企業(yè)人力資源管理師二級(jí)文件筐說(shuō)明
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一、什么是文件筐測(cè)試? $lesson$
文件筐測(cè)試又叫公文處理測(cè)驗(yàn)。在這種測(cè)試中，受測(cè)者假定將接替某個(gè)管理者的工作，要在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)處理相當(dāng)數(shù)量的文件、電話、信箋等，主要考察受測(cè)者的計(jì)劃、決策能力。這是被多年實(shí)踐完善并被證明為有效的管理干部測(cè)評(píng)方法之一。其具體實(shí)施程序?yàn)椋?/P>
首先，向應(yīng)試者發(fā)一套文件，包括下級(jí)呈來(lái)的報(bào)告、請(qǐng)示、計(jì)劃、預(yù)算，同級(jí)部門的備忘錄，上級(jí)的指示、批復(fù)、規(guī)定、政策，外界用戶、供應(yīng)商、銀行、政府有關(guān)部門乃至所在社區(qū)的函電、傳真及電話記錄，甚至還有群眾檢舉或投訴信等。這些文件經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)在管理人員的辦公桌上。
其次，向應(yīng)試者介紹有關(guān)的背景材料，然后，告訴他(她)現(xiàn)在自己就是這個(gè)職位上的任職者，負(fù)責(zé)全權(quán)處理文件簍里的所有公文材料。要使被測(cè)試者認(rèn)識(shí)到，他現(xiàn)在不是在演戲，也不是代人任職，而是貨真價(jià)實(shí)的當(dāng)權(quán)者，要根據(jù)自己的經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)和性格在預(yù)定的時(shí)間內(nèi)去解決問(wèn)題。他不能僅僅描述自己將如何去做，而應(yīng)是真刀真槍地處理每一件事。由此，每個(gè)應(yīng)試者都留下一沓筆記、備忘錄、信件等。這是應(yīng)試者工作成效的最好記錄。
最后，處理結(jié)果將交由測(cè)評(píng)組，按既定的考評(píng)維度與標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考評(píng)。通常不是定性式的給予評(píng)語(yǔ)，而是就那些維度逐一給予評(píng)分。
二、提供的信息文本
(1)背景信息：組織信息、人員、主要問(wèn)題、日歷表、角色要求、做答說(shuō)明等;
(2)公文：信件、請(qǐng)示、報(bào)告、指示、建議、備忘錄、電話記錄、抱怨投訴、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。
三、測(cè)試的能力要素
二級(jí)文件筐的測(cè)試主要圍繞人力資源模塊來(lái)出題測(cè)試應(yīng)試者的專業(yè)素養(yǎng)，適當(dāng)加入一些上下溝通和對(duì)內(nèi)對(duì)外的協(xié)調(diào)能力的測(cè)試。
四、評(píng)價(jià)要素
(1)是否每份文件都看過(guò)，并做了相應(yīng)批復(fù);
(2)是否利用了各種文件所提供的信息;
(3)能否分清輕重緩急，有條不紊地處理這些文件;
(4)對(duì)問(wèn)題的判斷是否得當(dāng)，處理辦法是否合理;
(5)是否依據(jù)文件所提供的事實(shí)進(jìn)行判斷和決策;
(6)是否對(duì)人力資源工作有專業(yè)的視角;
(7)是否能做好一個(gè)人力資源經(jīng)理的定位;
(8)是否恰當(dāng)授權(quán);
(9)是關(guān)注大局還是拘泥于細(xì)節(jié) ……
五、示例
【情境】
假如你是江蘇萬(wàn)圣公司的人力資源部經(jīng)理。萬(wàn)圣公司是南京一家大型股份制企業(yè)，人力資源部是非常重要的部門，你有5個(gè)下屬，分別負(fù)責(zé)招聘、培訓(xùn)、績(jī)效、薪酬和勞動(dòng)關(guān)系管理的相關(guān)工作。現(xiàn)在是下午2點(diǎn)鐘，在聽(tīng)取了下屬的工作匯報(bào)，做好今天的工作安排之后，你來(lái)到辦公室。秘書(同時(shí)負(fù)責(zé)勞資的劉小敏)已經(jīng)將你需要處理的近日積壓的文件整理好，放在了文件夾內(nèi)。文件的順序是隨機(jī)排列的，沒(méi)有任何意義，你需要自己去排序處理。你必須在三個(gè)小時(shí)內(nèi)處理完文件，并作出批示。四點(diǎn)鐘之后你需要接待公司的一個(gè)重要客戶并陪同晚宴。在這兩個(gè)小時(shí)里，你的秘書會(huì)為你推脫掉所有的雜事，相信沒(méi)有什么人會(huì)來(lái)打擾你。另外，很抱歉，由于電話線路正在維修，你在處理文件的過(guò)程中，沒(méi)有辦法與外界通話。所以，需要你以文件、備忘錄、便條、批示等形式將所有文件的處理意見(jiàn)、辦法，作書面表達(dá)，最后交給秘書負(fù)責(zé)傳達(dá)。
在公司，你被員工稱為秦經(jīng)理。好了，可以開(kāi)始工作了，祝你一切順利。
【任務(wù)】
在接下來(lái)的兩小時(shí)中，請(qǐng)你查閱文件筐中的各種信函、電話錄音以及Email等，并用如下的回復(fù)表給出你對(duì)每個(gè)材料的處理意見(jiàn)。
具體填寫的要求是：
(1)請(qǐng)準(zhǔn)確、詳細(xì)地寫出你將要給出的回復(fù)(無(wú)論何種方式)，并概要說(shuō)明你這樣做的意圖和將要采取的措施。
(2)盡可能考慮多些思考的維度。
【回復(fù)表示例】
關(guān)于文件的回復(fù)表
回復(fù)方式：（請(qǐng)將選項(xiàng)前的“□”上打“√” ）
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回復(fù)方式 |
處理時(shí)間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
11月29日下午三點(diǎn) |
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□ 電話/語(yǔ)音郵件 |
