2014年五級(jí)秘書(shū)資格《會(huì)議管理》精講:接站工作

　　完成接站工作：接站、簽到工作以及引導(dǎo)與會(huì)人員就座都是五級(jí)秘書(shū)在會(huì)中不可缺少的內(nèi)容，通過(guò)學(xué)習(xí)本節(jié)內(nèi)容可以使秘書(shū)了解會(huì)中服務(wù)的工作流程，掌握基本的會(huì)中服務(wù)技能。

　　(一)相關(guān)知識(shí)

　　1.接站的準(zhǔn)備內(nèi)容

　　會(huì)議的性質(zhì)與規(guī)模不同，接待的要求、程序和規(guī)范也不同。

　　2.接站的車(chē)輛安排

　　要備有足夠的車(chē)輛和接站的人員。接站的車(chē)輛可以是企業(yè)內(nèi)部的車(chē)輛，也可是專(zhuān)業(yè)性的汽車(chē)出租公司提供的。無(wú)論是任何一種或是兼有，都要事先對(duì)接站的司機(jī)進(jìn)行簡(jiǎn)單的培訓(xùn)或提出相應(yīng)的要求，如：提前到達(dá)接站地點(diǎn)，注意交通安全，接站時(shí)注意接待禮貌，注意接站時(shí)前后車(chē)輛的銜接等。

　　(二)示例分析

　　王宇到天地公司上班的第二天就參加了會(huì)務(wù)接站的工作，他從初萌手中接過(guò)了兩個(gè)牌子就跟司機(jī)上了車(chē)。在火車(chē)站的出戰(zhàn)口，他高舉著牌子眼巴巴地等了半天，也沒(méi)見(jiàn)有人向他走過(guò)來(lái)。再看看時(shí)間，自己接的那趟車(chē)顯然早就到了，這時(shí)他才仔細(xì)看了看牌子，牌子上寫(xiě)著：“接上海來(lái)京的張先生”。

　　點(diǎn)評(píng)：接站牌雖小，但接站的信息一個(gè)也不能少，接站牌上應(yīng)該寫(xiě)清來(lái)客的車(chē)次、時(shí)間、發(fā)站、來(lái)客姓名全稱以及迎接客人的單位或會(huì)議名稱。

　　(三)工作程序

　　(1)先搜集各種會(huì)議的回執(zhí)和反饋信息，掌握與會(huì)代表的名單以及飛機(jī)火車(chē)抵達(dá)的準(zhǔn)確時(shí)間，并將其編制成一目了然的表格，并統(tǒng)一協(xié)調(diào)。

　　(2)根據(jù)總表的信息，安排接站的車(chē)輛和人員。

　　(3)對(duì)安排的人員進(jìn)行培訓(xùn)和要求。

　　(4)接站人員要火手一份與會(huì)代表抵達(dá)的時(shí)間表，按分工的時(shí)間和線路迎接。

　　(5)要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，明確交通工具的班次和具體的時(shí)間地點(diǎn)，并要掌握與會(huì)議代表的聯(lián)絡(luò)方式。

　　(6)對(duì)于自備交通工具的外地與會(huì)人員，要事先通過(guò)發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)的詳細(xì)路線圖。

　　(四)注意事項(xiàng)

　　1.接站的分工和要求

　　(1)接站的分工

　　(2)接站工作的要求

　　要做到準(zhǔn)確無(wú)誤地接送，就要做好充分的準(zhǔn)備：

　?、僖莆沾淼拿麊渭暗蛛x的準(zhǔn)確時(shí)間。

　?、谝獋溆凶銐蛴玫能?chē)輛。

　?、垡辛己玫闹笓]調(diào)度，人車(chē)要值班。指揮調(diào)度要有一份代表抵離時(shí)間表。

　?、芩熊?chē)輛和人員要按時(shí)間、路線接送。

　　2.報(bào)到工作的內(nèi)容

　　報(bào)到的方式一般是要求與會(huì)者本人持會(huì)議通知親自報(bào)到。

　　為了醒目，一般在報(bào)到處周?chē)O(shè)立引導(dǎo)牌，注明報(bào)到位置。

　　(1)秘書(shū)人員應(yīng)在與會(huì)者到達(dá)報(bào)到地點(diǎn)時(shí)熱隋禮貌地接待。

　　(2)在報(bào)到處的周?chē)O(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識(shí)牌，標(biāo)明報(bào)到的具體位置。

　　(3)負(fù)責(zé)報(bào)到接待人員要熱情主動(dòng)地迎接與會(huì)者，向報(bào)到者表示歡迎，在證實(shí)報(bào)到人員身份后，將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋(包括文件、證件、餐券、住宿房間號(hào)碼、文具等)發(fā)給報(bào)到人員。

　　(4)、必要時(shí)，引導(dǎo)與會(huì)者去其住宿的房間，并簡(jiǎn)單介紹周?chē)那闆r和開(kāi)會(huì)的要求。

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