2014年五級秘書資格《會議管理》精講:預(yù)定會議室

　　預(yù)定會議室

　　(一)相關(guān)知識

　　1.會議室的分類

　　(1)外部會議室

　　外部會議室是指企業(yè)內(nèi)部會議室之外的會議場所。企業(yè)應(yīng)綜合考慮各種因素，選擇恰當(dāng)?shù)耐獠繒h室。

　　①會場位置必須讓上司和與會者方便前往。應(yīng)選擇距上司和與會者的工作地點(diǎn)均較近的地方，同時應(yīng)考慮交通便利。

　?、跁龅拇笮?yīng)與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應(yīng)有2～3平方米的活動空間比較適宜。同時應(yīng)考慮會議時間的長短，時間長的會議場地不妨大些。

　?、蹐龅匾辛己玫脑O(shè)備配置。桌椅家具、通風(fēng)設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應(yīng)該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、白板、放映設(shè)備、錄音機(jī)、投影器、計算機(jī)、麥克風(fēng)等。

　?、軋龅貞?yīng)不受外界干擾。應(yīng)盡量避開鬧市區(qū)。同時，“外界干擾”。還包括室外的各種噪音，應(yīng)將手機(jī)、呼機(jī)關(guān)閉或改為振動，并謝絕訪客參觀。因此應(yīng)在場外掛起“會議正在進(jìn)行中，謝絕參觀”的牌子，會場內(nèi)部也應(yīng)具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進(jìn)行。

　?、葸x擇會址的環(huán)境要整潔、明亮、空氣流通，并有益于會議的安全和保密。

　?、捱x擇會議地點(diǎn)應(yīng)考慮有無停車場所。

　?、邎龅刈饨璧某杀颈仨毢侠?。

　　(2)內(nèi)部會議室

　　大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，它可以減少租用外部場地和設(shè)施的費(fèi)用，內(nèi)部會議地點(diǎn)多適合內(nèi)部會議和活動。

　　2.內(nèi)部會議室的特點(diǎn)

　　企業(yè)召開會議通常以內(nèi)部會議室為首選的會議地點(diǎn)，一般只有在內(nèi)部會議室不能滿足需要或有某些特殊需求時，才考慮使用企業(yè)之外的會議場所。

　　(1)方便快捷，手續(xù)簡單

　　利用內(nèi)部會議室無需事先考察、選擇，只要向有關(guān)的行政部門提出申請，預(yù)先登記即可。參會人員可以節(jié)省路上所費(fèi)的時間，同時可兼顧正常的工作。

　　(2)節(jié)省了場地和設(shè)備的租用費(fèi)用

　　選擇企業(yè)外部會議室，會提高會議的成本，.降低企業(yè)的經(jīng)營效益。而利用內(nèi)部會議室可以提高企業(yè)自身的資產(chǎn)利用率，同時對會議所需的設(shè)備也能夠更好地控制。

　　(3)易分散注意力

　　內(nèi)部會議室易營造輕松、和諧的氣氛，但易受各種干擾因素的影響。例如，在會議中間人員進(jìn)進(jìn)出出、找人、接聽電話等，因此更需強(qiáng)調(diào)會場的要求和紀(jì)律。

　　(二)示例分析

　　某公司把自己的年終總結(jié)會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時可以兼顧觀看展覽。會議進(jìn)行中，展會中心正在進(jìn)行的某旅游項目推介的音樂與喧鬧聲不時傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后面的門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。

　　點(diǎn)評：會議的選址應(yīng)與要實現(xiàn)的會議目標(biāo)、內(nèi)容緊密相連，否則喧賓奪主的現(xiàn)象就在所難免了。

　　(三)工作程序

　　1.預(yù)定會議室的程序

　　(1)確定會議召開的時間和人數(shù)，確認(rèn)所需會議室的類型。

　　(2)申請使用會議室。

　　(3)確認(rèn)會議室已預(yù)留，并明確使用時問。

　　(4)預(yù)先調(diào)試會議所需設(shè)備。

　　會議召開前，負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

　　(5)提前到達(dá)會場分發(fā)資料和用品，并負(fù)責(zé)簽到。

　　2.內(nèi)部會議室的管理

　　(1)內(nèi)部會議室的布置

　?、僭跁h桌的每個位置前都擺放一套文具和筆記簿。

　　②會議桌旁要有足夠的椅子。室內(nèi)桌椅的安排應(yīng)視與會者人數(shù)和會議的性質(zhì)而定(演講的形式、分組的形式、設(shè)備擺放的形式)。

　?、蹜?yīng)有專門的地方供客人存放衣、帽以及其他物品。

　　(2)內(nèi)部會議室的設(shè)備

　　①為報告準(zhǔn)備好激光筆和能伸縮的指示棒，便于報告者使用和操作。

　?、谝獮槭褂冒装搴突顒赢嫾苷邷?zhǔn)備足夠的書寫筆和各色彩筆。

　?、蹜?yīng)為使用白板、活動畫架、掛圖和顯示板者準(zhǔn)備足夠的固定用的磁釘、按釘。

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