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□ 不予處理 |
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回復(fù)內(nèi)容：（請(qǐng)做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答）
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（１）許諾對(duì)方三日內(nèi)給出答復(fù)。 （２）聯(lián)系相關(guān)部門進(jìn)行磋商，制定應(yīng)對(duì)方案。 （３）將討論的方案上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)，等待領(lǐng)導(dǎo)批示。 ……
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得 分 |
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評(píng)分人 |
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【文件一】
類 別：電話錄音
來(lái)電人：劉小敏 勞資員
接受人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月27日
您好！
文件一的回復(fù)表
回復(fù)方式：（請(qǐng)將選項(xiàng)前的“□”上打“√” ）
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回復(fù)方式 |
處理時(shí)間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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□ 電話/語(yǔ)音郵件 |
11月28日下午2點(diǎn)30分 |
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□ 不予處理 |
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回復(fù)內(nèi)容：（請(qǐng)做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答） （1）做一次員工薪酬滿意度調(diào)查，確定有無(wú)提高福利計(jì)劃的必要；
（2）要求劉小敏提供具體的福利提高的方案，包括形式、金額和提高比例等；
（3）向公司高層匯報(bào)；
（4）與財(cái)務(wù)部溝通，確定所能提高福利費(fèi)用的幅度空間；
（5）建議人事處調(diào)查人才需求供給現(xiàn)狀，提前做好人才儲(chǔ)備工作；
（6）加強(qiáng)員工思想教育，提高員工忠誠(chéng)度；
（7）加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)，做好核心員工的穩(wěn)定工作。 | |||
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得 分 |
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評(píng)分人 |
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【文件二】
類 別：電子郵件
來(lái)件人：孫平 工程部經(jīng)理
收件人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月26日
文件二的回復(fù)表
回復(fù)方式：（請(qǐng)將選項(xiàng)前的“□”上打“√” ）
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回復(fù)方式 |
處理時(shí)間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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11月27日下午3點(diǎn) |
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□ 電話/語(yǔ)音郵件 |
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□ 不予處理 |
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回復(fù)內(nèi)容：（請(qǐng)做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答） （1）派員去工程作已人員流失調(diào)查，并分析原因；
（2）派員做一份同行業(yè)薪金水平調(diào)查，對(duì)比分析國(guó)際業(yè)務(wù)部薪金水平情況；
（3）派員與流失人員面談，了解流失原因；
（4）指定人員到國(guó)際業(yè)務(wù)部聽(tīng)取意見(jiàn)，草擬適合公司特點(diǎn)的中長(zhǎng)期人才規(guī)劃；
（5）修改完善員工培訓(xùn)管理規(guī)劃，重點(diǎn)突出英語(yǔ)培訓(xùn)；
（6）派員與財(cái)務(wù)等部門溝通，了解公司工資承受能力，決定國(guó)際業(yè)務(wù)部人員薪金提升幅度的可能性；
（7）建立吸引員工、留住人才的機(jī)制；
（8）關(guān)于國(guó)際業(yè)務(wù)部從在校學(xué)生中招聘難的問(wèn)題，可適當(dāng)擴(kuò)大招聘范圍和招聘方式，制定新的招聘制度。
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得 分 |
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評(píng)分人 |
