建設工程項目合同管理措施?

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　　問題：

　　建設工程項目合同管理措施?

　　答疑：

　　1 合同管理原則

　　1.1依法辦事、全面管理

　　在本工程項目建設管理過程中，一切活動遵守中國法律、法規(guī)和地方法規(guī)、遵循國際慣例，強調(diào)法律至高無上的地位和作用。充分發(fā)揮本投標人合同管理體制的行為規(guī)范職能和過程控管職能，合理利用計算機網(wǎng)絡的管理手段，對建設過程的管理行為、經(jīng)濟行為、建設過程行為、機制運營行為等進行全面調(diào)控、管理。

　　1.2依合同治管理

　　通過法律的保障和合同管理機制、審批程序的有效運行，確保合同管理的靈魂作用，確保其主導地位。在本項目管理過程中，本投標人將通過合同的合法簽訂、和管理，將業(yè)主與本投標人、本投標人內(nèi)部各方、本投標人與參與施工、協(xié)作、管理等各方的權利、義務、責任等一切行為，規(guī)范在合同執(zhí)行前，從而實現(xiàn)體制、機制、程序的建立，措施、手段的運用和執(zhí)行有章可循。使本項目的全過程管理，都在合同管理的調(diào)控下相互聯(lián)系、相互制約，實現(xiàn)成本、進度、質(zhì)量等各項指標的最佳效果。

　　1.3以管理保合同

　　在合同簽訂、執(zhí)行、管理過程中充分發(fā)揮合同管理人員的專業(yè)管理和創(chuàng)新的團隊管理優(yōu)勢，實現(xiàn)組織的系統(tǒng)化、管理的具體化、程序的規(guī)范化、防范的嚴密化。運用現(xiàn)代化手段，堅持誠信、公正、公平、公開的原則，實行主動的動態(tài)管理，確保合同的順利執(zhí)行，充分發(fā)揮其職能和作用，使本工程建設管理過程進入"依合同治管理，以管理保合同"的良好局面。

　　2 合同管理體制與職能

　　2.1合同管理體制

　　合同管理體制是依據(jù)合同管理原則，在本工程總承包管理過程中依法對合同全面管理、運行的管理體制。本體制在本投標人的統(tǒng)一管理下工作，形成包括合同相關各方參與的合同管理團隊，充分體現(xiàn)全員參與管理的理念。在此基礎上，我們設立專門的合同管理部門及輔助管理機構。合同管理部門主要職責是負責合同簽訂和合同全面執(zhí)行。輔助管理機構主要職責是提供法律、風險、信息等方面法律咨詢保障及其他技術支持。

　　2.2管理職能說明

　　1)核心管理職能

　　負責制定適用于本工程總承包管理要求，符合本投標人與業(yè)主總承包合同原則的標準合同范本、招標文件;

　　對擬參與本項目工程施工、合作方資質(zhì)及合法身份等進行前期審查;

　　訂立并簽署施工合同、勞務合同、技術合作合同、材料設備采購/加工/訂貨合同、材料/設備租賃合同、商務合同、管理合同等;

　　負責制定監(jiān)控、檢查合同執(zhí)行情況的量化指標，納入信息管理網(wǎng)絡;

　　有計劃的對各類合同的執(zhí)行過程情況進行檢查，將檢查結果進行綜合分析，對已經(jīng)出現(xiàn)的或有可能出現(xiàn)的問題，從合同管理角度提出解決方案及意見，進行循環(huán)動態(tài)的檢查與反饋，確保合同的順利執(zhí)行;

　　負責合同的變更、補充、修訂、索賠、保全及訴訟等事宜;

　　負責項目建設合同方面的全面驗收及結論處理;

　　協(xié)同經(jīng)濟管理、質(zhì)量管理、工程管理的相關部門，對合同中約定的質(zhì)量、進度、經(jīng)濟等各方面最重要指標的執(zhí)行狀態(tài)進行日常管理工作。

　　2)輔助管理職能

　　A)法律保證

　　熟悉與建筑相關的法律法規(guī)，了解國際慣例，為各項合同的制定提供可靠的法律依據(jù);對工程招投標開始到項目建成全過程的各種合同的訂立、執(zhí)行行為提供必要的法律咨詢與指導;為項目的變更、補充、修訂、索賠、保全及訴訟提供法律咨詢或代理。

　　B)風險監(jiān)控

　　充分發(fā)揮本投標人在總承包合同管理方面的經(jīng)驗，盡可能進行風險預測，把損失估計在其發(fā)生前，協(xié)助制定合同條款中有關風險部分的條款;對合同簽訂或執(zhí)行過程中的出現(xiàn)的缺陷提出預警、并制定應急措施及保全方案;

