秘書考試（四級(jí)）復(fù)習(xí)筆記之會(huì)議管理(2)

　　案例六 $lesson$

　　某公司舉辦大型服裝新品展銷會(huì)。與會(huì)者是來(lái)自各大公司的老總或經(jīng)理。本次活動(dòng)得到了媒體的廣泛關(guān)注。當(dāng)?shù)卣矊?duì)此產(chǎn)生了濃厚的興趣。該公司也向當(dāng)?shù)卣l(fā)出了邀請(qǐng)。由副市長(zhǎng)代表參加。市長(zhǎng)由于有另外一個(gè)活動(dòng)，不能確定。展銷會(huì)即將開(kāi)始時(shí)，市長(zhǎng)卻來(lái)到了。各嘉賓已經(jīng)在臺(tái)上就座。但發(fā)現(xiàn)沒(méi)有市長(zhǎng)的名臺(tái)和座位，會(huì)議主辦方十分尷尬。

　　點(diǎn)評(píng)：該公司應(yīng)實(shí)現(xiàn)考慮好領(lǐng)導(dǎo)的到來(lái)可能性。即使不來(lái)，也要做好物品的準(zhǔn)備工作。

　　考試案例七轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　海潮公司正在召開(kāi)新產(chǎn)品質(zhì)量鑒定會(huì)，會(huì)務(wù)秘書黃嘉正在會(huì)務(wù)組值班室值班，這時(shí)進(jìn)來(lái)一位西裝革履的先生，聲稱要找一位鑒定老師有事，黃嘉便讓他自己到會(huì)場(chǎng)去找，這時(shí)，一個(gè)工作人員匆匆跑來(lái)，告訴她會(huì)議的電源插口有了問(wèn)題，讓她快找公司的電工師傅，黃嘉說(shuō)：“今天是周六，我哪知道他在哪啊?”于是，便不再管。過(guò)了一會(huì)兒，她看了看表，快下午5：00了，估計(jì)不會(huì)再有什么事，便離開(kāi)了公司。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議的值班工作是一項(xiàng)重要和嚴(yán)肅的工作，值班人員要以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度做好工作，不能脫崗，不能推諉責(zé)任。在值班時(shí)，手邊要有相關(guān)人員的通訊錄。

　　案例八

　　在公司召開(kāi)新聞發(fā)布會(huì)期間，秘書鐘苗與媒體進(jìn)行了良好的溝通。她在會(huì)前為記者安排了一個(gè)介紹會(huì)，準(zhǔn)備了詳盡的會(huì)議材料，專門辟出場(chǎng)地以供攝影攝像，并且給了記者充分的提問(wèn)時(shí)間。發(fā)布會(huì)很成功，媒體的報(bào)道內(nèi)容翔實(shí)，很有說(shuō)服力，在社會(huì)上引起了較大的反響。

　　點(diǎn)評(píng)：會(huì)議期間一定要注意接待好新聞媒體，讓記者能夠有充分的機(jī)會(huì)與時(shí)間了解相關(guān)信息，為記者的報(bào)道提供了方便。

　　案例九

　　華夏企業(yè)協(xié)會(huì)舉辦了“華夏公司融資操作研討會(huì)”，此次會(huì)議邀請(qǐng)了國(guó)內(nèi)一批頂尖的經(jīng)濟(jì)學(xué)家、管理學(xué)家到場(chǎng)發(fā)表演說(shuō)，各大媒體聞風(fēng)而動(dòng)，齊聚會(huì)場(chǎng)。秘書鄧林負(fù)責(zé)會(huì)議的信息宣傳工作。她因事先對(duì)情況估計(jì)不足，當(dāng)許多記者向她索要新聞稿、宣傳資料、老師講座大綱時(shí)，無(wú)法滿足對(duì)方的要求，協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)向她詢問(wèn)各大媒體對(duì)會(huì)議的報(bào)道情況時(shí)，她也沒(méi)有做好簡(jiǎn)報(bào)收集、留齊各種資料，無(wú)法為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

　　點(diǎn)評(píng)：作為會(huì)議期間負(fù)責(zé)信息工作的秘書，應(yīng)該為記者準(zhǔn)備好新聞稿、宣傳資料、老師講座大綱等材料。在會(huì)議期間，還要及時(shí)做好簡(jiǎn)報(bào)收集，留齊各種資料，為領(lǐng)導(dǎo)提供適用的信息。

