解析招標(biāo)采購流程再造和風(fēng)險(xiǎn)管理

　　招標(biāo)流程再造是指以國家現(xiàn)行的招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)尤其是2012年實(shí)施的《招標(biāo)投標(biāo)法實(shí)施條例》為依據(jù)，以規(guī)范招標(biāo)操作程序?yàn)槭侄?，加?qiáng)招標(biāo)流程重要節(jié)點(diǎn)的控制，圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，實(shí)施流程再造，目的在于降低企業(yè)運(yùn)營風(fēng)險(xiǎn)。

　　一、實(shí)施步驟

　　(一)建立一套完整的招標(biāo)流程體系

　　首先從企業(yè)的最高主管部門開始，然后自上而下地逐級確定流程職責(zé)。在上下級之間建立一種“流程―職責(zé)”的關(guān)系，上下級之間明確各自的權(quán)責(zé)及流程風(fēng)險(xiǎn)控制節(jié)點(diǎn)，按照流程順序順推下去，直至作業(yè)層的作業(yè)目標(biāo)得以實(shí)現(xiàn)，從而構(gòu)成一種一環(huán)扣一環(huán)的完善的招標(biāo)流程。

　　(二)細(xì)化風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)控制

　　招標(biāo)流程體系建立后，為了便于操作，在付諸實(shí)施前，要將招標(biāo)流程的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)控制加以細(xì)化。完成合同管理，招標(biāo)技術(shù)參數(shù)審核，開評標(biāo)階段，招標(biāo)監(jiān)督，中標(biāo)通知書的發(fā)放，國債、國補(bǔ)、省市重點(diǎn)項(xiàng)目子流程的規(guī)范完善等環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)控制，招標(biāo)流程體系才算完成。細(xì)化風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)控制是招標(biāo)流程與實(shí)際操作之間的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，也是招標(biāo)流程得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)。

　　(三)組織實(shí)施

　　流程已經(jīng)確立，公司管理層、各部門工作人員根據(jù)流程對自己進(jìn)行定位，按照流程規(guī)定的工作順序，一步步完成自己的工作。而上級管理者可以放手將自己的權(quán)力交給下級成員，自己則重點(diǎn)抓好綜合管理工作。而完成流程所規(guī)定的工作，還要靠上級管理者的協(xié)調(diào)、幫助以及創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的良好工作環(huán)境。

　　(四)激勵、考核和評價(jià)

　　要相應(yīng)出臺嚴(yán)格的管理制度，建立激勵、考核和評價(jià)體系，建立起完整而有效的流程，并不斷調(diào)整優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，以保證流程的順利執(zhí)行。建立自我評價(jià)提升機(jī)制，分析各項(xiàng)操作規(guī)范的合法性、可行性，認(rèn)真總結(jié)采取的措施、方法和經(jīng)驗(yàn)，并針對具體問題出具分析報(bào)告，不斷優(yōu)化規(guī)范、優(yōu)化流程。

　　二、在實(shí)施過程中應(yīng)做好的幾項(xiàng)工作

　　(一)做好風(fēng)險(xiǎn)控制管理的基礎(chǔ)工作

　　1.建立管理協(xié)調(diào)小組。建立招標(biāo)流程再造管理協(xié)調(diào)小組，小組負(fù)責(zé)人由主要領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，并構(gòu)建制度體系，制定相關(guān)配套措施，明確實(shí)施者之間的相互分工，為項(xiàng)目的具體實(shí)施提供各項(xiàng)保障。

　　2.注重企業(yè)文化層面建設(shè)。大力宣傳流程再造的現(xiàn)實(shí)意義和必要性，統(tǒng)一思想，統(tǒng)一認(rèn)識。深入對標(biāo)企業(yè)調(diào)研、學(xué)習(xí)，效仿榜樣，取長補(bǔ)短。建立信息資料庫，加強(qiáng)信息資料收集、分析和整理，準(zhǔn)確掌握對標(biāo)企業(yè)和有關(guān)競爭對手管理創(chuàng)新的相關(guān)信息。

　　3.建立流程管理信息系統(tǒng)。以會議方式和人與人之間的直接交流獲取信息，進(jìn)行管理決策，發(fā)布管理指令，了解管理效果，往往會出現(xiàn)管理上信息傳遞的失誤，造成管理者和被管理者的迷失。在信息技術(shù)時(shí)代，要實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的現(xiàn)代化和制度化，首先要擺脫人為管理，走向信息化的企業(yè)流程管理。

　　4.培養(yǎng)復(fù)合型人才。在執(zhí)行流程時(shí)，插手的人越少越好;在流程服務(wù)對象看來，越簡單越好。因此，培養(yǎng)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人成為一專多能的復(fù)合型人才，作為一個(gè)長期目標(biāo)應(yīng)不斷完善。

