2014年秘書資格五級輔導(dǎo):辦公自動化

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　　辦公自動化重點:了解計算機(jī)硬件的分類、結(jié)構(gòu)和功能;會簡單使用Windows 98;了解辦公常用設(shè)備的分類、結(jié)構(gòu)和功能。

　　1.認(rèn)識主機(jī)

　　主機(jī)是由機(jī)箱和機(jī)箱中的組件構(gòu)成的。機(jī)箱中的主要組件有電源、CPU、主板、內(nèi)存條、硬盤、光驅(qū)、軟驅(qū)、顯示卡和聲卡等。

　　2.認(rèn)識顯示器

　　顯示器是計算機(jī)的窗口，是重要的輸出設(shè)備之一，通過顯示器可以直觀地看到對計算機(jī)的操作過程以及計算機(jī)針對操作作出的反應(yīng)。

　　3.認(rèn)識鍵盤

　　鍵盤是計算機(jī)最主要的輸入設(shè)備，可以輸入英文、漢字、數(shù)字等。常見的鍵盤主要有機(jī)械式和電容式兩種，最常用的鍵盤多是電容式的。

　　4.安裝中文Windows 98

　　(1)中文windows 98運行的基本環(huán)境。

　　(2)從Windows 95升級到中文Windows 98。

　　(3)從DOS下安裝中文Windows 98。

　　(4)中文Windows 98的安裝過程。

　　(5)制作啟動盤。

　　(6)卸載中文Windows 98。

　　5.中文Windows 98資源管理系統(tǒng)

　　Windows 98是采用樹形結(jié)構(gòu)，以文件夾的形式來組織和管理文件的。中文Windows 98中的資源管理器給廣大用戶帶來了極大的方便，使用戶對文件夾的組織和管理更加快捷。

　　6.打印機(jī)

　　目前的打印機(jī)主要分為針式打印機(jī)、噴墨打印機(jī)和激光打印機(jī)3種。

　　(1)針式打印機(jī)耐用，耗材便宜，可以打印多種類型的紙張，還可以打印多層紙，但其打印速度慢、噪聲大。需要經(jīng)常更換的耗材是色帶。

　　(2)噴墨打印機(jī)價格低，打印效果優(yōu)于針式打印機(jī)，噪聲小，但打印速度慢、耗材貴。需要經(jīng)常更換的耗材是墨盒。

　　(3)激光打印機(jī)在各種打印機(jī)中打印效果最好，打印速度最快，噪聲小，但價格高。需要經(jīng)常更換的耗材是硒鼓。

　　7.掃描儀

　　掃描儀的形式：

　　(1)按顏色分為黑白掃描儀和彩色掃描儀。

　　(2)按掃描方式分為手持掃描儀和平板掃描儀。手持掃描儀的價格低，但使用不方便。

　　平板掃描儀的效果要好很多，所以在辦公室中被廣泛使用。

　　8.數(shù)碼相機(jī)

　　數(shù)碼相機(jī)可以看作是普通照相機(jī)和掃描儀的結(jié)合體，它是光、機(jī)、電一體化的產(chǎn)品，其核心部件是CCD(電荷耦合器件)圖像傳感器。

　　數(shù)碼相機(jī)在日常使用時有一定的注意事項，日常的保養(yǎng)也很重要。

　　9.傳真機(jī)

　　傳真是現(xiàn)代圖像通信的重要組成部分，它是目前采用公用電話網(wǎng)傳送并記錄圖文真跡的唯一方法，這也是它應(yīng)用廣泛的一個重要原因。

　　不同類型的傳真機(jī)操作步驟也不一樣，但傳真機(jī)的操作仍可歸納為傳真準(zhǔn)備、試運行、發(fā)送和接收4個基本步驟。

　　傳真機(jī)是常用的辦公設(shè)備之一，所以秘書人員應(yīng)該掌握一些傳真機(jī)的工作原理和一般故障的解決方法。

　　10.復(fù)印機(jī)

　　靜電復(fù)印機(jī)的操作步驟為預(yù)熱、放置原稿、設(shè)定份數(shù)、設(shè)定復(fù)印倍數(shù)、選擇復(fù)印紙尺寸、調(diào)節(jié)復(fù)印濃度，最后放紙開始復(fù)印。

　　使用復(fù)印機(jī)時要注意防高溫、防塵、防霧、防陽光直射，同時要保證通風(fēng)換氣。

　　秘書人員應(yīng)該掌握一些復(fù)印機(jī)維護(hù)、保養(yǎng)的方法。

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