2015年注冊(cè)會(huì)計(jì)師《審計(jì)》講義：了解采購(gòu)與付款循環(huán)的流程

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　　2015年注冊(cè)會(huì)計(jì)師《審計(jì)》講義：了解采購(gòu)與付款循環(huán)的流程

　　了解采購(gòu)與付款循環(huán)的主要業(yè)務(wù)流程

　　一、請(qǐng)購(gòu)商品(勞務(wù))環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)倉(cāng)庫(kù)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，通常經(jīng)倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理簽字審批。(2)生產(chǎn)部門(mén)填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單，通常經(jīng)生產(chǎn)經(jīng)理簽字審批。(3)對(duì)于日常采購(gòu)的請(qǐng)購(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行一般授權(quán)審批，每張請(qǐng)購(gòu)單必須經(jīng)過(guò)對(duì)這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)。(4)對(duì)于資本支出和租賃的請(qǐng)購(gòu)，應(yīng)當(dāng)指定人員請(qǐng)購(gòu)，需要進(jìn)行特別授權(quán)審批。

　　【提示】填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單環(huán)節(jié)的控制程序及其與相關(guān)認(rèn)定的對(duì)應(yīng)關(guān)系：(1)不同部門(mén)的請(qǐng)購(gòu)單與其對(duì)應(yīng)的預(yù)算相關(guān)聯(lián)。(2)請(qǐng)購(gòu)單與采購(gòu)部門(mén)的訂購(gòu)單從業(yè)務(wù)流程的角度分析具有對(duì)應(yīng)關(guān)系。(3)請(qǐng)購(gòu)單與存貨、固定資產(chǎn)的存在認(rèn)定、管理(銷售)費(fèi)用的“發(fā)生”認(rèn)定相關(guān)。

　　二、編制訂購(gòu)單環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)編制訂購(gòu)單和發(fā)出訂購(gòu)單。

　　(2)采購(gòu)部門(mén)只對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單編制訂購(gòu)單。

　　(3)采購(gòu)部門(mén)對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)的請(qǐng)購(gòu)單發(fā)出訂購(gòu)單，詢價(jià)后確定最佳供應(yīng)商，但詢價(jià)與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離;對(duì)于大額、重要的采購(gòu)項(xiàng)目，應(yīng)采取競(jìng)價(jià)方式來(lái)確定供應(yīng)商。

　　(4)采購(gòu)部門(mén)收到請(qǐng)購(gòu)單后，對(duì)金額在人民幣××元以下的請(qǐng)購(gòu)單由采購(gòu)經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額在人民幣××元至人民幣××元的請(qǐng)購(gòu)單由總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批;金額超過(guò)人民幣××元的請(qǐng)購(gòu)單需經(jīng)董事會(huì)審批。

　　(5)采購(gòu)信息管理員根據(jù)經(jīng)恰當(dāng)審批的請(qǐng)購(gòu)單編制連續(xù)編號(hào)采購(gòu)訂單。

　　在采用自動(dòng)化信息系統(tǒng)的被審計(jì)單位，通過(guò)將請(qǐng)購(gòu)單信息輸入系統(tǒng)，系統(tǒng)將自動(dòng)生成采購(gòu)訂單(此時(shí)系統(tǒng)顯示為“待處理”狀態(tài))。每周，采購(gòu)信息管理員核對(duì)本周內(nèi)生成的采購(gòu)訂單，將請(qǐng)購(gòu)單和采購(gòu)訂單存檔管理，對(duì)任何不連續(xù)編號(hào)的情況進(jìn)行檢查。

　　三、驗(yàn)收商品環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)驗(yàn)收管理員需要比較所收商品與訂購(gòu)單上的要求是否相符、盤(pán)點(diǎn)商品并檢查商品有無(wú)損壞。

　　(2)驗(yàn)收管理員對(duì)已收貨的每張訂購(gòu)單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號(hào)的驗(yàn)收單。

　　(3)驗(yàn)收管理員將商品送交倉(cāng)庫(kù)或其他請(qǐng)購(gòu)部門(mén)時(shí)，應(yīng)取得經(jīng)過(guò)簽字的收據(jù)，或要求其在驗(yàn)收單的副聯(lián)上簽收。

