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2014年秘書(shū)資格五級(jí)考試"會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)"重點(diǎn)詳解

更新時(shí)間:2014-01-13 17:41:59 來(lái)源:|0 瀏覽0收藏0
摘要 會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)大致重點(diǎn):掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng),能夠擬寫(xiě)帶回執(zhí)的會(huì)議通知;掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放;

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  “會(huì)議與商務(wù)活動(dòng)”鑒定大致重點(diǎn):掌握發(fā)送會(huì)議通知的方法及注意事項(xiàng),能夠擬寫(xiě)帶回執(zhí)的會(huì)議通知;掌握各種會(huì)議證件的制發(fā)和會(huì)議文件資料的發(fā)放;了解與會(huì)人員的接站、報(bào)到、簽到工作的基本內(nèi)容和程序;做好會(huì)議的善后工作,包括安排與會(huì)人員返程、會(huì)議文件資料的清退及會(huì)議室的整理。 掌握會(huì)見(jiàn)與會(huì)談、開(kāi)放參觀準(zhǔn)備工作的內(nèi)容及活動(dòng)的基本程序;商務(wù)旅行準(zhǔn)備工作的主要內(nèi)容。熟悉會(huì)議構(gòu)成的要素;會(huì)議的種類(lèi)與作用;內(nèi)部會(huì)議室的預(yù)訂方法。

  重點(diǎn)詳解:

  1、會(huì)議是人類(lèi)群體有組織的會(huì)晤、議事行為或過(guò)程。會(huì)議構(gòu)成要素可分為基本要素(會(huì)議目的、召開(kāi)時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、主持者、與會(huì)者、主題、議題、日程)和選擇要素(會(huì)議名稱(chēng)、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書(shū)機(jī)構(gòu)、經(jīng)費(fèi)、文件材料、專(zhuān)用設(shè)備工具、各種消耗材料等)

  2、會(huì)議種類(lèi)

  (1)按組織類(lèi)型可分為內(nèi)部會(huì)議或外部會(huì)議,正式會(huì)議和非正式會(huì)議

  (2)按時(shí)間方面的規(guī)定性可分為定期和不定期兩類(lèi)

  (3)按出席對(duì)象可分為聯(lián)席會(huì)、內(nèi)部會(huì)、代表會(huì)、群眾會(huì)

  (4)按功能性質(zhì)可分為法定性會(huì)議、決策性會(huì)議、執(zhí)行性會(huì)議、告知性會(huì)議、學(xué)術(shù)性會(huì)議、顯示性會(huì)議

  (5)按議題性質(zhì)可分為專(zhuān)業(yè)性、專(zhuān)題性、綜合性等

  (6)按規(guī)模可分為特大型、大型、中型、小型

  (7)按會(huì)議采用的方式手段可分為常規(guī)會(huì)、廣播會(huì)、電話會(huì)、電視會(huì)等

  (8)按與會(huì)者的國(guó)籍及議題可分為國(guó)內(nèi)會(huì)議和國(guó)際會(huì)議

  3、公司常見(jiàn)會(huì)議的各類(lèi)與作用

  (1)經(jīng)理例會(huì)

  (2)部門(mén)員工例會(huì)

  (3)股東會(huì)*(P3)

  (4)董事會(huì)

  (5)公司年會(huì)

  (6)客戶咨詢會(huì)

  (7)產(chǎn)品展銷(xiāo)定貨會(huì)

  (8)業(yè)務(wù)洽談會(huì)

  (9)新產(chǎn)品新聞發(fā)布會(huì)

  4、發(fā)送會(huì)議通知

  (1)發(fā)送方法或形式:口頭通知和書(shū)面通知、正式通知和非正式通知。

  (2)發(fā)送內(nèi)容

  會(huì)議通知的主要內(nèi)容:被通知部門(mén)、人員、職務(wù)、通知事由、會(huì)議時(shí)間、會(huì)議地點(diǎn)、出席對(duì)象或范圍、會(huì)議程序、議事內(nèi)容、注意事項(xiàng)、公司全稱(chēng)、通知部門(mén)、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。

  1)會(huì)議相關(guān)材料:預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其他需讓與會(huì)者事先了解的情況。

  2)回復(fù)時(shí)需要的信封、郵票等。需要回復(fù)的會(huì)議通知或預(yù)備通知中可加入明信片,上面應(yīng)注明本公司的公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名等。

  3)會(huì)議中使用的有關(guān)票據(jù)。

  4)附說(shuō)明或回執(zhí)單,要求與會(huì)者告知具體的到達(dá)和返程日期,標(biāo)明交通工具及線路。

  (3)發(fā)送通知程序(P8)

  (4)發(fā)送會(huì)議通知的注意事項(xiàng)

  1)明確會(huì)議通知發(fā)送對(duì)象。

  2)落實(shí)發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)。

  3)對(duì)書(shū)面會(huì)議通知的地址、郵編要填寫(xiě)正確。

  (5)處理回執(zhí)