　　案例十

　　風(fēng)雷公司在2002年末召開(kāi)了改革企業(yè)管理制度新春座談會(huì)，會(huì)上各個(gè)部門的職工代表就如何改革現(xiàn)有的企業(yè)管理制度紛紛獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，公司總經(jīng)理在做會(huì)議總結(jié)之前，讓秘書許茹收集會(huì)議各方面的信息，許茹從簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄和群眾來(lái)信中搜集了一些資料，但總經(jīng)理卻認(rèn)為她沒(méi)有能夠提供一些反饋信息，希望她能改進(jìn)這方面的工作。

　　點(diǎn)評(píng)：許秘書在掌握會(huì)議反饋信息搜集途徑方面不夠全面，因此所收集的信息量不夠。許茹應(yīng)擴(kuò)大自己收集信息的渠道，掌握更多的收集方法。

　　案例十一轉(zhuǎn)自環(huán) 球 網(wǎng) 校edu24ol.com

　　某公司日常管理比較混亂，秘書沒(méi)有將公司會(huì)議記錄立卷歸檔，經(jīng)常發(fā)生找不到會(huì)議文件資料的事情。一次，公司與合作方經(jīng)過(guò)幾次協(xié)商，雙方簽署了一個(gè)項(xiàng)目的合作意向。不久，雙方約定再次商談并簽訂正式文本。然而，當(dāng)需要簽署意向書時(shí)，秘書在自己所保存的文件中無(wú)論如何也找不到了。當(dāng)合作方聽(tīng)說(shuō)此事后，中止了與該公司的合作。

　　點(diǎn)評(píng)：秘書在收齊會(huì)議文件后，應(yīng)及時(shí)整理會(huì)議相關(guān)文件，加工、修改與會(huì)人員的討論稿，根據(jù)需要形成決議紀(jì)要或會(huì)議紀(jì)要。會(huì)議文件資料的立卷歸檔原則上是一會(huì)一卷，便于日后查找、利用。

　　案例十二

　　開(kāi)具發(fā)票時(shí)有出入怎么辦?

　　公司員工小張去某城市參加全國(guó)電子產(chǎn)品交流會(huì)，會(huì)期一周。按照會(huì)議通知，他交了1600元的會(huì)務(wù)費(fèi)，組織方開(kāi)具了發(fā)票。小張回來(lái)報(bào)銷時(shí)，財(cái)務(wù)處說(shuō)發(fā)票無(wú)效不予報(bào)銷，原因是發(fā)票上缺少財(cái)務(wù)章。小張馬上與會(huì)務(wù)組織聯(lián)系，幾經(jīng)周折才聯(lián)系上，對(duì)方稱他們的發(fā)票是正式的，不可能沒(méi)有財(cái)務(wù)章。讓小張將發(fā)票寄給他們，如果確實(shí)有問(wèn)題愿意承擔(dān)責(zé)任。

　　點(diǎn)評(píng)：發(fā)票是報(bào)銷的憑證。發(fā)票開(kāi)具應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)限和順序，逐欄、全部聯(lián)次一次性如實(shí)開(kāi)具，并加蓋單位財(cái)務(wù)印章和發(fā)票專用章。不符合規(guī)定的發(fā)票，不得作為財(cái)務(wù)報(bào)銷憑證，任何單位和個(gè)人有權(quán)拒收。

　　案例十三

　　會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦。一段時(shí)間以來(lái)，某公司的一些會(huì)議決定遲遲得不到落實(shí)，有的部門因?qū)︻I(lǐng)導(dǎo)處理問(wèn)題持有異議，故意將會(huì)議決定拖延。這使領(lǐng)導(dǎo)非常撓頭。為解決此種被動(dòng)狀況，秘書協(xié)助公司領(lǐng)導(dǎo)層層開(kāi)會(huì)，首先對(duì)一些問(wèn)題加以澄清，統(tǒng)一了認(rèn)識(shí)，從而疏通了信息決辦環(huán)節(jié)。

　　點(diǎn)評(píng)：傳達(dá)落實(shí)會(huì)議精神是秘書的重要職責(zé)之一。會(huì)后的檢查催辦是會(huì)后工作中不可缺少的重要內(nèi)容?？梢远卮贂?huì)議精神落到實(shí)處。如果落實(shí)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)疏通。

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