全國(guó)版會(huì)計(jì)從業(yè)《電算化》第4章第2節(jié)（上）：電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程

　　第二節(jié)　電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理流程(上)

　　一、總體框架

　　(一)總體結(jié)構(gòu)

　　本套會(huì)計(jì)電算化教材所涉及到的模塊為總賬、財(cái)務(wù)報(bào)表、工資、應(yīng)收、應(yīng)付、固定資產(chǎn)系統(tǒng)。

　　(二)企業(yè)賬套建立及系統(tǒng)啟用基本操作

　　1.操作流程

　　企業(yè)建賬的工作流程如圖所示。為了方便操作，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)В脕?lái)引導(dǎo)用戶的建賬過(guò)程。

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　　二、系統(tǒng)管理操作

　　(一)系統(tǒng)管理使用者

　　鑒于系統(tǒng)管理模塊在整個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中的地位和重要性，因此，對(duì)系統(tǒng)管理模塊的使用系統(tǒng)予以嚴(yán)格控制。系統(tǒng)只允許以兩種身份注冊(cè)進(jìn)入系統(tǒng)管理。一是以系統(tǒng)管理員(admin)的身份，二是以賬套主管的身份。

　　1.以系統(tǒng)管理員的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理

　　系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個(gè)應(yīng)用系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管理該系統(tǒng)中所有的賬套。以系統(tǒng)管理員身份注冊(cè)進(jìn)入，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出(恢復(fù)和備份)，設(shè)置操作員和權(quán)限，監(jiān)控系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程，清除異常任務(wù)等。

　　系統(tǒng)管理員是系統(tǒng)中權(quán)限最高的操作員，他要對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全和運(yùn)行安全負(fù)責(zé)。通用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中一般預(yù)置默認(rèn)的系統(tǒng)管理員及口令，企業(yè)在正確安裝應(yīng)用系統(tǒng)后，應(yīng)該及時(shí)更改系統(tǒng)管理員的密碼，以保障系統(tǒng)的安全性。

　　2.以賬套主管的身份注冊(cè)系統(tǒng)管理

　　賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對(duì)所管理的賬套進(jìn)行修改、對(duì)年度賬的管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以及各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn))，以及該賬套操作員權(quán)限的設(shè)置。

　　(二)啟動(dòng)與注冊(cè)系統(tǒng)管理

　　例4-1：

　　以系統(tǒng)管理員(admin)的身份啟動(dòng)并注冊(cè)系統(tǒng)管理。

　　(三)增加操作員

　　操作員是指有權(quán)登錄系統(tǒng)并對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行操作的人員。每次注冊(cè)或登錄系統(tǒng)，都要進(jìn)行操作員身份的合法性檢查。操作員及權(quán)限管理提供了按照預(yù)先設(shè)定的崗位分工進(jìn)行授權(quán)、分權(quán)功能，只有進(jìn)行嚴(yán)格的操作分工和權(quán)限控制，才可能一方面避免與業(yè)務(wù)無(wú)關(guān)人員對(duì)系統(tǒng)的操作，另一方面對(duì)系統(tǒng)所含的各個(gè)子產(chǎn)品的操作進(jìn)行協(xié)調(diào)，以保證系統(tǒng)的安全與保密。

　　只有系統(tǒng)管理員有權(quán)限增加操作員。增加系統(tǒng)操作員時(shí)，必須明確以下關(guān)于操作員的特征信息：編號(hào)、姓名、口令和所屬部門。

　　例4-2：

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　　(四)建立賬套

　　建立賬套是企業(yè)應(yīng)用會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的首要環(huán)節(jié)，其中涉及很多與日后核算相關(guān)的內(nèi)容。為了方便操作，會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中大都設(shè)置了建賬向?qū)?，用?lái)引導(dǎo)用戶的建賬過(guò)程。建立企業(yè)賬套時(shí)，需要向系統(tǒng)提供以下表征企業(yè)特征的信息，歸類如下：

　　(1)賬套基本信息：包括賬套號(hào)、賬套名稱、賬套啟用日期及賬套路徑。

　　由于在一個(gè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中，可以建立多個(gè)企業(yè)賬套，因此必須設(shè)置賬套號(hào)作為區(qū)分不同賬套數(shù)據(jù)的唯一標(biāo)識(shí)。

