北京會(huì)計(jì)證《電算化》第五章第一節(jié)系統(tǒng)管理講義

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　　第五章 會(huì)計(jì)軟件操作

　　第一節(jié) 系統(tǒng)管理

　　一、概述

　　系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對(duì)軟件的各個(gè)子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的操作管理和數(shù)據(jù)維護(hù)，具體包括一下幾個(gè)方面：

　　1.賬套管理。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。

　　2.年度賬管理。年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。

　　3.操作員及其權(quán)限管理。操作權(quán)限的集中管理包括設(shè)定系統(tǒng)各模塊的操作員以及為操作員分配一定的權(quán)限等。

　　二、啟動(dòng)和注冊(cè)系統(tǒng)管理

　　(一)啟動(dòng)和注冊(cè)系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)允許以兩種身份進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員的身份;二是以賬套主管的身份。

　　系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。

　　賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所選賬套進(jìn)行修改、對(duì)年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。

　　(二)設(shè)置操作員

　　設(shè)置操作員功能主要可以完成增加、修改和刪除操作員的操作。

　　1.增加操作員

　　增加操作員時(shí)，必須指定操作員編號(hào)、姓名、定義并確認(rèn)操作員口令。

　　(1)操作員編號(hào)(ID)：用來(lái)標(biāo)識(shí)所設(shè)置的操作員，操作員編號(hào)必須是唯一的，即使是不同的賬套，操作員編號(hào)也不能重復(fù);

　　(2)操作員全名：即操作員姓名，是操作員登錄各系統(tǒng)時(shí)的用戶名，內(nèi)容不能為空;

　　(3)部門：即操作員所屬部門，部門內(nèi)容可以不填;

　　(4)口令：即操作員登錄系統(tǒng)時(shí)使用的口令。

　　2.修改或刪除操作員

　　設(shè)置的操作員一旦登錄過(guò)系統(tǒng)，便不能被修改或刪除，所以“修改”或“刪除”只能對(duì)未啟用的操作員進(jìn)行，另外還可以設(shè)置操作員處于“有效”(啟用)或“注銷”(無(wú)效)狀態(tài)。

　　例題：

　　以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理時(shí)，不能進(jìn)行的操作是( )。(單選)

　　A.建立賬套 B.修改賬套

　　C.年度賬清空 D.年度賬引入

　　答案：A。賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所選賬套進(jìn)行修改、對(duì)年度賬進(jìn)行管理以及該賬套操作權(quán)限的設(shè)置等。建立賬套是系統(tǒng)管理員的權(quán)限。

　　三、建立賬套

　　建立賬套，就是指使用財(cái)務(wù)軟件為本企業(yè)建立一套帳簿文件。首先應(yīng)根據(jù)企業(yè)的具體情況設(shè)置基礎(chǔ)參數(shù)，然后軟件通過(guò)這些基礎(chǔ)參數(shù)自動(dòng)建立一套賬。

　　首次使用系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)先進(jìn)行賬套參數(shù)設(shè)置。主要包括核算單位名稱、所屬行業(yè)、啟用時(shí)間、科目編碼規(guī)則等基礎(chǔ)參數(shù)。

　　(一)設(shè)置賬套信息

　　1.賬套號(hào)：用來(lái)輸入新賬套的編號(hào)，賬套號(hào)為3位，唯一且必須輸入。

　　2.賬套名稱：用來(lái)輸入新建賬套的名稱，必須輸入。

　　3.賬套路徑：用來(lái)輸入新建賬套將要被放置的路徑。

　　4.啟用會(huì)計(jì)期：新設(shè)置賬套被啟用的時(shí)間。

　　5.會(huì)計(jì)期間：會(huì)計(jì)期間是指確定會(huì)計(jì)月份的起始日期和結(jié)帳日期。

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　　(二)設(shè)置單位信息

　　單位信息用于記錄本單位的基本信息。主要包括單位名稱、單位地址、法人代表、郵政編碼、電話、傳真、電子郵件和稅號(hào)等信息。

　　(三)確定核算類型

　　用于記錄本單位的基本核算信息，包括：

　　1.本位幣代碼：用來(lái)輸入新建賬套所用的本位幣的代碼。

　　2.本位幣名稱：用來(lái)輸入新建賬套所用的本位幣的名稱，必須輸入。

　　3.賬套主管：用來(lái)輸入新建賬套的主管姓名，必須選擇輸入。

　　4.企業(yè)類型：系統(tǒng)提供了工業(yè)和商業(yè)兩張類型，必須選擇輸入。

　　5.行業(yè)性質(zhì)：系統(tǒng)按照所選擇的行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目，必須選擇輸入。

