鑰匙管理規(guī)定
更新時間:2009-10-19 15:27:29
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1.0目的
有效的對鑰匙進行規(guī)范管理
2.0適用范圍
適用于本公司內部鑰匙管理
3.0相關說明
4.0職責
4.1工程主任/主任:負責與施工單位鑰匙移交的確認,并與住戶中心做好移交手續(xù)。
4.2住戶中心主任/主管:負責與工程部鑰匙移交的確認,并對鑰匙的保管進行定期檢查。
4.3工程人員:負責對鑰匙的單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認。
4.4物業(yè)助理:負責對移交的鑰匙單位、數(shù)量、編號及適用性進行逐一確認,并做好鑰匙的標識與借用登記。
5.0內容
5.1移交鑰匙
5.1.1分包單位施工完工后與工程部人員進行鑰匙移交手續(xù),工程人員需對分包單位移交的鑰匙進行逐一核對,對移交鑰匙的單位編號、數(shù)量及適用性進行確認。
5.1.2工程部“驗收小組”組長/工程員在門鎖驗收工作完畢后,按《鑰匙驗收記錄表》要求記錄合格的單位編號和數(shù)量,并要求施工隊交匙人簽名確認,然后將鑰匙聯(lián)同對應表格移交給住戶中心。
5.1.3物業(yè)助理根據(jù)《鑰匙驗收記錄表》核對工程部“驗收小組”交來的鑰匙,當實際接收鑰匙數(shù)目與《鑰匙驗收記錄表》“數(shù)量”項相符時,應在“簽收確認”項標“√”。否則,應將實際情況在“備注”欄注明。核對完畢,應在《鑰匙驗收記錄表》簽名確認。
5.2鑰匙整理與保管
5.2.1物業(yè)助理應標清鑰匙單位編碼并整齊有序地放置在鑰匙柜中,并在鑰匙柜貼上示簽,加以注明。
5.2.2業(yè)主/住戶委托保管鑰匙時,物業(yè)助理應在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》和上作相應記錄,并將鑰匙按單位編號整齊有序地放置在鑰匙柜中,業(yè)主/住戶前來領取鑰匙時,物業(yè)助理憑“雅居樂花園住戶證”和“業(yè)主身份證”移交鑰匙給業(yè)主。同時,應在《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》中標注移交日期,請業(yè)主簽名確認。并在《托存鑰匙日期登記表》中取消該單位鑰匙托存日期。在無任何證件證明索匙者為鑰匙所屬單位的業(yè)主或合法住戶時,物業(yè)助理不得將鑰匙轉交。
5.2.3住戶中心主任/主管應安排專人定期對鑰匙柜內的標簽和鑰匙單位編號進行檢查,如發(fā)現(xiàn)標簽、編號脫落或模糊不清時,應及時更新改進。
5.3鑰匙借用與歸還
當公司員工或其他施工單位因公事要求外借鑰匙時,物業(yè)助理應檢查借匙人的工作證,并由借匙人簽名確認。
5.3.1花園管理區(qū)、工程部、綠化部、經營部、售樓部借匙情況分別按《___部門借鑰匙登記表》要求填寫日期、鑰匙編號、數(shù)量、借匙人;
5.3.2對于其他施工單位借鑰匙情況應由工程人員代借,并在《其他部門長期借鑰匙登記表》中簽字確認。
5.3.3對于未入住單位的業(yè)主的借匙情況應由售樓人員代借,并在《業(yè)主借匙睇樓登記表》中簽字確認。
5.3.4辦理鑰匙退還手續(xù)時,物業(yè)助理應在核對鑰匙樓量后,在對應的登記表中標注鑰匙退還日期,并在“接收人”一欄簽名確認,然后,按鑰匙單位編碼整齊有序地放置在鑰匙柜內。
5.3.5住戶中心主任/主管應安排物業(yè)助理根據(jù)各類登記表的記錄檢查鑰匙的借還情況,發(fā)現(xiàn)借期超過一星期不還鑰匙者,應填寫《鑰匙催還單》發(fā)送到借鑰匙部門催還。
5.4鑰匙的損壞或丟失
5.4.1當接到丟失或損壞鑰匙報告時,物業(yè)助理應按《鑰匙管理備忘錄》要求記錄事件經過,并報告住戶中心主任/主管。住戶中心主任/主管與業(yè)主聯(lián)系,征得業(yè)主同意后,采取補配鑰匙或換鎖措施,確保遺失鑰匙單位的安全,住戶服務中心將處理結果記錄在《鑰匙管理備忘錄》。
5.5所有與鑰匙管理有關的記錄就歸檔保存兩年。
6.0 相關文件
文件編號 |
文件名稱 |
|
|
7.0質量記錄
記錄編號 |
記錄表格 |
|
《鑰匙驗收記錄表》 |
|
《業(yè)主托存/移交鑰匙登記表》 |
|
《托存鑰匙日期登記表》 |
|
《___部門借鑰匙登記表》 |
|
《其他部門長期借鑰匙登記表》 |
|
《業(yè)主借匙睇樓登記表》 |
|
《鑰匙催還單》 |
|
《鑰匙管理備忘錄》 |
8.0修改記錄
日期 |
版本 |
修改人 |
修改原因 |
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