　　賬套名稱一般用來(lái)描述賬套的基本特性，可以輸入核算單位簡(jiǎn)稱或用該賬套的用途命名。賬套號(hào)與賬套名稱是一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系，共同來(lái)代表特定的核算賬套。

　　賬套路徑用來(lái)指明賬套在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的存放位置，為方便用戶，應(yīng)用系統(tǒng)中一般預(yù)設(shè)一個(gè)存儲(chǔ)位置，稱其為默認(rèn)路徑，但允許用戶更改。

　　賬套啟用日期用于規(guī)定該企業(yè)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的起點(diǎn)，一般要指定年、月。啟用日期在第一次初始設(shè)置時(shí)設(shè)定，一旦啟用不可更改。在確定賬套啟用日期的同時(shí)，一般還要設(shè)置企業(yè)的會(huì)計(jì)期間，即確認(rèn)會(huì)計(jì)月份的起始日期和結(jié)賬日期。

　　(2)核算單位基本信息：包括企業(yè)名稱、簡(jiǎn)稱、地址、郵政編碼、法人、通訊方式等。

　　在以上各項(xiàng)信息中，單位全稱是必須項(xiàng)，因?yàn)榘l(fā)票打印時(shí)要使用企業(yè)全稱，其余情況全部使用企業(yè)的簡(jiǎn)稱。

　　(3)賬套核算信息：包括記賬本位幣、行業(yè)性質(zhì)、企業(yè)類型、賬套主管、編碼規(guī)則、數(shù)據(jù)精度等。

　　記賬本位幣是企業(yè)必須明確指定的，通常系統(tǒng)默認(rèn)為人民幣，很多軟件也提供以某種外幣作為記賬本位幣的功能。為了滿足多幣種核算的要求，系統(tǒng)都提供設(shè)置外幣及匯率的功能。

　　企業(yè)類型是區(qū)分不同企業(yè)業(yè)務(wù)類型的必要信息，選擇不同的企業(yè)類型，系統(tǒng)在業(yè)務(wù)處理范圍上有所不同。

　　行業(yè)性質(zhì)表明企業(yè)所執(zhí)行的會(huì)計(jì)制度。行業(yè)性質(zhì)的選擇將決定企業(yè)用到的一級(jí)會(huì)計(jì)科目。企業(yè)從方便使用出發(fā)，系統(tǒng)一般內(nèi)置不同行業(yè)的一級(jí)科目和部分常用二級(jí)科目供用戶選擇使用，在此基礎(chǔ)上，用戶可以根據(jù)本單位的實(shí)際需要增設(shè)或修改必要的明細(xì)核算科目。

　　編碼方案，又叫編碼規(guī)則，是對(duì)企業(yè)關(guān)鍵核算對(duì)象進(jìn)行分類級(jí)次及各級(jí)編碼長(zhǎng)度的指定，以便于用戶進(jìn)行分級(jí)核算、統(tǒng)計(jì)和管理。編碼方案設(shè)置包括級(jí)次和級(jí)長(zhǎng)的設(shè)定。級(jí)次是指編碼共分幾級(jí)，級(jí)長(zhǎng)是指每級(jí)編碼的位數(shù)。可設(shè)置編碼方案的內(nèi)容一般包括科目編碼、存貨分類編碼、地區(qū)分類編碼、客戶分類編碼、供應(yīng)商分類編碼、部門編碼和結(jié)算方式編碼等。編碼方案的設(shè)置取決于核算單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的復(fù)雜程度、核算與統(tǒng)計(jì)要求。

　　以會(huì)計(jì)科目編碼為例，如果在確定編碼方案時(shí)，設(shè)置會(huì)計(jì)科目編碼規(guī)則為4-2-2，意味著企業(yè)會(huì)計(jì)科目編碼共分四級(jí)，一級(jí)會(huì)計(jì)科目為4位，二級(jí)會(huì)計(jì)科目為2位，三級(jí)會(huì)計(jì)科目編碼也為2位。那么在建立會(huì)計(jì)科目時(shí)，就需要遵從以上設(shè)置原則，如銀行存款各級(jí)科目編碼示意如下：

