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2014年秘書資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):預(yù)定和確認(rèn)會(huì)議住宿

更新時(shí)間:2014-07-01 19:11:46 來源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 2014年秘書資格五級(jí)會(huì)議管理復(fù)習(xí):預(yù)定和確認(rèn)會(huì)議住宿

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  預(yù)定和確認(rèn)會(huì)議住宿

  (一)相關(guān)知識(shí)

  1.會(huì)議接待工作的內(nèi)容

  (1)會(huì)議接送工作

  要做到準(zhǔn)確無誤地接送,就要做好充分準(zhǔn)備:一要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時(shí)間;二要備有足夠用的車輛;三要有良好的指揮調(diào)度,人車都要有值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時(shí)間表,以便按時(shí)間、路線接送。

  (2)會(huì)議食宿工作

  食宿安排的原則是讓代表吃好、住好而又不浪費(fèi)。就餐大體上是一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),適當(dāng)照顧少數(shù)民族代表和年老體弱者,確定好伙食標(biāo)準(zhǔn)和進(jìn)餐方式,照顧南北不同代表的口味。具體安排住宿時(shí),要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮,統(tǒng)籌安排。

  (3)會(huì)議娛樂活動(dòng)

  會(huì)議期間還應(yīng)考慮與會(huì)者的文化娛樂、參觀購物的需要。

  會(huì)議地點(diǎn)要盡量安排在娛樂設(shè)施齊全、購物方便的地方,應(yīng)向與會(huì)者提供參觀、購物的路線和安排一定的時(shí)間和車輛。

  2.會(huì)議接待的基本程序

  (1)迎接

  會(huì)議接待人員在會(huì)議廳、禮堂或會(huì)議室門口迎候客人,并引至?xí)h簽到處。

  (2)會(huì)議簽到和引導(dǎo)

  請(qǐng)與會(huì)者簽到,核對(duì)過有關(guān)的證件、通知書、邀請(qǐng)函后,辦理相關(guān)手續(xù)。然后,把重要的來賓引領(lǐng)到貴賓室或會(huì)場(chǎng)。

  (3)安排合影

  如有合影儀式,應(yīng)事先安排好合影圖,準(zhǔn)備好必需的攝影器材。合影圖一般是主人居中,主人右側(cè)為上,參會(huì)者按照一定的順序排列合影。

  (4)引領(lǐng)會(huì)議嘉賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或登上主席臺(tái)

  參會(huì)人員基本落座后,根據(jù)會(huì)議議程安排的時(shí)問,在會(huì)議正式開始前幾分鐘引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)、嘉賓和相關(guān)人員進(jìn)入會(huì)場(chǎng)。

  (5)會(huì)議結(jié)束后送別。

  (二)工作程序

  1.預(yù)定會(huì)議住宿的程序

  會(huì)議期間可能需要大量的房間,這些都必須事先預(yù)訂,否則會(huì)造成住宿方面的問題,特別是遇到旺季,可能找不到房間可以住。

  (1)通過會(huì)議回執(zhí),掌握到會(huì)人員的數(shù)量和定房規(guī)格

  在會(huì)議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請(qǐng)人,要求他填寫陪同人員的名字,希望住哪種類型的房間,抵達(dá)與離開日期,然后將以上資料填在住宿預(yù)訂單中,并告之飯店收費(fèi)方式,內(nèi)容包括:主辦單位名稱、會(huì)議名稱、會(huì)議日期、會(huì)議地點(diǎn)、收件截止日期、確認(rèn)函回信地址、各飯店的房價(jià)、飯店的地理位置圖、注明項(xiàng)目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關(guān)取消和更改處理方法、注明什么時(shí)候由誰寄發(fā)確認(rèn)函、填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函,必要時(shí)提供住宿資料。

  (2)向賓館、酒店預(yù)訂會(huì)議用房

 ?、偃绻麜?huì)議需要住宿的人數(shù)不多的話,可以直接向飯店或會(huì)議中心索取訂房卡。

 ?、谥鬓k單位隨同會(huì)議通知寄上訂房卡,再由與會(huì)者直接向飯店訂房。

 ?、廴缬芍鬓k單位統(tǒng)一訂房,要與提供服務(wù)的酒店或飯店進(jìn)行必要的談判,要求一定的折扣,并在此基礎(chǔ)上與飯店簽訂合約,合約中應(yīng)包括房價(jià)、訂金數(shù)目和截止日期等關(guān)鍵內(nèi)容。

  2.確認(rèn)會(huì)議住宿的程序

  (1)與參會(huì)人員確認(rèn)

  通知與會(huì)者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間,有些主辦單位并不通知與會(huì)者收到他們的住宿表格,而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。最好收到住宿資料時(shí)立即寄發(fā)收到通知,因?yàn)橛行╋埖瓯容^晚才寄發(fā)確認(rèn)函。