　　C)網(wǎng)絡支持

　　利用計算機管理網(wǎng)絡，按合同文檔、合同履約、合同變更、索賠等體系實現(xiàn)信息處理、網(wǎng)絡化管理;利用計算機管理手段實現(xiàn)合同分級管理，防止越俎代庖和空缺管理。

　　3 合同管理機制及運行

　　3.1建立合同管理機制

　　本投標人在充分理解招標文件，考慮到本工程的特點，以及本投標人施工總承包特定的管理環(huán)境，在本項目管理過程中，建立以下管理機制，對項目進行全過程合同管理。

　　簽約管理機制

　　備案管理機制

　　風險預警、保全機制

　　變更管理機制

　　糾紛管理機制

　　終止管理機制

　　3.2管理機制內(nèi)容

　　1)簽約機制

　　合同預案

　　控制要點：

　　1.分解項目建設的全部管理過程;

　　2.充分征求各級領導及各職能部門的意見;

　　3.全面掌握本投標人總體管理理念和項目進程計劃;

　　4.按7類(施工、勞務、合作、采購、租賃、商務、管理)合同及各類合同具體內(nèi)容、施工組織設計管理的需要，設立分項合同管理預案;

　　5.此管理預案，經(jīng)本部批準后，提交計算機合同管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一的網(wǎng)絡按合同類別組織預編碼的設定、其合同代碼是本項目管理全過程的唯一標識。

　　符合業(yè)主要求的標準合同范本、招標文件;

　　洽 談

　　控制要點：

　　1.對取得合同簽約權單位進一步進行必要考察及簽約資格的認定;

　　2.合同管理人員會同項目代表與取得簽約權單位，依據(jù)本投標人制訂的標準合同范本對合同條款、合同要件、責任、權利、義務、價格、付款方式、雙方協(xié)商條款(但不限于)，進行洽談;

　　3.完成雙方確認的洽談記錄。

　　起 草

　　控制要點：

　　1.根據(jù)雙方洽談的結論，起草合同草本;

　　2.以合同會簽單的方式，征求相關職能部門的意見;

　　3.綜合各職能部門意見后征求法律顧問的意見，對草案進行修改。

　　修 改

　　控制要點：

　　1.就合同草案再多次與取得簽約權單位進行洽談，對其中的具體條款進行多次修改，最終達到共識;

　　2.完成雙方達到共識的合同文本，及時送達各主管領導及相關職能部門。

　　審 定

　　控制要點：

　　1.各主管領導、相關職能部門在規(guī)定時間內(nèi)完成簽認;

　　2.完成正式合同文本，雙方核實、確認無誤;

　　3.將確認后的待簽合同文本，送達各方法人代表。
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　　簽 訂控制要點：

　　1.雙方法人代表(被授權人)簽字、蓋章，合同生效;

　　2.提交備案管理機制程序運行。

　　2)備案管理機制

　　初始備案

　　控制要點：

　　1.初始合同備案，由具備合同管理員資格的人員承擔;

　　2.參與合同起草、審定、簽訂的全過程管理;

　　3.合同一經(jīng)簽訂，有關合同備案管理規(guī)定管轄范圍的，按政府主管部門的規(guī)定完成審查、備案手續(xù);

　　4.合同備案后，連同相關締約單位(個人)合法身份證明資料，公司內(nèi)部完成以書面、網(wǎng)絡二種形式存檔;

　　5.以上程序執(zhí)行完，提交合同履約過程執(zhí)行、管理;

　　合同完成終止程序機制后，在市政府相關管理部門備案的合同，按有關規(guī)定，在政府主管部門完成注銷備案手續(xù);

　　過程文件

　　控制要點：

　　1.建設過程中具有法律效力的過程性文件，按相關合同的依附關系分類、分項實施全過程跟蹤備案管理(會議紀要、洽商變更、合同修改、補充、變更依據(jù)等)，在本投標人內(nèi)部形成完整的存檔資料。

　　2.以上資料在計算機網(wǎng)絡上及時全面跟蹤管理，統(tǒng)一編碼、發(fā)布，以便進行各程序機制的管理。

　　終止配合

　　控制要點：

　　1.配合終止程序機制完成合同終止協(xié)議;

　　2.按當?shù)貦n案館的規(guī)定及標準，完成竣工資料與合同管理有關部分文件的歸檔資料。

　　后續(xù)支持控制要點：

　　1.完成以上合同備案、存檔工作的同時，完成書面文件的備份存查、按管理網(wǎng)絡統(tǒng)一編碼的電子版?zhèn)浞菸募?