　　(二)建立起順暢、科學(xué)、高效、安全的招標(biāo)流程

　　1.對各部門按照業(yè)務(wù)流程重新進(jìn)行職能劃分。各部門在整個(gè)業(yè)務(wù)流程中的各個(gè)階段，分別扮演不同的角色，既具有管理職能又具有業(yè)務(wù)職能。最終的經(jīng)營成果是各部門協(xié)調(diào)配合、共同實(shí)施的結(jié)果。

　　2.規(guī)范招標(biāo)流程信息管理。使流程內(nèi)容涉及的數(shù)據(jù)流、業(yè)務(wù)流、資金流實(shí)現(xiàn)有機(jī)交互，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)動態(tài)管理、控制、預(yù)警和決策支持。

　　3.建立子流程。因?yàn)檎袠?biāo)業(yè)務(wù)流程環(huán)節(jié)較多，可建立不同層次的子流程，建立子流程與招標(biāo)業(yè)務(wù)流程之間的銜接，形成一個(gè)閉合循環(huán)。

　　4.招標(biāo)流程再造。新流程包括招標(biāo)準(zhǔn)備，開標(biāo)前準(zhǔn)備階段，開標(biāo)、評標(biāo)，中標(biāo)公示、發(fā)放中標(biāo)通知書，招標(biāo)綜合資料整理、存檔、備案、統(tǒng)計(jì)等五個(gè)大環(huán)節(jié)，在總流程下根據(jù)項(xiàng)目類別設(shè)計(jì)中央投資項(xiàng)目、業(yè)務(wù)部等子流程。通過流程解決各部門間的工作接口問題，建立起相互制約的管理機(jī)制。做到職責(zé)分明，工作有序，有效提高工作效率。通過細(xì)化風(fēng)險(xiǎn)節(jié)點(diǎn)控制，按照級別和部門進(jìn)行協(xié)商分配，將節(jié)點(diǎn)控制和工作目標(biāo)實(shí)行高度統(tǒng)一，最后將細(xì)化的節(jié)點(diǎn)化為個(gè)人工作目標(biāo)，形成一個(gè)層層支撐，環(huán)環(huán)相扣，責(zé)、權(quán)、利明確的工作目標(biāo)體系，使各級、各部門以及每一個(gè)員工明確：自己在招標(biāo)流程中所承擔(dān)的具體任務(wù)是哪些，所擔(dān)負(fù)的責(zé)任是什么，以及完成的期限等。由于節(jié)點(diǎn)控制的細(xì)化，確保招標(biāo)流程的順利實(shí)施，有效防范風(fēng)險(xiǎn)。

　　(三)建立相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)

　　1.在合同管理方面。根據(jù)代理協(xié)議以及招標(biāo)文件中的合同條款，分析風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。在接收采購計(jì)劃的同時(shí)要求招標(biāo)人簽訂委托協(xié)議。為避免以后合同執(zhí)行中的糾紛，必須在前期規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，對風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)加以嚴(yán)格控制。比如合同計(jì)價(jià)類型的選擇、合同條款的設(shè)置、合同的平衡性、合同的完備性等都是應(yīng)該控制好的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。同時(shí)，在招標(biāo)代理協(xié)議中，應(yīng)附招標(biāo)人需提供的項(xiàng)目批準(zhǔn)、規(guī)劃許可等文件，設(shè)置招標(biāo)設(shè)備(材料)技術(shù)商務(wù)要求提綱、企業(yè)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目采購清單、招標(biāo)資料交接登記表等作為合同附件，以保證招標(biāo)采購工作的順利進(jìn)行，同時(shí)防止發(fā)生爭議時(shí)有明確的合同條款進(jìn)行追溯，降低風(fēng)險(xiǎn)。

　　2.在招標(biāo)技術(shù)參數(shù)方面。這個(gè)環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)尤其重要，在招標(biāo)技術(shù)參數(shù)的審核階段就要建立風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。技術(shù)參數(shù)設(shè)高級技術(shù)人員審核，防止出現(xiàn)技術(shù)參數(shù)提交不齊或技術(shù)參數(shù)存在問題不能按原計(jì)劃招標(biāo)的情形。

　　3.在開評標(biāo)階段設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。在此階段按照流程設(shè)計(jì)進(jìn)行規(guī)范操作，避免引起質(zhì)疑和投訴。

