《初級電算化》輔導(dǎo)：日常業(yè)務(wù)處理(6)

更新時間：2011-03-22 08:38:30 來源：|0

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　　第五節(jié) 編制會計報表 $lesson$

　　【學(xué)習(xí)目的與要求】

　　通過本節(jié)的學(xué)習(xí)，要求理解并掌握UFO報表的相關(guān)概念，掌握會計報表設(shè)計的相關(guān)操作。

　　一、概述

　　(一)UFO報表的功能概述

　　1.文件管理功能。UFO提供了各類文件管理功能，除能完成一般的文件管理外，UFO的數(shù)據(jù)文件還能夠被轉(zhuǎn)換成不同的文件格式。

　　2.格式設(shè)計功能。通過此功能，可以設(shè)置報表尺寸、組合單元、畫表格線、調(diào)整行高列寬、設(shè)置字體和顏色、設(shè)置顯示比例等。

　　3.公式設(shè)計功能。UFO提供了絕對單元公式和相對單元公式，以及種類豐富的函數(shù)，可以方便的定義計算公式、審核公式、舍位平衡公式，提取數(shù)據(jù)，生成財務(wù)報表。

　　4.數(shù)據(jù)處理功能?？梢怨潭ǜ袷焦芾泶罅繑?shù)據(jù)不同的表頁，并在每張表頁之間建立有機的聯(lián)系。

　　5.圖表功能。UFO可以很方便地對數(shù)據(jù)進(jìn)行圖形組織和分析，制作多種分析圖形，并能編輯圖表的位置、大小、標(biāo)題、字體、顏色、打印輸出等。

　　(二)UFO報表的相關(guān)概念

　　1.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)

　　(1)格式狀態(tài)。在報表格式設(shè)計狀態(tài)下進(jìn)行有關(guān)格式設(shè)計的操作，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進(jìn)行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。

　　(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。

　　報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。

　　2.單元。單元是組成報表的最小單位，UFO的單元類型有以下三種：

　　(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

　　(2)字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。

　　(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。

　　3.組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)。

　　4.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。

　　5.表頁。一個UFO報表最多可以容納99999張表頁，一個報表中的所有表頁具有相同的合格式，但其中的數(shù)據(jù)不同。

　　6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。UFO提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此以外，UFO還增加了一個自定義關(guān)鍵字。關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。

　　7.函數(shù)。UFO報表中，取數(shù)是通過函數(shù)實現(xiàn)的。

　　(1)自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：

　　函數(shù)名(“科目編碼”，“會計日期”，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])

　　帳務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：期初額函數(shù)、期末額函數(shù)、發(fā)生額函數(shù)、累計發(fā)生額函數(shù)、條件發(fā)生額函數(shù)、對方科目發(fā)生額函數(shù)、凈額函數(shù)、匯率函數(shù)。

　　期初額函數(shù)：QC(　) sQC(　)wQC(　)

　　期末額函數(shù)：QM(　) sQM(　)wQM(　)

　　發(fā)生額函數(shù)：FS(　) sFS(　)wFS(　)

　　累計發(fā)生額函數(shù)：LFS(　) sLFS(　)wLFS(　)

　　條件發(fā)生額函數(shù)：TFS(　)sTFS(　)wTFS(　)

　　對方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS(　)sDFS(　)wDFS(　)

　　凈額函數(shù)：JE(　)sJE(　)wJE(　)

　　匯率函數(shù)：HL(　)

　　(2)自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有：數(shù)據(jù)合計函數(shù)、平均值函數(shù)、最大值函數(shù)、最小值函數(shù)。

　　(3)自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個關(guān)鍵字，作為表頁定位的依據(jù)或者直接以頁標(biāo)號作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù)?？梢允褂肧ELECT( )函數(shù)從本表其他表頁取數(shù)。

　　(4)自其他報表取數(shù)的函數(shù)。對于取自其他報表的數(shù)據(jù)可以用“報表[.REP]”- >單元的格式指定要取數(shù)的某炸果報表的單元。

　　【例題5-32】單選題：用友報表系統(tǒng)中，當(dāng)建立一個新表時，所有的單元均為( )型。

　　A.數(shù)值 B.表樣 C.字符 D.空類型

　　正確答案：A

　　解析：數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型均為數(shù)值型。

　　【例題5-33】單選題：用友報表系統(tǒng)中，公式QC(“101”年)的含義是( )。

　　A. 取101科目的年初余額 B. 取101科目的年末余額

　　C. 取101賬套的年初余額 D. 取101賬套的年末余額

　　正確答案：A

　　解析：賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：函數(shù)名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])，QC( )函數(shù)表示取某科目的期初余額。

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