初級(jí)電算化輔導(dǎo)：日常業(yè)務(wù)處理(7)

更新時(shí)間：2011-08-03 08:54:06 來(lái)源：|0

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　　第五節(jié) 編制會(huì)計(jì)報(bào)表

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過(guò)本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求理解并掌握UFO報(bào)表的相關(guān)概念，掌握會(huì)計(jì)報(bào)表設(shè)計(jì)的相關(guān)操作。

　　一、概述

　　(一)UFO報(bào)表的功能概述

　　1.文件管理功能。UFO提供了各類(lèi)文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數(shù)據(jù)文件還能夠被轉(zhuǎn)換成不同的文件格式。

　　2.格式設(shè)計(jì)功能。通過(guò)此功能，可以設(shè)置報(bào)表尺寸、組合單元、畫(huà)表格線、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等。

　　3.公式設(shè)計(jì)功能。UFO提供了絕對(duì)單元公式和相對(duì)單元公式，以及種類(lèi)豐富的函數(shù)，可以方便的定義計(jì)算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數(shù)據(jù)，生成財(cái)務(wù)報(bào)表。

　　4.數(shù)據(jù)處理功能?？梢怨潭ǜ袷焦芾泶罅繑?shù)據(jù)不同的表頁(yè)，并在每張表頁(yè)之間建立有機(jī)的聯(lián)系。

　　5.圖表功能。UFO可以很方便地對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色、打印輸出等。

　　(二)UFO報(bào)表的相關(guān)概念

　　1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　(1)格式狀態(tài)。在報(bào)表格式設(shè)計(jì)狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計(jì)的操作，以便定義報(bào)表的單元公式(計(jì)算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只是報(bào)表的格式，報(bào)表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對(duì)本報(bào)表所有的表頁(yè)都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計(jì)算等操作。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報(bào)表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報(bào)表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁(yè)、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報(bào)表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報(bào)表的格式，用戶看到的是報(bào)表的全部?jī)?nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報(bào)表工作區(qū)的左下角有一個(gè)“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個(gè)按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　2.單元。單元是組成報(bào)表的最小單位，UFO的單元類(lèi)型有以下三種：

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報(bào)表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

　　(2)字符單元。字符單元也是報(bào)表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報(bào)表的格式，是定義一個(gè)沒(méi)有數(shù)據(jù)空表所需的所有文字、符號(hào)或數(shù)字。

　　3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個(gè)或更多單元組成，這些單元必須單元類(lèi)型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)。

　　4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁(yè)上的相鄰單元組成，自起點(diǎn)單元至終點(diǎn)單元是一個(gè)完整的長(zhǎng)方形矩陣。

　　5.表頁(yè)。一個(gè)UFO報(bào)表最多可以容納99999張表頁(yè)，一個(gè)報(bào)表中的所有表頁(yè)具有相同的合格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。

　　6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識(shí)一個(gè)表頁(yè)，用于在大量表頁(yè)中快速選擇表頁(yè)。UFO提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱(chēng)”、“單位編號(hào)”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個(gè)自定義關(guān)鍵字。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個(gè)報(bào)表可以定義多個(gè)關(guān)鍵字。

　　7.函數(shù)。UFO報(bào)表中，取數(shù)是通過(guò)函數(shù)實(shí)現(xiàn)的。

　　(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱(chēng)之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：

　　函數(shù)名(“科目編碼”，“會(huì)計(jì)日期”，[“方向”]，[賬套號(hào)]，[會(huì)計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2])

　　帳務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：期初額函數(shù)、期末額函數(shù)、發(fā)生額函數(shù)、累計(jì)發(fā)生額函數(shù)、條件發(fā)生額函數(shù)、對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)、凈額函數(shù)、匯率函數(shù)。

　　期初額函數(shù)：QC(　) sQC(　)wQC(　)

　　期末額函數(shù)：QM(　) sQM(　)wQM(　)

　　發(fā)生額函數(shù)：FS(　) sFS(　)wFS(　)

　　累計(jì)發(fā)生額函數(shù)：LFS(　) sLFS(　)wLFS(　)

　　條件發(fā)生額函數(shù)：TFS(　)sTFS(　)wTFS(　)

　　對(duì)方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS(　)sDFS(　)wDFS(　)

　　凈額函數(shù)：JE(　)sJE(　)wJE(　)

　　匯率函數(shù)：HL(　)

　　(2)自本表本表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。主要有：數(shù)據(jù)合計(jì)函數(shù)、平均值函數(shù)、最大值函數(shù)、最小值函數(shù)。

　　(3)自本表其他表頁(yè)取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自本表其他表頁(yè)的數(shù)據(jù)可以利用某個(gè)關(guān)鍵字，作為表頁(yè)定位的依據(jù)或者直接以頁(yè)標(biāo)號(hào)作為定位依據(jù)，指定取某張表頁(yè)的數(shù)據(jù)。可以使用SELECT( )函數(shù)從本表其他表頁(yè)取數(shù)。

　　(4)自其他報(bào)表取數(shù)的函數(shù)。對(duì)于取自其他報(bào)表的數(shù)據(jù)可以用“報(bào)表[.REP]”- >單元的格式指定要取數(shù)的某炸果報(bào)表的單元。

　　【例題5-32】單選題：用友報(bào)表系統(tǒng)中，當(dāng)建立一個(gè)新表時(shí)，所有的單元均為( )型。

　　A.數(shù)值 B.表樣 C.字符 D.空類(lèi)型

　　正確答案：A

　　解析：數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運(yùn)算生成。建立一個(gè)新表時(shí)，所有單元的缺省類(lèi)型均為數(shù)值型。

　　【例題5-33】單選題：用友報(bào)表系統(tǒng)中，公式QC(“101”年)的含義是( )。

　　A. 取101科目的年初余額 B. 取101科目的年末余額

　　C. 取101賬套的年初余額 D. 取101賬套的年末余額

　　正確答案：A

　　解析：賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：函數(shù)名(“科目編碼”，會(huì)計(jì)期間，[“方向”]，[賬套號(hào)]，[會(huì)計(jì)年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數(shù)表示取某科目的期初余額。

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