四級秘書職業(yè)資格考試講義總結(jié)：辦公室事務與管理（1）

　　辦公室事務與管理

　　鑒定要點與重點提示

　　一、鑒定要點

　　掌握對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查的方法;做好信息的保密工作;能夠處理日常辦公事務，如安排值班、履行報銷手續(xù)、零用錢的管理、印章及介紹信的管理;辦公設備和辦公用品的發(fā)放和管理;編制時間表的方法;管理領導和自己的工作日志;熟悉文書形成與處理的基本程序。

　　二、重點提示

　　1.對辦公環(huán)境和辦公設備進行安全檢查，改進辦公環(huán)境

　　(1)安全檢查的方法

　　1)確定檢查周期。

　　2)發(fā)現(xiàn)隱患，在職責范圍內(nèi)排除或減少危險。

　　3)發(fā)現(xiàn)個人職權無法排除的危險，有責任和義務報告、跟進、直到解決。

　　4)發(fā)現(xiàn)隱患，認真填寫“隱患記錄及處理表”。

　　(2)健康、安全的辦公環(huán)境的基本要求

　　1)建筑堅固安全、光線充足、溫度適宜、布局注意通風。

　　2)辦公室空間適當、噪聲要低。

　　3)辦公用品和設備要滿足工作、安全要求。

　　4)設置相應的消防設施和設備。

　　5)飲用水符合健康安全要求

　　2.做好信息的保密工作

　　(1)口頭信息的安全保密工作

　　1)不要在組織內(nèi)部、外部談論被告知的有關單位的保密信息。

　　2)在沒有確認對方身份前，不要通過電話、手機、答錄機等給出保密信息。

　　3)只向來訪者提供組織允許提供的信息。

　　4)按會議要求傳達會議信息。

　　(2)紙面信息的安全保密工作

　　1)接收保密文件要登記，傳閱保密文件要簽收，保存保密信息要歸類，攜帶保密文件要放在文件夾或文件盒中。

　　2)離開辦公室時，要把保密文件鎖入抽屜或柜子;用郵件發(fā)送保密信息要注有“秘密或保密”;高密級信息由工作人員親自送交收件人。

　　3)當傳真保密信息時，應使用具有保密功能的接收設備或要求接收人等候在傳真機旁。

　　4)極為重要但不經(jīng)常使用的紙面信息可制成微縮膠片，保存到銀行保險柜里;不再需要的保密文件要銷毀

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