2009年咨詢工程師考試：項目管理中的溝通管理（二）

　　二、有效的溝通方法

　　要增加溝通成功的可能性，使項目工作能按計劃正常的開展，就必須注意使用有效的溝通方法。溝通方法分為以下幾種：

　　。書面、口頭

　　。會議、郵件、視頻、電話

　　。正式、非正式

　　在實際操作當中，沒有一定之規(guī)，項目經(jīng)理應(yīng)該根據(jù)具體情況，采取不同的方式，最終目標就是要達到最好的溝通效果。從中心目前使用頻率最高的會議、郵件、視頻和電話幾種溝通方式來講，我認為如果問題緊急，那么視頻或者直接面對面溝通是最有效的。如果需要一個切實的承諾，那么郵件溝通無疑是首選。這其中就涉及到高效的文字(郵件)溝通策略問題。

　　一封郵件的內(nèi)容一般包含三部分，標題、內(nèi)容和格式。標題是一封郵件的點睛之筆，是整個郵件的主旨的概括;內(nèi)容則是表達訴求的具體描述;而格式則是郵件的外在包裝，使其具體鮮明的特征。一封高效的電子郵件一般具有以下特征：簡潔、準確、清晰、發(fā)送給必要的人、有序的附件。這里面有幾點我認為需要注意：

　　。簡明扼要：簡潔的郵件將更易于對方閱讀和回復(fù)。傳達信息時應(yīng)注意-“抓住重點，杜絕重復(fù)”;

　　。明確需要收件人要做什么：否則，寫明僅供參考;

　　。內(nèi)部溝通的郵件也不可以隨意：簡潔、有條理的郵件帶來更高的處理效率;。盡量在正文中說清楚問題：正文闡述要表達的觀點，附件起補充作用，附件要寫清標題;

　　。最后一步填寫收件人：為避免誤操作，最后一步再選擇收件人;

　　。發(fā)件前的再次確認：檢查收件人、語句、表達的是否清楚，是否有歧義，是否帶有個人情緒化色彩，最后重讀一遍，無誤后發(fā)出。

　　溝通是人際之間傳遞信息的過程，它對于項目取得成功是必不可少的。要做好項目每個階段的工作，達到預(yù)期的效果，就必須在項目組內(nèi)部以及項目組與外部環(huán)境之間建立溝通渠道，快速準確的傳遞信息從而達到各成員的協(xié)調(diào)一致;使項目成員明確各自的職責(zé)，了解他們的工作對實現(xiàn)項目目標所做的貢獻;通過廣泛和深入的溝通，找出項目管理的問題，預(yù)估項目過程當中的依賴和風(fēng)險，制訂相應(yīng)對策和解決方案，并跟蹤控制問題的解決情況。因此，良好的溝通是做好項目管理工作、更好的實現(xiàn)項目目標的重要前提。

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