房

　?、偃绻麜h需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。

　?、谥鬓k單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。

　?、廴缬芍鬓k單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務(wù)的酒店或飯店進(jìn)行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎(chǔ)上與飯店簽訂合約，合約中應(yīng)包括房價、訂金數(shù)目和截止日期等關(guān)鍵內(nèi)容。

　　2.確認(rèn)會議住宿的程序

　　(1)與參會人員確認(rèn)

　　通知與會者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。最好收到住宿資料時立即寄發(fā)收到通知，因為有些飯店比較晚才寄發(fā)確認(rèn)函。

　　(2)與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂

　　住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時間的工作，需記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。

　　在到達(dá)預(yù)訂截止日期時，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)字予以確認(rèn)。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。

　　(三)示例分析

　　天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務(wù)的特殊要求與項目。

　　點評：初萌的兩張卡是對會議旅游都有一條龍服務(wù)的專項公司發(fā)放的，其服務(wù)內(nèi)容很容易解決大規(guī)模的會議服務(wù)要求，而初萌根據(jù)每次會議接待的特點能夠提前聯(lián)系并提出相應(yīng)的要求，這使她的工作順利了許多。

　　(四)注意事項

　　1.選擇會議住宿地點的要求

　　在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。

　　如果由與會者自己支付住宿費，就需列出幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。

　　2.會議住宿的房間安排

　　如果由主辦方支付費用的，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

　　(1)來賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)要特殊照顧。

　　(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

　　(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

　　(4)可預(yù)先在會議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明，請與會者自己選擇預(yù)定。

　　(5)預(yù)定住宿地點的工作一定要留出提前量，預(yù)定數(shù)量上應(yīng)略有富余。

　　(五)相關(guān)鏈接

　　1.常見的商務(wù)旅行

　　常見的商務(wù)旅行主要內(nèi)容有洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會議、簽定合同、實地考察等。

　　2.選擇交通方式的因素

　　常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機，許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素：

　　(1)旅行者要去哪里――是國內(nèi)旅行還是國際旅行。

　　(2)旅行者旅行的原因――旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。

　　(3)旅行者停留的時間長短――對短期停留，需考慮旅行的速度

　　(4)參加團(tuán)體旅行――團(tuán)體旅行可能意味著不同的選擇方式。

　　(5)旅行費用――要受到預(yù)算或費用約束。

　　(6)企業(yè)旅行政策――根據(jù)公司的規(guī)定，可以提供公司汽車。

　　(7)旅行者的個人愛好――可以了解旅行者喜歡如何旅行。

　　3.賓館類型

　　(1)國內(nèi)或國際連鎖賓館

　　大型跨國賓館在世界主要城市有相應(yīng)賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶，可以得到商定的特殊的業(yè)務(wù)費率。

　　通過預(yù)訂中心預(yù)訂這些賓館很容易。

　　(2)本地賓館

　　獨立經(jīng)營，提供廣泛的個人服務(wù)?？芍苯酉蛸e館主管預(yù)定，在預(yù)定時應(yīng)協(xié)商價格。

　　(3)會議場所客房

　　旅行者參加會議，會議場所有住宿安排。

　　(4)旅行住宿或汽車旅館

　　通常只提供住宿房間，所有食物需要在當(dāng)?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便，在主要公路線上。

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