  (2)與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂

  住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時(shí)間的工作,需記錄有關(guān)各類房間的存量,回答各種問題,解決各種住宿的特殊問題,以及將住房報(bào)告轉(zhuǎn)給飯店,所有這些工作務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。

  在到達(dá)預(yù)訂截止日期時(shí),組織方要盡快與飯店溝通,將最后的訂房數(shù)字予以確認(rèn)。這樣即可保證會(huì)議的住宿需要,又可避免不必要的支出。同時(shí),主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序,例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。

  (三)示例分析

  天地公司秘書初萌總能把會(huì)議的接待、住宿安排得井井有條,同事們向她請(qǐng)教時(shí),她拿出了兩張卡片和一個(gè)小本子,兩張卡片中一張是攜程會(huì)員卡,一張是YUYEE卡,而小本子上密密麻麻地記滿了每次會(huì)議服務(wù)的特殊要求與項(xiàng)目。

  點(diǎn)評(píng):初萌的兩張卡是對(duì)會(huì)議旅游都有一條龍服務(wù)的專項(xiàng)公司發(fā)放的,其服務(wù)內(nèi)容很容易解決大規(guī)模的會(huì)議服務(wù)要求,而初萌根據(jù)每次會(huì)議接待的特點(diǎn)能夠提前聯(lián)系并提出相應(yīng)的要求,這使她的工作順利了許多。

  (四)注意事項(xiàng)

  1.選擇會(huì)議住宿地點(diǎn)的要求

  在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會(huì)議中心之時(shí),要充分考察其基本設(shè)施是否齊全,安全性如何,價(jià)格是否合理,地點(diǎn)是否方便,環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。

  如果由與會(huì)者自己支付住宿費(fèi),就需列出幾家價(jià)格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。

  2.會(huì)議住宿的房間安排

  如果由主辦方支付費(fèi)用的,則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房,除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo),其具體安排住宿時(shí),要根據(jù)與會(huì)人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮,統(tǒng)籌安排。

  (1)來賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)要特殊照顧。

  (2)年齡較大的與會(huì)者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

  (3)注意盡量不要把漢族與會(huì)者與有禁忌的少數(shù)民族與會(huì)者安排在同一房間。

  (4)可預(yù)先在會(huì)議回執(zhí)上將不同規(guī)格的住宿條件標(biāo)明,請(qǐng)與會(huì)者自己選擇預(yù)定。

  (5)預(yù)定住宿地點(diǎn)的工作一定要留出提前量,預(yù)定數(shù)量上應(yīng)略有富余。

  (五)相關(guān)鏈接

  1.常見的商務(wù)旅行

  常見的商務(wù)旅行主要內(nèi)容有洽談業(yè)務(wù)、參觀訪問、出席會(huì)議、簽定合同、實(shí)地考察等。

  2.選擇交通方式的因素

  常見交通方式有公路、鐵路、船舶、飛機(jī),許多旅行可能是幾種方式的組合。選擇合適的交通方式要考慮以下因素:

  (1)旅行者要去哪里――是國內(nèi)旅行還是國際旅行。

  (2)旅行者旅行的原因――旅行者出訪可能需要攜帶的樣品、材料或信息等。

  (3)旅行者停留的時(shí)間長短――對(duì)短期停留,需考慮旅行的速度

  (4)參加團(tuán)體旅行――團(tuán)體旅行可能意味著不同的選擇方式。

  (5)旅行費(fèi)用――要受到預(yù)算或費(fèi)用約束。

  (6)企業(yè)旅行政策――根據(jù)公司的規(guī)定,可以提供公司汽車。

  (7)旅行者的個(gè)人愛好――可以了解旅行者喜歡如何旅行。

  3.賓館類型

  (1)國內(nèi)或國際連鎖賓館

  大型跨國賓館在世界主要城市有相應(yīng)賓館。一些公司在這些連鎖賓館中可能有賬戶,可以得到商定的特殊的業(yè)務(wù)費(fèi)率。

  通過預(yù)訂中心預(yù)訂這些賓館很容易。

  (2)本地賓館

  獨(dú)立經(jīng)營,提供廣泛的個(gè)人服務(wù)。可直接向賓館主管預(yù)定,在預(yù)定時(shí)應(yīng)協(xié)商價(jià)格。

  (3)會(huì)議場(chǎng)所客房

  旅行者參加會(huì)議,會(huì)議場(chǎng)所有住宿安排。

  (4)旅行住宿或汽車旅館

  通常只提供住宿房間,所有食物需要在當(dāng)?shù)夭宛^購買。這類住宿通常便宜、方便,在主要公路線上。

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