　　(4)驗(yàn)收管理員將驗(yàn)收單其中的一聯(lián)送交應(yīng)付憑單部門(mén)。

　　四、儲(chǔ)存商品環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)儲(chǔ)存崗位與驗(yàn)收崗位應(yīng)當(dāng)職責(zé)分離。

　　(2)限制無(wú)關(guān)人員接近儲(chǔ)存的商品存貨。

　　五、編制付款憑單環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容與相關(guān)的驗(yàn)收單、訂購(gòu)單的一致性。

　　(2)確定供應(yīng)商發(fā)票計(jì)算的正確性。

　　(3)編制有預(yù)先順序編號(hào)的付款憑單，并附上支持性憑證(如訂購(gòu)單、驗(yàn)收單和供應(yīng)商發(fā)票等)。

　　(4)獨(dú)立檢查付款憑單計(jì)算的正確性。

　　(5)在付款憑單上填入應(yīng)借記的資產(chǎn)或費(fèi)用賬戶名稱。

　　(6)由被授權(quán)人員在憑單上簽字，以示批準(zhǔn)照此憑單要求付款。

　　六、確認(rèn)與記錄負(fù)債環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)應(yīng)付賬款確認(rèn)與記錄相關(guān)部門(mén)一般有責(zé)任核查購(gòu)置的財(cái)產(chǎn)，并在應(yīng)付憑單登記簿或應(yīng)付賬款明細(xì)賬中加以記錄;在收到供應(yīng)商發(fā)票時(shí)，應(yīng)付賬款部門(mén)應(yīng)將發(fā)票上所記載的品名、規(guī)格、價(jià)格、數(shù)量、條件及運(yùn)費(fèi)與訂貨單上的有關(guān)資料核對(duì)，如有可能，還應(yīng)與驗(yàn)收單上的資料進(jìn)行比較。

　　(2)記錄現(xiàn)金支出的人員不得經(jīng)手現(xiàn)金、有價(jià)證券和其他資產(chǎn)。

　　(3)在手工系統(tǒng)下，應(yīng)將已批準(zhǔn)的未付款憑單送達(dá)會(huì)計(jì)部門(mén)，據(jù)以編制有關(guān)記賬憑證和登記有關(guān)賬簿。會(huì)計(jì)主管應(yīng)監(jiān)督為采購(gòu)交易而編制的記賬憑證中賬戶分類的適當(dāng)性;通過(guò)定期核對(duì)編制記賬憑證的日期與憑單副聯(lián)的日期，監(jiān)督入賬的及時(shí)性。獨(dú)立檢查會(huì)計(jì)人員應(yīng)核對(duì)所記錄的憑單總數(shù)與應(yīng)付憑單部門(mén)送來(lái)的每日憑單匯總表是否一致，并定期獨(dú)立檢查應(yīng)付賬款總賬余額與應(yīng)付憑單部門(mén)未付款憑單檔案中的總金額是否一致。

　　七、付款環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)獨(dú)立檢查已簽發(fā)支票的總額與所處理的付款憑單的總額的一致性。

　　(2)應(yīng)由被授權(quán)的財(cái)務(wù)部門(mén)的人員負(fù)責(zé)簽署支票。

　　(3)被授權(quán)簽署支票的人員應(yīng)確定每張支票都附有一張已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容的一致。

　　(4)支票一經(jīng)簽署就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款。

　　(5)支票簽署人不應(yīng)簽發(fā)無(wú)記名甚至空白的支票。

　　(6)支票應(yīng)預(yù)先順序編號(hào)，以保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性。

　　(7)應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票。

　　八、記錄現(xiàn)金、銀行存款支出環(huán)節(jié)的控制活動(dòng)

　　(1)會(huì)計(jì)主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性。

　　(2)通過(guò)定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時(shí)性。

　　(3)獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表(不能由出納員編制該表，否則屬于內(nèi)部控制設(shè)計(jì)缺陷)。

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