2014年秘書資格三級考試工作務(wù)實題的技巧整理3

　　便 條

　　汪洋：

　　一些員工對信息存儲過程不 太了解，時常將公司活動中形成的信息材料往文件柜中一放了事，沒有進(jìn)行信息登記和編碼。為了使公司信息存儲規(guī)范合理，請你擬寫一份有關(guān)信息登記和編碼的書面材料，在下周三下午由你向員工作介紹。

　　行政經(jīng)理 劉小紅

　　2005年11月21日

　　參考答案：

　　1、登記：

　　(1)登記的含義：登記即建立信息的完整記錄。

　　(2)登記分為兩種類型;

　�、倏偫ǖ怯洠瑢Υ鎯π畔�按批分類登記;

　�、趥�別登記，按信息存儲順序逐件登記。

　　(3)登記形式有兩種：卡片式登記、薄冊式登記。

　　2、編碼：

　　(1)編碼要求;編碼結(jié)構(gòu)應(yīng)表示出信息的組成方式及關(guān)系。

　　(2)編碼步驟;分析所有預(yù)編的信息;選擇最佳的編碼方法;確定數(shù)碼的位數(shù)

　　(3)編碼的兩種方法：

　　①順序編碼法，按信息發(fā)生的先后順序或統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)編碼;

　　②分組編碼法，利用十進(jìn)位阿拉伯?dāng)?shù)字，按后續(xù)數(shù)字來分別信息的大、小類。

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