公務員考試公文寫作:怎樣寫好《會議紀要》
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行政公文和黨的機關(guān)公文,都以會議紀要為主要公文文種。最新頒布實施的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》規(guī)定,會議紀要:適用于記載、傳達會議情況和議定事項。《中國共產(chǎn)黨機關(guān)公文處理條例》規(guī)定,會議紀要:用于記載會議主要精神和議定事項。
《會議紀要》的特點：會議紀要是會議文件的一種,機關(guān)用以傳達貫徹會議主要精神與議定事項,同時用以檢查會議議定事項的執(zhí)行情況。它的主要特點是:第一,會議紀要是對會議情況與議定事項的完整而系統(tǒng)的報道,一般制成于會議后期或會議結(jié)束之后,用于反映會議情況與傳達貫徹會議的議定事情。第二,紀要中所記載與傳達的會議議定事項,反映了主持單位和與會單位的共同意志與法定的權(quán)威性,因此對于有關(guān)的與會單位或下屬單位具有約束力,如認為必要,有權(quán)要求受文單位遵守和執(zhí)行。第三,紀要的性質(zhì)取決于會議的內(nèi)容性質(zhì)與印發(fā)會議紀要的目的要求,因此它具有知照、規(guī)定、協(xié)議、指導多種性質(zhì),有匯報、交流會議信息、介紹經(jīng)驗、指導工作及約束執(zhí)行的效用。
《會議紀要》的結(jié)構(gòu)：第一,標題。會議名稱與文種(紀要)。第二,成文日期。一般用圓括號寫在標題正下方。第三,正文。用于概括反映會議基本情況,會議討論與決定事項及會議的希望、號召。會議紀要的正文表述:首先是會議基本情況。一般應寫明會議的根據(jù)、目的、會議名稱、時間、地點、與會范圍(人員)、議題、會議成果等。可用歸納法敘述,也可分設若干條款,分條敘述。專題性會議一般宜用歸納法敘述,比較具體地寫明上述內(nèi)容。一般例行辦公會議多采用分條列項,寫明會議時間、地點、主持人、參加人即可。交流經(jīng)驗、交換意見的座談會,可介紹與會者的姓名、身份會議議題等。其次是會議討論、決定的問題。一般先要寫對于會議討論事項的分析評價,如重要意義、成績、缺點,然后寫今后工作的指導原則與具體安排或?qū)τ嘘P(guān)事項的處理決定。對于這一部分內(nèi)容的表述,如屬專題性重要會議,可按會議討論與議定事項內(nèi)容的邏輯關(guān)系,歸納概括成若干層次,每個層次用序數(shù)或小標題表示:如屬座談會紀要,可在分列若干問題之后,再按發(fā)言的順序分別表述:屬于例會,可以按會議討論的順序逐項敘述。再次,寫會議的希望、要求或號召。
撰寫要求
(1)以實事求是的態(tài)度真實準確地反映會議的各項內(nèi)容。對與會者的發(fā)言與議定事項可歸納概括、提煉或作出必要的刪節(jié),但絕不要按主觀意圖,隨意增添內(nèi)容,甚至加以歪曲或篡改。對于會后工作的安排,包括責任分工、時限要求務求準確、具體,以利傳達貫徹與督促檢查。對于會議中出現(xiàn)的重大分歧,應如實記載反映。為了保證紀要的真實性與準確性,紀要寫成后應提請會議主持人審核與簽發(fā),重要會議的紀要,應經(jīng)與會者討論認可。
(2)突出重點,簡明精煉。應根據(jù)會議性質(zhì)確定紀要的重點,對于重點部分應作詳盡的闡述。對于會議內(nèi)容應加強分析與歸納概括,以便做到深入淺出,重點明確,語言簡明。如對于會議中產(chǎn)生的各種觀點,應加以集中與分析鑒別,作出理論上的概括,使紀要具有說理性;對會議中反映出的各情況,也應認真進行分析,從中提煉出最典型、最有說服力的事例與數(shù)據(jù)并作概括說明;對于會議的過程與情節(jié)也應概括介紹,舍棄繁瑣的細枝末節(jié)。
(3) 層次分明,條理清楚。紀要的各個層次除可用分標題、序數(shù)表示外,還可使用“會議決定”、“會議同意”、“會議聽取了……并經(jīng)討論決定……”等慣用詞語表示。
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