　　科目名稱：銀行存款-中行-人民幣

　　科目級(jí)次： 一級(jí) 二級(jí) 三級(jí)

　　科目編碼： 1002 01 01

　　編碼規(guī)則： 4-2-2

　　數(shù)據(jù)精度：是指定義數(shù)據(jù)的保留小數(shù)位數(shù)。在會(huì)計(jì)核算過(guò)程中，由于各企業(yè)對(duì)數(shù)量、單價(jià)的核算精度要求不一致，有必要明確定義主要數(shù)量、金額的小數(shù)保留位數(shù)，以保證數(shù)據(jù)處理的一致性。

　　例4-3：

　　(1)賬套信息

　　賬套號(hào)：888;賬套名稱：北京新瑞科技有限公司;采用默認(rèn)賬套路徑;啟用會(huì)計(jì)期：2011年1月;會(huì)計(jì)期間設(shè)置：1月1日至12月31日。

　　(2)單位信息

　　單位名稱：北京新瑞科技有限公司;單位簡(jiǎn)稱：新瑞科技。

　　(3)核算類型

　　該企業(yè)的記賬本位幣為人民幣(RMB);企業(yè)類型為工業(yè);行業(yè)性質(zhì)為2007年新會(huì)計(jì)準(zhǔn)則;賬套主管為陳力;按行業(yè)性質(zhì)預(yù)置科目。

　　(4)基礎(chǔ)信息

　　該企業(yè)有外幣核算，進(jìn)行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理時(shí)，需要對(duì)存貨、客戶、供應(yīng)商進(jìn)行分類。

　　(5)分類編碼方案

　　科目編碼級(jí)次：4222

　　其他：默認(rèn)

　　(6) 數(shù)據(jù)精度

　　該企業(yè)對(duì)存貨數(shù)量、單價(jià)小數(shù)位定為2。

　　(7)系統(tǒng)啟用

　　“總賬”模塊的啟用日期為“2011年1月1日”。

　　(五)權(quán)限分配

　　根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制的要求，系統(tǒng)操作員要有嚴(yán)格的崗位分工，不能越權(quán)操作。權(quán)限設(shè)置就是對(duì)允許登錄系統(tǒng)的操作員規(guī)定操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作的行為發(fā)生。

　　系統(tǒng)管理員和賬套主管，兩者都有權(quán)設(shè)置操作員的權(quán)限。所不同的是，系統(tǒng)管理員可以指定或取消某一操作員為一個(gè)賬套的主管，也可以對(duì)系統(tǒng)內(nèi)所有賬套的操作員進(jìn)行授權(quán);而賬套主管的權(quán)限局限于他所管轄的賬套，在該賬套內(nèi)，賬套主管默認(rèn)擁有全部操作權(quán)限，可以針對(duì)本賬套的操作員進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。

　　賬套主管自動(dòng)擁有所在模塊的所有操作權(quán)限。

　　例4-4：

　　(1)陳力--賬套主管

　　負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件運(yùn)行環(huán)境的建立，以及各項(xiàng)初始設(shè)置工作;負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)軟件的日常運(yùn)行管理工作，監(jiān)督并保證系統(tǒng)的有效、安全、正常運(yùn)行;負(fù)責(zé)總賬系統(tǒng)的憑證審核、記賬、賬簿查詢、月末結(jié)賬工作;負(fù)責(zé)報(bào)表管理及其財(cái)務(wù)分析工作。

　　具有系統(tǒng)所有模塊的全部權(quán)限。

　　(2)李南―出納

　　負(fù)責(zé)現(xiàn)金、銀行賬管理工作。

　　具有“總賬-出納簽字”權(quán)限，具有“現(xiàn)金管理”的全部操作權(quán)限。

　　(3)劉陽(yáng)―會(huì)計(jì)

　　負(fù)責(zé)總賬系統(tǒng)的憑證管理工作、客戶往來(lái)和供應(yīng)商往來(lái)管理工作及報(bào)表管理工作。

　　具有“總賬”、“往來(lái)”、“財(cái)務(wù)報(bào)表”的全部權(quán)限。