會(huì)計(jì)證考試:會(huì)計(jì)電算化第三章講解練習(xí)八
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會(huì)計(jì)電算化基本要求：第八節(jié) 會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求，掌握會(huì)計(jì)電算化檔案的相關(guān)知識(shí)以及保管時(shí)應(yīng)注意的問題。
一、電算化檔案管理的主要任務(wù)
會(huì)計(jì)電算化檔案管理的主要任務(wù)，就是監(jiān)督和保證按要求生成各種檔案，保證各種會(huì)計(jì)檔案的安全與保密，保證各種會(huì)計(jì)檔案得到合理和有效利用，并將其安全保存的一系列工作。
二、電算化會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容
電算化會(huì)計(jì)檔案包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、軟盤等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，以及計(jì)算機(jī)打印出的書面形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。
存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和采用磁帶、磁盤、光盤、縮微膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)賬簿或報(bào)表，具有磁性和不可見的特點(diǎn)，作為會(huì)計(jì)檔案保存時(shí)，其保存期限應(yīng)與《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中規(guī)定的相應(yīng)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)(書面形式的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表)相一致。
采用電子計(jì)算機(jī)打印輸出書面會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表的，應(yīng)當(dāng)符合國家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的要求，采用中文或中外文對(duì)照，字跡清晰，作為會(huì)計(jì)檔案保存，保存期限按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》中的規(guī)定執(zhí)行。
系統(tǒng)開發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。對(duì)會(huì)計(jì)軟件的全套文檔資料以及會(huì)計(jì)軟件程序，保管截止日期是該軟件停止使用或有重大更改之后5年。
三、記賬憑證的生成與管理
計(jì)算機(jī)替代手工記賬后，記賬憑證生成有兩種方式：
1、將原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)，由計(jì)算機(jī)打印輸出。打印生成的記賬憑證視同手工填制的記賬憑證，按《會(huì)計(jì)人員工作規(guī)則》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管。
2、手工事先作好記賬憑證，向計(jì)算機(jī)錄入記賬憑證，然后進(jìn)行處理。在這種情況下，保存手工記賬憑證與機(jī)制憑證均可。
四、會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表的生成與管理
1、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。
2、一般賬簿可以根據(jù)實(shí)際情況和工作需要按月、按季或按年打印;發(fā)生業(yè)務(wù)較少的賬簿，可滿頁打印。
3、在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)分類賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總分類賬可用“總分類賬本期發(fā)生額季余額對(duì)照表”替代。
4、在保證憑證、賬簿清晰的條件下，解決打印輸出的憑證、賬簿中的表格線可適當(dāng)減少。
5、記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，還要按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求，及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。
6、采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表，并將其作為會(huì)計(jì)檔案保存的單位，如果不再定期打印輸出會(huì)計(jì)賬簿，必須征得同級(jí)財(cái)政部門的同意。
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7、各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案，都要整理立卷或裝訂成冊(cè)。當(dāng)年的可在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部門保管一年，期滿移交檔案部門。
8、各單位保存的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)為本單位積極提供利用，在向外單位提供利用時(shí)，檔案原則上不得外借。
9、各單位對(duì)會(huì)計(jì)檔案必須實(shí)行科學(xué)管理。
五、電算化會(huì)計(jì)檔案保管
1、對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理要做到防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會(huì)計(jì)檔案應(yīng)準(zhǔn)備雙份，存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn)。
2、采用磁性介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案的，要定期檢查，定期復(fù)制。
3、嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度
4、各種會(huì)計(jì)資料，未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，不得外借和拿出單位。
5、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)資料，應(yīng)履行相應(yīng)的借閱手續(xù)，經(jīng)手人必須簽字記錄。存放在磁介質(zhì)上的會(huì)計(jì)資料還要注意防病毒。
6、大中型企業(yè)應(yīng)采用磁帶、磁盤、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，盡量避免采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。
7、存有會(huì)計(jì)信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本。
8、對(duì)存檔的會(huì)計(jì)資料要檢查記賬憑證上是否有相關(guān)人員的簽名或蓋章。
9、對(duì)違反會(huì)計(jì)檔案管理制度的人員，應(yīng)該進(jìn)行檢查糾正，情節(jié)嚴(yán)重的，應(yīng)報(bào)告本單位領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)政審計(jì)機(jī)關(guān)嚴(yán)肅處理。會(huì)計(jì)檔案應(yīng)由專人負(fù)責(zé)。
【練習(xí)題】
1.實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后會(huì)計(jì)檔案可以采用下列( )方式進(jìn)行存儲(chǔ)。(多選)
A.磁帶 B.磁盤 C.光盤 D.微縮膠片 E.書面形式
答案：ABCDE。
2.現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬必須每天登記并打印輸出。( )(判斷)
答案：×?，F(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬要每天登記并打印輸出，做到日清月結(jié)。但如果每天業(yè)務(wù)量較少，不能滿頁打印的，可以按旬打印輸出。
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