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【文件三】
類 別：電話錄音
來(lái)件人：王睿 勞動(dòng)關(guān)系與安全主管
收件人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月27日
秦經(jīng)理：
您好！
文件三的回復(fù)表
回復(fù)方式：（請(qǐng)將選項(xiàng)前的“□”上打“√” ）
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回復(fù)方式 |
處理時(shí)間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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□ 電話/語(yǔ)音郵件 |
11月27日下午2點(diǎn)15分 |
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□ 不予處理 |
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回復(fù)內(nèi)容：（請(qǐng)做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答）
（1）立即向主管總裁匯報(bào)；
（2）立即根據(jù)公司應(yīng)急預(yù)案組成事故處理小組；
（3）聯(lián)系相關(guān)醫(yī)院和鄭州交警部門，確保傷病員的全力救治；
（4）聯(lián)系傷亡員工家屬；
（5）聯(lián)系鄭州交警部門，確定事故責(zé)任，全力維護(hù)公司利益；
（6）與銷售部門聯(lián)系，確保貨物安全，做好工作交接，處理好與供應(yīng)商的關(guān)系，求得理解；
（7）做好傷亡員工家屬前往鄭州的準(zhǔn)備；
（8）聯(lián)系保險(xiǎn)公司，協(xié)商理賠事宜；
（9）事故處理完后，要召開(kāi)一次會(huì)議，分析事故原因，修改應(yīng)急預(yù)案，防止事故再次發(fā)生。
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得 分 |
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評(píng)分人 |
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【文件四】
類 別：電子郵件
來(lái)件人：張玲 績(jī)效專員
收件人：秦冬 人事經(jīng)理
日 期：11月27日
秦經(jīng)理：
您好!
公司今年結(jié)束年中的績(jī)效考核后，準(zhǔn)備實(shí)施基于目標(biāo)考核的新的績(jī)效考核系統(tǒng)，從上周起要求各部門經(jīng)理和員工一起制定員工下半年的工作目標(biāo)，按原定計(jì)劃，該項(xiàng)工作應(yīng)在下周三前完成，績(jī)效監(jiān)督小組對(duì)工作進(jìn)程進(jìn)行了檢查，發(fā)現(xiàn)全公司32名部門經(jīng)理僅有4個(gè)完成了工作，大部分經(jīng)理尚未開(kāi)始進(jìn)行目標(biāo)設(shè)定，當(dāng)我們希望他們加快進(jìn)度時(shí)，很多部門經(jīng)理抱怨根本沒(méi)有時(shí)間，覺(jué)得和員工共同制定工作目標(biāo)是表面文章;還有部分部門經(jīng)理認(rèn)為這是部門內(nèi)部的事，監(jiān)督小組是在干涉他們的工作。目前工作進(jìn)展很不順利，請(qǐng)您能給我們一些支持。
文件四的回復(fù)表
回復(fù)方式：（請(qǐng)將選項(xiàng)前的“□”上打“√” ）
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回復(fù)方式 |
處理時(shí)間 |
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□ 信件/便函 |
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□ 面談 |
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11月27日下午3點(diǎn)30分 |
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□ 電話/語(yǔ)音郵件 |
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□ 不予處理 |
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回復(fù)內(nèi)容：（請(qǐng)做出準(zhǔn)確、詳細(xì)的回答）
（1）請(qǐng)?jiān)诮趦?nèi)根據(jù)工作安排繼續(xù)落實(shí)新方案；
（2）召開(kāi)各部門會(huì)議，分析績(jī)效考核系統(tǒng)進(jìn)展緩慢的原因；
（3）向各部門解釋新績(jī)效考核系統(tǒng)的目的、意義和要求；
（4）肯定四個(gè)已完成方案制定部門的成績(jī)，推廣他們的做法；
（5）派員協(xié)助各部門制定新考核體系；
（6）在原定時(shí)間基礎(chǔ)上，適當(dāng)延長(zhǎng)2-3天時(shí)間，讓各部門能充分結(jié)合公司要求做好新方案；
（7）監(jiān)督小組及時(shí)加強(qiáng)與各部門的溝通和協(xié)調(diào)，確保新考核體系的制定與公司提出的總目標(biāo)的一致性；
（8）確保績(jī)效考核方案的制定必須有員工參加，確保公平與效率，發(fā)揮好激勵(lì)作用。
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得 分 |
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評(píng)分人 |
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