2014物業(yè)管理師管理實(shí)務(wù):行政公文的寫作要領(lǐng)

特別推薦：2014物業(yè)管理師《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》第十五章考點(diǎn)匯總

行政公文的寫作要領(lǐng)

　　1.決定的寫法

　　決定的正文一般由緣由、意義和事項(xiàng)組成。緣由可以簡(jiǎn)潔明了、寥寥數(shù)語(yǔ)高度概括，涉及重大問題和重大行動(dòng)安排或?qū)ｉT事項(xiàng)作出決定時(shí)，其緣由則要具體、充分。決定的事項(xiàng)可采用一段到底、分條列項(xiàng)、小標(biāo)題、分部分表述等方式。不論采用哪種表述方式，都要做到觀點(diǎn)鮮明，依據(jù)充分，事實(shí)準(zhǔn)確，切合實(shí)際。

　　2.通知的寫法

　　通知的正文一般先敘述通知的起因緣由，寫明通知的背景和依據(jù)，然后通過承啟用語(yǔ)，轉(zhuǎn)人通知事項(xiàng)。如一般性通知，只要寫清什么事，有何要求即可;任免通知，寫清任免人員姓名、具體職務(wù)等。比較復(fù)雜的通知，如指示性通知等，既可采用一氣呵成的貫通式寫法，直接寫明通知的內(nèi)容和在貫徹執(zhí)行中應(yīng)注意的問題，也可采用分條列項(xiàng)式寫法，分出層次，但要注意各條、項(xiàng)之間的邏輯順序。

　　3.通報(bào)的寫法

　　通報(bào)的正文主體由三部分構(gòu)成。一是事實(shí)與評(píng)析。這部分是通報(bào)全文的重點(diǎn)和核心，寫法可虛實(shí)結(jié)合，先實(shí)后虛。即先適當(dāng)?shù)卦攲懯聦?shí)(先進(jìn)事跡、錯(cuò)誤事實(shí)、重要精神或情況)發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主要情節(jié)、結(jié)果及影響等，從中提煉出經(jīng)驗(yàn)或教訓(xùn)。二是決定，也稱結(jié)論。表?yè)P(yáng)的要明確給予肯定，寫明授予什么榮譽(yù)，給予什么獎(jiǎng)勵(lì);批評(píng)的要寫明對(duì)責(zé)任者懲戒的意見。三是結(jié)語(yǔ)，即提出要求或希望，號(hào)召大家學(xué)習(xí)先進(jìn)或是告誡人們防止發(fā)生類似錯(cuò)誤，或是要求大家重視某一情況、倡導(dǎo)某一精神。

　　4.報(bào)告的寫法

　　報(bào)告首先概括說明全文主旨，可開始即簡(jiǎn)明扼要地將一定時(shí)間內(nèi)工作的有關(guān)情況介紹清楚，如依據(jù)、目的、總的行動(dòng)及對(duì)整個(gè)工作的估計(jì)、評(píng)價(jià)等。然后以“現(xiàn)將有關(guān)情況報(bào)告如下：”之類的通用語(yǔ)，轉(zhuǎn)人正文。主體(即報(bào)告事項(xiàng)部分)是報(bào)告的核心，是要敘述的具體內(nèi)容。如果內(nèi)容較多，篇幅較長(zhǎng)，可采用分題式、分條式或兩者相結(jié)合的方法進(jìn)行敘述。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，報(bào)告也是使用較多的文種之一，常見的錯(cuò)誤有三個(gè)：其一是當(dāng)作前行文使用。如某物業(yè)管理項(xiàng)目負(fù)責(zé)人制作了一份《關(guān)于在A花園組織象棋比賽的報(bào)告》交公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，就是運(yùn)用錯(cuò)誤，應(yīng)使用請(qǐng)示文種。其二是當(dāng)作外行文使用。如給業(yè)主委員會(huì)等外圍組織反映情況時(shí)使用報(bào)告，就是運(yùn)用錯(cuò)誤。其三是與請(qǐng)示文種混用。如《關(guān)于更換對(duì)講機(jī)的請(qǐng)示報(bào)告》，就是把請(qǐng)示文種與報(bào)告文種混用了。

　　5.請(qǐng)示的寫法

　　首先寫明請(qǐng)示的起因，即“為什么請(qǐng)示”;一般可運(yùn)用敘事、說理相結(jié)合的表達(dá)方式，簡(jiǎn)要說明為什么要請(qǐng)示及請(qǐng)示的緣由、依據(jù)、背景。其次要寫明請(qǐng)示事項(xiàng)，即“請(qǐng)示什么問題”。內(nèi)容較簡(jiǎn)單的可全文一氣呵成，一貫到底;內(nèi)容復(fù)雜的則應(yīng)分段表述。

　　如果是請(qǐng)求對(duì)某一工作的指示或?qū)μ幚砟稠?xiàng)問題的批準(zhǔn)，則應(yīng)提出自身的意見或處理辦法;如果有兩種以上的方案或意見，則應(yīng)表明自身的傾向性意見，以便上級(jí)單位作出正確的判斷和決策，從而得到及時(shí)準(zhǔn)確的回答。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用請(qǐng)示應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)必須堅(jiān)持一事一請(qǐng)示;

　　(2)請(qǐng)示在未獲批準(zhǔn)前，不得對(duì)下屬單位發(fā)送;

　　(3)如需向兩個(gè)上級(jí)單位同時(shí)請(qǐng)示，只能采取一個(gè)主送和一個(gè)抄送的辦法(請(qǐng)示公文的主送單位只能是一個(gè))，不可多頭報(bào)送以免造成誤會(huì)而貽誤工作;

