2014年秘書資格三級(jí)章節(jié)復(fù)習(xí)筆記之第四章:錄像答題

　　錄像答題

　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業(yè)裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時(shí)，注意：①電話要在鈴響三聲內(nèi)接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時(shí)間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對(duì)好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因?yàn)槔习宄茨?，賭氣泄密。

　　(一)關(guān)于商務(wù)活動(dòng)中的簽字儀式

　　注意：迎客：秘書在大門口迎接，領(lǐng)導(dǎo)在會(huì)議室等待迎接;客人應(yīng)坐在右邊;簽字廳應(yīng)整潔干凈;簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，桌布應(yīng)為綠色;實(shí)現(xiàn)應(yīng)準(zhǔn)備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國(guó)旗;入座座位，助簽人應(yīng)在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念，注意站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意：不談?wù)?、宗?不問婚否;身子預(yù)言：注意OK在不同國(guó)家的意思不同。

　　(二)宴請(qǐng)

　　注意：場(chǎng)地的選擇;點(diǎn)菜時(shí)要注意對(duì)方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;關(guān)于在宴請(qǐng)的過程中出現(xiàn)的一些聊天注意事項(xiàng);可能涉及到招標(biāo)書的準(zhǔn)備工作和投標(biāo)，注意其日期;秘書要為上司準(zhǔn)備好信息資料;電話保密工作;會(huì)議通知包括哪些內(nèi)容;管理上司日志時(shí)，若上司日志發(fā)生變化，則應(yīng)當(dāng)先調(diào)整上司日志，再調(diào)整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對(duì)方，并致歉。

　　(三)有關(guān)商務(wù)旅行

　　注意：做好出行前的準(zhǔn)備，擬定出訪方案;包括意圖和目的，出訪時(shí)間、地點(diǎn)和路線，費(fèi)用情況和簡(jiǎn)單要求等。準(zhǔn)備好后要想上司匯報(bào)。召開全體出訪人員預(yù)備會(huì)，給上司提醒。

　　(四)有關(guān)溝通：可能員工家屬來鬧事

　　秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待，如倒水等;如果對(duì)方著急，秘書不可以急，應(yīng)該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對(duì)方說話時(shí)，不能出現(xiàn)有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下，不能說出領(lǐng)導(dǎo)的電話和地址。對(duì)方提出一些要求，秘書要向上級(jí)請(qǐng)示;若上級(jí)正在開會(huì)或接待他人，秘書不能直接進(jìn)去向領(lǐng)導(dǎo)說，而應(yīng)寫成便條形式，把領(lǐng)導(dǎo)叫出來匯報(bào)。領(lǐng)導(dǎo)在未吱聲的情況下，秘書不應(yīng)該說出該如何如何決定

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