北京會(huì)計(jì)證《電算化》第五章第二節(jié)系統(tǒng)初始化講義
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第二節(jié) 系統(tǒng)初始化
一、概述
系統(tǒng)初始化是指將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)變成專用會(huì)計(jì)軟件，并將手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)移至到計(jì)算機(jī)中的一系列準(zhǔn)備工作，這是使用財(cái)務(wù)軟件的基礎(chǔ)。總賬系統(tǒng)初始化一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會(huì)計(jì)科目、設(shè)置憑證類別、錄入期初余額等操作。
二、設(shè)置基礎(chǔ)檔案
(一)設(shè)置部門檔案
部門檔案設(shè)置是設(shè)置會(huì)計(jì)科目中要進(jìn)行部門核算的部門名稱，以及要進(jìn)行個(gè)人核算的往來個(gè)人所屬的部門。掌握操作步驟。
(二)設(shè)置職員檔案
職員檔案主要用于本單位職員的個(gè)人信息資料，設(shè)置職員檔案可以方便地進(jìn)行個(gè)人往來核算和管理等操作。掌握操作步驟。
(三)設(shè)置客戶檔案
如果企業(yè)需要進(jìn)行往來賬管理，必須將企業(yè)中客戶的詳細(xì)信息錄入客戶檔案中。客戶檔案主要包括“客戶編號(hào)”、“開戶銀行”等基本信息和聯(lián)系方式及信用等級(jí)等其他信息。掌握操作步驟。注意必須先選擇末級(jí)分類，然后才能輸入客戶檔案。
(二)修改和刪除會(huì)計(jì)科目
修改或刪除會(huì)計(jì)科目應(yīng)遵循“自上而下”的原則，即先刪除或修改下一級(jí)科目，然后再刪除或修改本級(jí)科目。
修改或刪除會(huì)計(jì)科目已經(jīng)輸入余額的科目，必須先刪除本級(jí)及其下一級(jí)科目的期初余額(改為0)，然后再刪除或修改本級(jí)科目。
科目一經(jīng)使用，即已經(jīng)輸入憑證，則不允許修改或刪除該科目，不允許作科目升級(jí)處理，此時(shí)，只能增加同級(jí)科目，而不能在該科目增設(shè)下級(jí)科目。
(三)指定會(huì)計(jì)科目
指定會(huì)計(jì)科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。
例題：
1.“管理費(fèi)用”科目通常設(shè)置的輔助核算是( )。(單選)
A.個(gè)人往來 B.部門核算 C.項(xiàng)目核算 D.客戶往來
答案：B。各單位對(duì)于管理費(fèi)用通常是按部門進(jìn)行預(yù)算控制的，因此對(duì)于管理費(fèi)用科目應(yīng)設(shè)置部門輔助核算。
2.刪除會(huì)計(jì)科目時(shí)，應(yīng)先刪除上一級(jí)科目，然后再刪除本級(jí)科目。( )
答案：×。修改或刪除會(huì)計(jì)科目應(yīng)遵循“自下而上”的原則，即先刪除或修改下一級(jí)科目，然后再刪除或修改本級(jí)科目。
四、設(shè)置憑證類別
通常，系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：
1. 記賬憑證
2. 收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
3. 現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
4. 現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證
5. 自定義憑證類別
某些類別的憑證在制單時(shí)對(duì)科目有一定限制，本系統(tǒng)提供五種限制類型：
1. 借方必有
2. 貸方必有
3. 憑證必有
4. 憑證必?zé)o
5. 無限制
五、輸入期初余額
期初余額錄入是將手工資料錄入到計(jì)算機(jī)的過程之一。余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算。紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號(hào)。
期初余額的錄入分兩部分：總賬期初余額錄入，輔助核算科目期初余額錄入。
(一)總賬期初余額錄入。
對(duì)于沒有設(shè)置輔助核算的科目可以直接錄入起初余額。
(二)輔助科目期初余額錄入。
在錄入期初余額時(shí)，對(duì)于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)地為其開設(shè)輔助賬頁。與此相對(duì)應(yīng)，在輸入期初余額時(shí)，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來地，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。
(三)試算平衡
期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
例題：
1.輸入期初余額時(shí)，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)需要手工輸入。( )(判斷)
答案：×。輸入期初余額時(shí)，余額和累計(jì)發(fā)生額的錄入要從最末級(jí)科目開始，上級(jí)科目的余額和累計(jì)發(fā)生數(shù)據(jù)是由系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算出來的，不需要手工輸入。
2. 下列關(guān)于期初余額的描述中，正確的有( )。(多選)
A.所有科目都必須輸入期初余額
B.紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號(hào)
C.期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證
D.如果已經(jīng)記過賬，則還可修改期初余額。
答案：BC。并不是所有的科目都輸入期初余額，對(duì)于損益類科目一般沒有期初余額。如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
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