2014年秘書四級考試基礎(chǔ)知識十

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　　1、溝通類型

　　⑴依據(jù)說溝通的對象不同劃分：

　?、偃伺c人之間的溝通;②人的自我溝通;③人與機器的溝通;④組織之間的溝通

　?、茰贤ㄊ侄蝿澐?/P>

　　①書面語言的溝通就是利用文稿實現(xiàn)信息的傳遞與反饋;

　?、诳陬^語言的溝通不僅包括人們面對面、一對一的溝通，也包括會議、小組討論和電話中的語言溝通;

　　③態(tài)勢語言是借助于表情、肢體的動作影響來強化信息交流溝通的手段。

　　⑶網(wǎng)絡(luò)溝通

　　a、網(wǎng)絡(luò)溝通：傳通溝通對情感和直接的表達要求更多，網(wǎng)絡(luò)溝通更注重效率和人機控制中的有效性。

　　網(wǎng)絡(luò)溝通應(yīng)遵循有效管理、信息篩選、關(guān)注影響、技術(shù)適用、成本控制的原則。

　　優(yōu)勢：①極大較低了溝通成本，提高了溝通的效率;②實現(xiàn)了溝通的及時性和平等要求;③在防火墻技術(shù)支持下提高了即時信息的安全感。

　　制約性：①技術(shù)有限個體的信息容納會出現(xiàn)超負荷狀態(tài);②口頭溝通語言與網(wǎng)絡(luò)語言的差異使語言規(guī)范使用要求受到挑戰(zhàn);③橫向溝通擴張性發(fā)展，縱向溝通相對弱化。

　　b、團隊溝通：在信息社會的今天，它更多地是指以任務(wù)為中心的有可能跨職能部門的工作小組。

　　高效率團隊特征：①團隊所有成員對其目標都很明確，全身心地投入;②對團隊有強烈的歸屬感和責任感;③問題產(chǎn)生時，所有成員積極參與，并能貢獻全部才智;④決策時所有成員能積極參與，不同意見受到歡迎，一旦達成一致，所有成員能全力支持。

　　影響團隊溝通的主要因素有：①團隊成員的角色分擔;②對內(nèi)成文或不成文的規(guī)范和慣例;③團隊領(lǐng)導(dǎo)的風(fēng)格;④團隊作出決策的模式。

　　c、跨文化溝通：

　　障礙：①言語溝通障礙;②非言語溝通障礙;③信仰與行為障礙

　　2、有效溝通的前提：①尊重;②理解

　　3、有效溝通的關(guān)鍵：

　?、庞行A聽

　?、茦?gòu)造良好的傾聽環(huán)境

　?、僖原h(huán)形座位、并行座位、面對面的座位形成有平等感、有信任感的交流環(huán)境;

　　②不受外界干擾的安全空間

　?、劭梢郧逦赜^察對方情緒和態(tài)勢語變化的光線條件;

　?、茏銐螂p方溝通表達的時間;

　　⑤避免先入為主的猜測和未加思索的結(jié)論干擾自己。

　?、强朔A聽的障礙

　　⑷實現(xiàn)有效傾聽的準備

　?、捎行釂柡途芙^

　?、首孕诺靥岢鲆?/P>

　　⑺學(xué)會禮貌地拒絕

　?、倬芙^就是要明確地表示“不”，所以口氣要堅決，避免糾纏;

　　②禮貌地拒絕具有要使用委婉的語言和巧妙的方式說“不”;

　?、鄱Y貌的拒絕的前提是去除自責和擔心;

　　④禮貌的拒絕還包括：避免使用借口(誠懇拒絕);留出延期大幅答復(fù)，給人以深思熟慮的感覺;拒絕后提出替代方案;說明原因，爭取對方的理解。

　?、虃z將提問的禁忌

　?、偌蓡枌剐缘膯栴};

　?、诩刹豢磿r機的提問;

　　③忌問顯示資金精明的問題;

　?、芗芍袛啾葼柕脑掝}發(fā)問;

　　⑤忌問對方公司的商業(yè)機密;

　　忌問老人和女士的年齡、問男士的收入、問女士服飾的價格、問對方的婚否、家庭、宗教以及政治傾向等隱私性的問題。

　　4、有效溝通的原則“

　　⑴可信賴性(Credibility):秘書要真誠滿足被溝通者的愿望和要求，營造彼此信賴的氛圍。

　　⑵保證溝通計劃與溝通環(huán)境的一致性(Context)

　?、莾?nèi)容(Centent)準備好有針對性的、能對客戶產(chǎn)生影響的信息內(nèi)容。

　?、让鞔_性(Clarity):要用簡明的、準確的語言進行溝通，以提高溝通的效率。

　?、蛇B貫性(Consistency):溝通是一個沒有終點的連續(xù)過程。

　?、是?Channel):盡量使用已經(jīng)有的、客戶習(xí)慣使用、熟練使用的信息溝通渠道進行溝通。

　　⑺準確判斷接受能力(Capabiliy of Audience):用來溝通的信息對接受者的能力要求越小，信息內(nèi)容越簡單，就越容易被較快接受。

　　5、溝通流程：做好溝通準備(明確自己的目標、對方的背景)→確定對方的需求→正確闡述自己的觀點→關(guān)注對方的反應(yīng)→實施有效提問→積極、認真地傾聽→及時確認、應(yīng)對(反饋)→適時進行總結(jié)。

　　6、需要溝通的工作關(guān)系：①與客戶溝通(秘書應(yīng)該把單位中每個需要自己服務(wù)的人、部門看成自己的客戶);②與同事溝通(橫向);③與上司溝通(縱向)

　　7、明確溝通對象：①熟練制作和使用必要的溝通記錄工具(來訪人員登記表、預(yù)約來訪登記簿、對方名片);②適當詢問會使已有的信息更具有針對性。

　　8、溝通渠道有：面談溝通;書面溝通;會議溝通;演講溝通;電子媒介溝通

　　9、①面談溝通特點：直接性;互動性;反饋迅速

　　②書面溝通特點：打破時空界限;有據(jù)可查;內(nèi)容比較理性;有斟酌余地

　?、蹠h溝通特點：工作流程性;內(nèi)容銜接性;對象的群體性;信息影響又具有傳播的延展性。

　　10、書面溝通的技巧：①利用信息藍圖形成視覺觀點表述;②消極信息最好放在文章中間，讓接受者有所準備;③認真的文稿校審

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