　　2.以上文件，隨時支持項目后期運行、維修、改造、移交等工作。

　　3)風險預警、保全機制

　　簽約期

　　控制點：

　　1.配合各類合同在簽約機制運行的同時，隨時對合同執(zhí)行過程中可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風險等進行評估，提出預警。

　　2.在合同執(zhí)行前并組織相關管理部門提出保全方案。

　　執(zhí)行前

　　控制點：

　　1.在合同生效的同時，合同管理部門組織各專業(yè)相關部門，召開待執(zhí)行合同交底會。其內(nèi)容包括：

　　2.介紹合同對方的基本情況及合同條款的主要內(nèi)容，對必要的合同條款加以重點說明;

　　3.對可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風險等問題提出預警;

　　4.針對預警的范圍，提出初步保全方案;

　　5.經(jīng)會議討論，提出供合同執(zhí)行人實施的保全方案。

　　執(zhí)行中控制點：

　　1.將預案期、簽約期提出的可能出現(xiàn)缺陷、索賠、風險作為本階段管理控制的重點，配合各專業(yè)相關部門做好合同執(zhí)行中的監(jiān)控及法律方面的支持;

　　2.在對執(zhí)行期控制點執(zhí)行的監(jiān)控中，統(tǒng)一執(zhí)行保全方案，配合各專業(yè)相關部門做好取證和記錄;

　　3.必要時，編制相關的修改協(xié)議。

　　4)變更管理機制

　　產(chǎn) 生

　　控制點：

　　1.對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生需要變更的全部項目進行調(diào)控、管理;

　　2.按變更產(chǎn)生的6個類別(功能變更、設計變更、不可遇見、不可抗力、條款糾紛、其他)依附相關合同進行統(tǒng)一分類管理;

　　3.將產(chǎn)生變更的原始資料，及時納入備案管理機制及時備案。

　　處 理

　　控制點：

　　1.依據(jù)變更提出的相關事宜，對經(jīng)濟、工期、法律責任等進行全面分析，提出處理意見，相關職能部門會簽，完成處理方案;

　　2.將方案提交本投標人授權的主管領導批準后執(zhí)行;

　　3.依據(jù)批準后的處理方案，及時簽訂變更、補充協(xié)議。參照正式合同的管理模式，納入備案管理機制等相關機制運行。

　　備 案

　　控制點：

　　1.項目建設全過程變更事宜，均以3部分(原始文件、批準執(zhí)行的處理方案、處理結果)內(nèi)容資料，提交給備案管理機構備案。

　　5)糾紛管理機制

　　產(chǎn) 生

　　控制點：

　　2.對合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生的各類糾紛及索賠全部進行調(diào)控、管理;

　　3.按糾紛產(chǎn)生的4個類別(條款理解不一致、合同主體發(fā)生變化、變更處理指令不接受、因合同主體某以方違約行為產(chǎn)生的糾紛)，及發(fā)包人、承包人二方面，約十幾種索賠要素統(tǒng)一分類監(jiān)控管理;

　　4.將產(chǎn)生糾紛、索賠的原始資料，及時整理、備案。

　　處 理

　　控制點：

　　1.依據(jù)糾紛引發(fā)的重點事宜，召集以法律支持為主的相關職能部門進行分析，提出各提出處理意見;

　　2.處理意見提交本部主管領導批準處理方案，依法律程序執(zhí)行

　　3.依據(jù)糾紛處理方案，及時補充、完善相關的修改、

　　補充文件。并將其納入備案管理機制等相關程序運行

　　備 案

　　控制點：

　　1.對糾紛處理事宜的過程資料、處理結果資料及執(zhí)行情況資料，依附于相關的原始合同分別提交給備案管理機制備案管理。

　　6)終止管理機制

　　產(chǎn) 生

　　控制點：

　　2.因各種原因，致使合同執(zhí)行過程中必須終止的，經(jīng)過糾紛管理先進行處理，處理后再進入本程序執(zhí)行;

　　3.按糾紛管理機制的調(diào)整、處理意見，完成終止協(xié)議;

　　4.合同終止后，在政府主管部門備案的及時辦理注銷備案手續(xù)。

　　處 理控制點：

　　1.合同雙方主體將合同中所約定的全部事宜執(zhí)行完成，經(jīng)本投標人各相關部門會簽確認后，完成終止協(xié)議;

　　2.終止協(xié)議完成后，提交合同備案管理機制。

　　備 案

　　控制點：

　　1.在政府主管部門備案的合同，協(xié)助備案管理機制及時完成注銷備案。

　　2.協(xié)助備案管理機制將此合同執(zhí)行過程全部文件整理存檔。

　　3.3管理機制運行

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