　　4.在招標(biāo)監(jiān)督方面設(shè)置風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。秉承《招標(biāo)投標(biāo)法》公開、公平、公正和誠實(shí)信用的原則。明確監(jiān)管的監(jiān)督邊界，注重規(guī)范操作，避免監(jiān)督凌駕于程序之上。在開標(biāo)前準(zhǔn)備階段規(guī)定：開標(biāo)前1個(gè)工作日，業(yè)務(wù)部門要協(xié)同招標(biāo)人聯(lián)系本次招標(biāo)活動的行業(yè)監(jiān)督機(jī)構(gòu);在評標(biāo)結(jié)束后，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人填制中標(biāo)結(jié)果確認(rèn)函，經(jīng)招標(biāo)人確認(rèn)后交監(jiān)督人審核;在發(fā)放中標(biāo)通知書階段規(guī)定，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在媒體上公示中標(biāo)結(jié)果，投標(biāo)人可以提出質(zhì)疑和投訴，公示期結(jié)束、質(zhì)疑和投訴解決處理后，發(fā)放中標(biāo)通知書。如否決其投標(biāo)，業(yè)務(wù)部主管與項(xiàng)目部成員應(yīng)分析原因，提出解決辦法。

　　5.在中標(biāo)通知書的發(fā)放環(huán)節(jié)建立風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。用特殊紙質(zhì)制作中標(biāo)通知書，并由專業(yè)部門對中標(biāo)通知書的發(fā)放實(shí)行統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)部門登記領(lǐng)取后使用，以防出現(xiàn)仿制中標(biāo)通知書與客戶簽訂合同的情形。中標(biāo)通知書必須由招標(biāo)人發(fā)出，如果由代理機(jī)構(gòu)發(fā)出中標(biāo)通知書，必須有招標(biāo)人的法律授權(quán)。在實(shí)際操作過程中，有很多項(xiàng)目的中標(biāo)通知書由代理機(jī)構(gòu)直接發(fā)出，這是不符合法律規(guī)定的。因?yàn)橹袠?biāo)通知書是招標(biāo)人對投標(biāo)人的承諾，中標(biāo)通知書的發(fā)出直接導(dǎo)致合同的成立。

　　6.將國債、國補(bǔ)、省市重點(diǎn)項(xiàng)目子流程的規(guī)范完善作為風(fēng)險(xiǎn)控制點(diǎn)。這些項(xiàng)目從立項(xiàng)審批、具體操作、資料報(bào)送都有特別規(guī)定，特別是中央投資項(xiàng)目的前期備案、發(fā)布公告、抽取評委、網(wǎng)站發(fā)布中標(biāo)公示、資料報(bào)送的相關(guān)規(guī)定非常嚴(yán)格，不進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)控制將會影響企業(yè)資格延續(xù)或提升，因此在業(yè)務(wù)流程下詳細(xì)規(guī)定子流程的操作步驟很有必要。

　　(四)建立健全激勵、考核與評價(jià)機(jī)制體系

　　為提高人員素質(zhì)，更好完成招標(biāo)流程再造項(xiàng)目，真正實(shí)現(xiàn)流程的規(guī)范操作，有效防范法律風(fēng)險(xiǎn)，要建立健全激勵、考核與評價(jià)機(jī)制體系。建立健全專業(yè)技術(shù)人員知識培訓(xùn)體系。在目前，可結(jié)合招標(biāo)師職業(yè)水平考試培訓(xùn)展開。因?yàn)?a style='color:blue;' href='/leraning/class_zbs/' target='_blank'>招標(biāo)師考試用的四本教材比較系統(tǒng)地把招標(biāo)采購相關(guān)法律、操作規(guī)范等有關(guān)知識進(jìn)行了嚴(yán)謹(jǐn)?shù)厥崂砗途幣?。通過對這四本書的學(xué)習(xí)，可以提高相關(guān)從業(yè)人員的理論素養(yǎng)和實(shí)踐操作水平。有必要制定員工培訓(xùn)工作計(jì)劃，將培訓(xùn)應(yīng)用于平時(shí)的工作中，這樣更能提高學(xué)習(xí)培訓(xùn)的針對性。在實(shí)際工作中重點(diǎn)開展適合業(yè)務(wù)發(fā)展需要的崗位專業(yè)知識和專業(yè)技能培訓(xùn)，方式可以靈活多樣，比如遠(yuǎn)程教育、參加培訓(xùn)班、從外面聘請高水平的師資團(tuán)隊(duì)前來培訓(xùn)授課等形式，有計(jì)劃、有步驟地開展培訓(xùn)工作。建立經(jīng)營業(yè)績考核體系，制定各項(xiàng)績效考核辦法和獎懲制度，以此對部門及員工進(jìn)行評價(jià)，根據(jù)評價(jià)結(jié)果進(jìn)行獎懲。經(jīng)過評價(jià)，改進(jìn)、優(yōu)化流程，以保證流程能夠順利執(zhí)行。

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