2014物業(yè)管理師《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》考點(diǎn):行政公文

特別推薦：2014物業(yè)管理師《物業(yè)管理實(shí)務(wù)》第十五章考點(diǎn)匯總

　　行政公文

　　行政公文，是法定機(jī)關(guān)與組織按照特定的規(guī)范體式、經(jīng)過一定的處理程序制成，并在特定范圍內(nèi)使用的書面文字資料，是傳達(dá)意圖、辦理公務(wù)和記載工作的一種工具。行政公文不僅適用于政府機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和事業(yè)單位，還適用于企業(yè)法人單位。

　　物業(yè)管理常用行政公文包括決定、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見、函和會(huì)議紀(jì)要等。

　　(一)決定

　　當(dāng)物業(yè)管理公司對(duì)重要事項(xiàng)或者重大行動(dòng)作出安排、獎(jiǎng)懲有關(guān)單位及人員、變更或者撤銷下級(jí)單位不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)，并要在公司內(nèi)部以文件的形式下達(dá)時(shí)，要使用“決定”這個(gè)文種。比如，公司董事會(huì)對(duì)年度經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的下達(dá)、對(duì)總經(jīng)理的任命等事項(xiàng)，都要用“決定”?！皼Q定”是內(nèi)行文或下行文。

　　(二)通知

　　當(dāng)物業(yè)管理公司在內(nèi)部要轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位和不相隸屬單位的公文、宣布實(shí)施某項(xiàng)制度、要求下級(jí)單位辦理或周知事項(xiàng)、任免人員時(shí)，要使用“通知”這個(gè)文種。比如，舉行歌詠比賽、任命某人為物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)主任等事項(xiàng)，都要用“通知”?！巴ㄖ笔莾?nèi)行文、下行文或前行文，是使用最多的文種之一。

　　通知大體上可分為三類：

　　1.指示性通知

　　指示性通知用于發(fā)布規(guī)章制度、闡述政策、布置工作和答復(fù)下級(jí)單位詢問等，帶有指令性，需遵照?qǐng)?zhí)行。例如《關(guān)于下發(fā)(員工工作績(jī)效考核辦法)的通知》。

　　2.周知性通知

　　周知性通知用于發(fā)布需要下級(jí)單位周知的情況。常應(yīng)用于任免人員，設(shè)置、撤銷或合并機(jī)構(gòu)，擴(kuò)展、縮小或終止有關(guān)組織、機(jī)構(gòu)的某些職權(quán)，啟用或更換印章、地址，召開會(huì)議等。例如《關(guān)于召開××年度經(jīng)營(yíng)活動(dòng)分析會(huì)的通知》。

　　3.轉(zhuǎn)發(fā)性通知

　　轉(zhuǎn)發(fā)性通知用于轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)單位及不相隸屬單位的來文。例如《關(guān)于貫徹(××市政府關(guān)于創(chuàng)建文明城市的決定>的通知》。

　　(三)通報(bào)

　　當(dāng)企業(yè)在內(nèi)部要表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或者讓下級(jí)單位周知某事項(xiàng)的情況時(shí)，要使用“通報(bào)”這個(gè)文種。比如，創(chuàng)建文明小區(qū)計(jì)劃用一年半的時(shí)間，分五個(gè)階段完成，在第一、第二、第三、第四階段結(jié)束時(shí)，要將有關(guān)情況讓下級(jí)各單位了解，就要用“通報(bào)”?！巴▓?bào)”是內(nèi)行文、下行文或后行文。

　　通報(bào)大體上可分為四類：表彰性通報(bào)、批評(píng)性通報(bào)、情況通報(bào)和專題通報(bào)。

　　(四)報(bào)告

　　當(dāng)物業(yè)管理公司要向上級(jí)單位匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級(jí)單位的詢問時(shí)，要使用“報(bào)告”這個(gè)文種。比如，某個(gè)小區(qū)的物業(yè)管理費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)作了調(diào)整，會(huì)影響到年終結(jié)算，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)必須告知公司，公司必須告知上級(jí)單位(如董事會(huì))，都要用“報(bào)告”?！皥?bào)告”是內(nèi)行文、上行文和后行文。

　　報(bào)告按其內(nèi)容不同，大體上可分為四類：工作報(bào)告、情況報(bào)告、回復(fù)報(bào)告和報(bào)送報(bào)告等。

　　(五)請(qǐng)示

　　當(dāng)物業(yè)管理公司就某一事項(xiàng)請(qǐng)求上級(jí)單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準(zhǔn)時(shí)，要用“請(qǐng)示”這個(gè)文種。比如，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)想為保安宿舍安裝空調(diào)，要用“請(qǐng)示”?！罢?qǐng)示”是上行文或前行文。

　　請(qǐng)示一般是事項(xiàng)性請(qǐng)示，就某一事項(xiàng)請(qǐng)求上級(jí)單位(或領(lǐng)導(dǎo))給予指示或批準(zhǔn)。例如《關(guān)于為保安員訂制夏裝的請(qǐng)示》。

　　(六)批復(fù)

　　當(dāng)上級(jí)單位答復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)時(shí)，要用“批復(fù)”這個(gè)文種。比如，物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)請(qǐng)求購買車輛，公司對(duì)其請(qǐng)示必須作出同意與否的答復(fù)，就要用“批復(fù)”?！芭鷱?fù)”是下行文。

　　(七)意見

　　當(dāng)物業(yè)管理公司各級(jí)組織對(duì)重要問題提出見解和處理辦法時(shí)，要使用“意見”這個(gè)文種。比如，某物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)所管理的小區(qū)最近新搬來幾戶外國人家，他們對(duì)物業(yè)工作人員的服裝顏色有宗教禁忌，針對(duì)出現(xiàn)的新情況，該物業(yè)管理項(xiàng)目機(jī)構(gòu)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出處理辦法，就要用“意見”。

　　意見大體上可分為四類：建議性意見、定性意見、指導(dǎo)性意見和工作部署性意見等。

　　(八)函

　　當(dāng)物業(yè)與不相隸屬的單位之間商洽工作、詢問和答復(fù)問題，向有關(guān)部門(如派出所、居委會(huì))、業(yè)主委員會(huì)或其他單位等聯(lián)系工作時(shí)，要用“函”這個(gè)文種。比如，A物業(yè)公司想去B物業(yè)公司參觀學(xué)習(xí)，要用書面形式表明，就要用“函”?！昂笔峭庑形幕蚱叫形?。

　　函可分為以下五種：告知函、商洽函、詢問函、答復(fù)函和請(qǐng)求批準(zhǔn)函等。

　　(九)會(huì)議紀(jì)要

　　當(dāng)物業(yè)管理公司記載會(huì)議情況和議定事項(xiàng)時(shí)，或物業(yè)管理公司與其他有關(guān)組織通過會(huì)議形式達(dá)成有關(guān)意見，都要用“會(huì)議紀(jì)要”這個(gè)文種。如與業(yè)主委員會(huì)開會(huì)的會(huì)議紀(jì)要。

　　會(huì)議紀(jì)要是普適的一種公文，它是惟一不受內(nèi)外、上下、用印等規(guī)范限制的文種。

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