2014年秘書資格四級"會議值班"重點一覽
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安排會議值班重點:會議期間值班的內(nèi)容與意義,工作程序,及如何編排值班表。
(一)會議值班工作的內(nèi)容和意義
1、會議值班工作的內(nèi)容
(1)值班電話記錄。
(2)值班接待記錄。
(3)值班日記。
(4)做好信息傳遞。
2、會議值班的意義
會議值班起著溝通上下、聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的作用,保證了會議的順利進行。
(二)安排會議值班的工作程序
1、制定值班工作制度
(1)信息處理制度。
(2)崗位責(zé)任制度。
(3)交接班制度。
2、明確值班工作任務(wù)
(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況、文件和資料,傳遞各種信息。
(2)要加強與會議無關(guān)人員出入會場的控制。
(3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式,以便出了問題及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。
(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄。
(5)要堅守崗位,保證會議信息的暢通無阻。
(6)必要時,要負責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。
(7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。
(8)必要時,應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。
3、編制會議值班表
會議值班表應(yīng)包括以下內(nèi)容:
(1) 會議值班時間期限和具體值班時間。
(2) 會議值班人員姓名。
(3) 會議值班的地點,并在會議須知上注明會議值班室的房間號。
(4) 會議值班負責(zé)人姓名或帶班人姓名。
(5) 用簡明的文字表明值班的工作內(nèi)容。
(6) 表明人員缺勤的備用方案或替班人員的姓名。
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