  1)回執(zhí)一定要注明寄回的截止時(shí)間。

  2要明確會(huì)議組織者所需了解的重要信息。

  3)回執(zhí)寄回后要認(rèn)真統(tǒng)計(jì),及時(shí)確認(rèn)。

  5、會(huì)議的各種準(zhǔn)備工作

  (1)制作姓名卡片、會(huì)議證件、會(huì)議指示標(biāo)識(shí)的方法

  會(huì)議證件的作用:證明身份、保證會(huì)議安全、統(tǒng)計(jì)到會(huì)人數(shù)、維持會(huì)議程序

  會(huì)議指示標(biāo)識(shí)分為標(biāo)識(shí)牌、區(qū)域圖、名簽與臺(tái)簽

  1)內(nèi)容設(shè)計(jì)上有會(huì)議名稱(chēng)、與會(huì)者姓名、稱(chēng)呼、身份、組織名稱(chēng)。

  2)重要的大型會(huì)議要貼本人照片,并加蓋印章。

  3)證件的形式應(yīng)反映出會(huì)議的內(nèi)容

  4)應(yīng)區(qū)分與會(huì)者的身份。會(huì)議證件有類(lèi)型主要有代表證、列席證、工作證、記者證、來(lái)賓證

  5)應(yīng)在會(huì)議的接待區(qū)向與會(huì)人員發(fā)放姓名卡片,在主席臺(tái)放置臺(tái)簽式姓名卡片

  6)注意會(huì)議證件中的文化理念

  (2)會(huì)議文件資料發(fā)放的基本方法

  1)按照與會(huì)者名單,準(zhǔn)備好每人一個(gè)文件袋。

  2)分發(fā)重要文件要編號(hào)、登記,保密文件要注明密級(jí)。

  3)征求意見(jiàn)稿或保密文件應(yīng)附文件清退目錄。

  4)適時(shí)適量。

  5)內(nèi)容重要又需要事先送達(dá)與會(huì)者的文件,可派專(zhuān)人遞送或用傳真、特快專(zhuān)遞送達(dá)。

  (3)會(huì)議所需用品和設(shè)備的準(zhǔn)備

  1)準(zhǔn)備會(huì)議所需物品要盡量考慮全面,有備無(wú)患。

  2)會(huì)議用品和設(shè)備的類(lèi)型分為必備用品和特殊用品。

  (4)預(yù)訂內(nèi)部會(huì)議室的方法

  1)要打出一定的提前量,在確定準(zhǔn)確的會(huì)期后,應(yīng)盡早預(yù)訂。

  2)在使用的前一天,一定要再次落實(shí)。

  3)會(huì)議室的大小、格局、設(shè)備的配備與會(huì)議的人數(shù)、性質(zhì)和類(lèi)型相匹配。

  4)留有足夠的自由使用空間,會(huì)議之間的間隔不宜太緊。

  5)事先查看會(huì)議議程,了解會(huì)議是否需要音像輔助設(shè)備,并事先將設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。

  (6)會(huì)議住宿工作

  (5)接站報(bào)到工作的主要步驟

  1)掌握與會(huì)者到達(dá)的時(shí)間和聯(lián)系方式。

  2)備有足夠的車(chē)輛和接待人員。

  3)有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng),人車(chē)要值班。

  4)所有車(chē)輛和人員要按時(shí)間、路線接送

  5)如設(shè)接待站要制作醒目的牌子或橫幅,表明“××公司接待處”的字樣;并設(shè)立引導(dǎo)牌或標(biāo)識(shí)牌,表明報(bào)到的具體位置。

  6)事先準(zhǔn)備好文件袋發(fā)給報(bào)到人員。

  (6)會(huì)議簽到和引導(dǎo)工作

  會(huì)議簽到包括迎賓、簽到登記、交費(fèi)、領(lǐng)取會(huì)議資料和各種票證

  會(huì)議簽到方式:

  1)小型會(huì)議可由秘書(shū)逐一進(jìn)行簽到。

  2)大型會(huì)議可用簽到卡或電子簽到機(jī)進(jìn)行簽到。

  3)準(zhǔn)備好登記本、簽字筆等用具,必要時(shí)準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。

  4)按禮儀規(guī)范引導(dǎo)與會(huì)者入場(chǎng)。

  簽到工作程序(P28)

  引導(dǎo)與會(huì)人員就座的方法(P28)

  (7)會(huì)議接待的基本程序

  1)迎接

  2)會(huì)議簽到和引導(dǎo)

  3)安排合影

  4)引領(lǐng)會(huì)議嘉賓進(jìn)入會(huì)場(chǎng)或登上主席臺(tái)

  5)會(huì)議結(jié)束后送別

  6、會(huì)議的善后工作

  (1)安排與會(huì)人員返程工作

  1)征詢與會(huì)人員要求并進(jìn)行登記。

  2)預(yù)訂車(chē)、船、機(jī)票

  3)分發(fā)返程票

  4)結(jié)清會(huì)議經(jīng)費(fèi),開(kāi)好發(fā)票,提醒歸還物品,避免遺忘物品,準(zhǔn)備資料袋及幫助搬運(yùn)等。

  5)安排車(chē)輛送站,分批送站,調(diào)配車(chē)輛

  6)安排暫留人員。

  (2)會(huì)議文件資料清退的方法

  1)小型內(nèi)部會(huì)議可在會(huì)議結(jié)束時(shí)請(qǐng)與會(huì)者將文件放在桌上,由文秘人員統(tǒng)一收集或由文秘人員在會(huì)議室門(mén)口收集。

  2)大中型會(huì)議可提前發(fā)出清退目錄,先由與會(huì)者個(gè)人清理,再統(tǒng)一交秘書(shū)處或下發(fā)收集目錄,限時(shí)交退。

  (3)整理會(huì)議室:將會(huì)議室整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

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