　　6.是否按行業(yè)預(yù)置科目：如果用戶希望預(yù)置所屬行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)一級(jí)科目，則選中該項(xiàng)。

　　(四)確定分類信息。

　　如果用戶的存貨、客戶、供應(yīng)商相對(duì)較多，通常對(duì)它們進(jìn)行分類核算。如果目前無(wú)法確定，則可以待啟動(dòng)購(gòu)銷存系統(tǒng)時(shí)再進(jìn)行設(shè)置。

　　(五)確定編碼方案

　　編碼方案是指設(shè)置編碼的級(jí)次方案，這里采用群碼方案，這是一種分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。編碼規(guī)則是指分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級(jí)至最底層的段數(shù)稱為級(jí)次，每級(jí)(或每段)的編碼位數(shù)稱為級(jí)長(zhǎng)。編碼總級(jí)長(zhǎng)為每級(jí)編碼級(jí)長(zhǎng)之和。

　　(六)設(shè)置數(shù)據(jù)精度

　　數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。如果在總賬系統(tǒng)中需要進(jìn)行數(shù)量核算，可以根據(jù)對(duì)數(shù)量、單價(jià)等核算精度的不同要求，定義數(shù)量核算的數(shù)量小數(shù)位數(shù)和單價(jià)小數(shù)位數(shù)。

　　(七)系統(tǒng)啟用

　　在建立賬套時(shí)，可選擇啟用的子系統(tǒng)。也可以在賬套建立完成以后，以賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。

　　例題：

　　賬套號(hào)是區(qū)別不同賬套的唯一標(biāo)識(shí)。( )(判斷)

　　答案：√。賬套號(hào)是用來(lái)輸入新建賬套的編號(hào)，賬套號(hào)為3位，賬套號(hào)唯一，且必須輸入。

　　四、設(shè)置操作員權(quán)限

　　操作員權(quán)限設(shè)置功能是對(duì)已設(shè)置的操作員進(jìn)行賦權(quán)。只有系統(tǒng)管理員和該賬套的主管有權(quán)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。兩者權(quán)限有所區(qū)別。操作員權(quán)限的設(shè)置包括增加、修改、刪除操作員的權(quán)限。提示：

　　1.一個(gè)賬套可以設(shè)定多個(gè)賬套主管。賬套主管自動(dòng)擁有該賬套的所有權(quán)限。

　　2.系統(tǒng)管理員或賬套主管可以對(duì)非賬套主管的操作員已擁有的權(quán)限進(jìn)行刪除，所設(shè)置的操作員權(quán)限一旦被引用，就不能修改或刪除。

　　例題：

　　賬套主管可以對(duì)所有賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。( )(判斷)

　　答案：×。系統(tǒng)管理員可以指定某賬套的賬套主管，還可以對(duì)各個(gè)賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。而賬套主管只可以對(duì)所管轄賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限指定。注意兩者的區(qū)別。

　　【練習(xí)題】

　　1、 賬務(wù)系統(tǒng)第一次投入使用時(shí)也有類似手工的建賬工作，這就是(D)。

　　A. 設(shè)置會(huì)計(jì)科目 B.設(shè)置帳套 C.設(shè)置憑證類別 D.系統(tǒng)初始設(shè)置

　　2、 賬務(wù)系統(tǒng)中帳套號(hào)設(shè)置的最重要要求是(B)。

　　A. 只能用兩位數(shù)字 B.賬套號(hào)不能重復(fù) C.只能用兩位字符 D.可以任意設(shè)置

　　3、 賬務(wù)系統(tǒng)中，建成后，(B)參數(shù)可以修改。

　　A.啟用日期 B.單位名稱 C.編碼規(guī)則 D.采用的會(huì)計(jì)制度日期

　　4、 賬務(wù)處理系統(tǒng)中，建賬時(shí)間設(shè)定后，可以在次年重新修訂。(X)

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