2014年秘書資格二級事務管理練習題-7
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人物:秘書初萌(女)、銷售部張偉、公關(guān)部李力、天地公司職員(聲音)
物品:電腦、熱感傳真機、一份白紙打印的文件(兩頁,上有回形針),一份深色紙打印的文件(兩頁,有回形針)、一卷未拆封的傳真紙、傳真紙卷軸、一份物品領(lǐng)用申請表、兩本復印紙、筆、“庫存記錄”本
場景:秘書辦公室,要求有桌椅、電腦、傳真機、沙發(fā)、儲藏柜、電話等。
情景一
初萌身著職業(yè)裝,坐在電腦前打文件。桌面零亂,傳真機上壓著一大摞文件。(鏡頭掃過周圍環(huán)境,能夠看出電腦屏幕沒有對著門口,坐在沙發(fā)上亦無法看到屏幕)。
銷售部的張偉走進來,手里拿著一個文件夾。他從中拿出兩份文件。
張偉:“初萌,幫忙給天地公司發(fā)一份報價單。我們打了兩份,你看哪份發(fā)過去效果會更好些?”初萌:“我看看!背趺冉舆^原稿,將深色的文件還給張偉,揚著手中的文件說:“就發(fā)這份吧!你在沙發(fā)上等會兒!睆垈ピ谏嘲l(fā)上坐下。
初萌將傳真機上的文件放到桌子上。然后插上傳真機的電源,傳來報警聲,紅色報警燈閃爍,初萌看了一眼液晶顯屏,自語道:“可能沒紙了!
初萌打開傳真機,從中取出紙卷軸。轉(zhuǎn)身從儲藏柜中拿出一卷新的傳真紙,拆開包裝,順便用手指甲在紙的一面劃了一下,出現(xiàn)黑色的劃痕(特寫)。初萌將傳真紙裝好,蓋上面板。
初萌取下原稿上的回形針,磕齊后正面朝下放入傳真機中,然后拿起話筒,撥號碼。初萌:“你好!我是宏遠公司的初萌,要給你們經(jīng)理發(fā)一份傳真,請給我一個信號!(畫外音)“好的!甭犕仓袀鱽硇盘栆。初萌按下“開始”按鈕,然后放下聽筒,傳真機開始發(fā)送傳真(特寫)。
傳真發(fā)送完畢,初萌再次撥通對方電話:“你好!我是宏遠公司的初萌。請問傳真收到了嗎?字跡清楚嗎?”對方:“收到了,很清楚,謝謝!”初萌:“不客氣。再見!”對方:“再見!”(畫面淡出)
情景二
公關(guān)部的李力拿著一份“物品領(lǐng)用申請表”走進辦公室,“初萌,領(lǐng)點兒復印紙!背趺冉舆^申請表將其放在桌子上。(特寫:領(lǐng)用人、主管都未簽名,日期也未填寫)
初萌轉(zhuǎn)身去儲藏柜中拿出兩本復印紙遞給李力。李力說:“再給我們點兒筆吧,辦公室總找不到筆用!薄皼]問題!”初萌說著又拿出幾支筆遞給李力!爸x謝啊!”李力接過物品轉(zhuǎn)身走了。
初萌坐回辦公桌前,從文件夾中找出“庫存記錄”,打開,進行登記。(畫面淡出) 設為首頁
參考答案
1.秘書著裝正確,符合職業(yè)標準。對
2.辦公桌比較零亂,不整齊。錯
3.電腦放置位置符合要求(屏幕背對門口,背對沙發(fā))。對
4.不應在傳真機上放置任何其他東西。錯
5.選擇原稿正確,白色或淺色的紙發(fā)送效果好。對
6.應提前接通電源,做好工作準備。錯
7.能夠正確處理傳真機報警故障。對
8.能夠區(qū)分傳真紙的正反面。對
9.能夠正確安裝記錄紙。對
10.能夠檢查原稿,取下回形針。對
11.能夠正確放置發(fā)送原稿。對
12.電話用語正確。對
13.發(fā)送傳真過程正確。對
14.能夠?qū)髡孢M行確認。對
15.領(lǐng)用物品需要填寫申請表。錯
16.物品領(lǐng)用申請表中主管、領(lǐng)用人等未簽字。錯
17.物品領(lǐng)用申請表中未填寫日期。錯
18.發(fā)放物品的名稱與數(shù)量必須與申請表中一致,不得任意增加。錯
19.能夠及時更新庫存記錄。對
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