　　(4)嚴(yán)禁越級(jí)請(qǐng)示;

　　(5)請(qǐng)示語(yǔ)言既要簡(jiǎn)明扼要，還要注重行文語(yǔ)氣，選用語(yǔ)句要謙敬，分寸得當(dāng)。

　　6.批復(fù)的寫法

　　批復(fù)只答復(fù)請(qǐng)示事項(xiàng)，對(duì)請(qǐng)示的問題只作原則性、結(jié)論性的指示和決定。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用批復(fù)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)批復(fù)是對(duì)請(qǐng)示作回復(fù)，所以在批復(fù)的開頭一定要完全引述來文字號(hào)和標(biāo)題，不可只引文號(hào)，或只引標(biāo)題;

　　(2)批復(fù)要有針對(duì)性，要態(tài)度明朗，觀點(diǎn)明確，措辭要莊重、周密、準(zhǔn)確。同時(shí)要注意，只能在職權(quán)范圍內(nèi)批準(zhǔn)、答復(fù)問題，否則即是無效批復(fù);

　　(3)必須有正式的書面請(qǐng)示才能批復(fù)，口頭或電話請(qǐng)示不能作為批復(fù)的依據(jù);

　　(4)批復(fù)一般只給來文請(qǐng)示的單位。如有普遍意義，也可以同時(shí)抄送所屬各單位。

　　此外，對(duì)于下級(jí)送來報(bào)告，若認(rèn)為有必要，也可以批復(fù)。

　　7.意見的寫法

　　首先是交代提出意見的依據(jù)、目的、情況、意義等，回答“為什么提意見”。其次是對(duì)有關(guān)問題或某項(xiàng)工作提出本單位的見解、建議或規(guī)范性的解決辦法。結(jié)尾習(xí)慣用語(yǔ)一般為“以上意見，請(qǐng)結(jié)合實(shí)際貫徹執(zhí)行”、“以上意見，僅供參考”等。也可自然收尾，不加結(jié)束語(yǔ)。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用意見應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)意見的使用比較廣泛，既可以用于正式公文，也可以用于日常工作溝通。因此，在正式公文中，撰寫意見，要有針對(duì)性、可行性，文字表述要明確具體。

　　(2)意見在正式公文中，主要用于平行單位和對(duì)下級(jí)單位，對(duì)上級(jí)單位應(yīng)慎重使用。對(duì)上級(jí)單位行文，多用“請(qǐng)示”、“報(bào)告”等文種。

　　8.函的寫法

　　首先述致函起因，即發(fā)函的原因、背景和依據(jù)。其次說明致函事項(xiàng)，明確地將問題、要求或答復(fù)意見告知對(duì)方。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用函時(shí)，要注意態(tài)度的坦誠(chéng)、熱忱，語(yǔ)氣的平和、謙虛，在措辭上嚴(yán)謹(jǐn)?shù)皿w。

　　9.會(huì)議紀(jì)要的寫法

　　首先簡(jiǎn)單介紹會(huì)議概況，包括會(huì)議的起止時(shí)間、地點(diǎn)、主持人、參加與列席人員、議題、會(huì)議進(jìn)展情況、主要成果，這些是會(huì)議紀(jì)要開頭不可缺少的“七要素”。有些會(huì)議紀(jì)要，還要交代召開會(huì)議的依據(jù)，會(huì)議的指導(dǎo)思想、目的、要求、會(huì)議程序以及對(duì)會(huì)議的評(píng)價(jià)等有關(guān)內(nèi)容。重要的與會(huì)者和發(fā)言，也要在開頭部分予以突出介紹。這一部分是會(huì)議自然情況的概述，要寫得概括扼要，文字簡(jiǎn)短。

　　會(huì)議紀(jì)要的主體部分要根據(jù)會(huì)議的原始材料，經(jīng)過認(rèn)真分析整理、提煉加工，相對(duì)具體地把會(huì)議的主要議題、討論意見、基本結(jié)論、任務(wù)、要求等會(huì)議的主要情況、精神、成果表述出來。主體部分一般有兩種常用的表述方法：

　　(1)概述法。把會(huì)議的發(fā)言、討論的情況綜合到一起，圍繞會(huì)議的中心，分自然段概括地表述出來，這種寫法多用于小型會(huì)議或討論的問題比較集中、意見比較一致的會(huì)議。

　　(2)歸納法。會(huì)議的規(guī)模較大，討論的問題較多，涉及面較廣，需要將會(huì)議的原始材料加以分類整理，對(duì)許多意見或內(nèi)容進(jìn)行歸納敘述。

　　視會(huì)議紀(jì)要的實(shí)際，結(jié)語(yǔ)有兩種情況：一種是設(shè)結(jié)語(yǔ)，以簡(jiǎn)短明確、有鼓動(dòng)性和號(hào)召力的語(yǔ)言收尾，表示決心、強(qiáng)調(diào)意義、闡明希望、發(fā)出號(hào)召等。另一種是不設(shè)結(jié)語(yǔ)，正文寫完，全文也就自然結(jié)束。

　　在常規(guī)物業(yè)管理中，使用會(huì)議紀(jì)要時(shí)應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　(1)要突出會(huì)議主題，不要面面俱到。

　　(2)工作會(huì)議紀(jì)要一般以通知形式貫徹，可在通知中簡(jiǎn)要提出貫徹落實(shí)會(huì)議紀(jì)要精神的有關(guān)要求。

　　(3)會(huì)議紀(jì)要的文稿形成后，一般由參加會(huì)議人員簽名確認(rèn)。

　　(4)會(huì)議紀(jì)要制作完成后，一般都要送簽名人員一份。

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