2021年一級注冊建筑師復(fù)習(xí)如何管理時(shí)間?

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找出你一天、一周、一個月、一年、一生中最重要的三件事，它們就是你必須吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律，每天劃出20%的時(shí)間，集中精力，專門對付這三只青蛙。堅(jiān)持不懈，你的人生就能取得完全不同的成就。

每天的時(shí)間似乎永遠(yuǎn)也不夠用，不足以讓我們完成所有想完成的事情。那么，為什么有些人總能更有效地利用時(shí)間，從而取得比其他人更大的成就呢?

一、明確你的“三只大青蛙”

問自己一個問題：“如果我只能在2020年完成一件將對我的工作和事業(yè)產(chǎn)生最大影響的事，它會是什么?”

把它寫下來。然后再找出一個，也把它寫下來。最后再寫一個。這就是你的“三只青蛙”。

它們很可能是一些非常重要，需要你持續(xù)保持專注度才能完成的大事。

它們很難，它們又大又丑!

把你的注意力縮小到“三大”重要目標(biāo)之后，再開始運(yùn)用時(shí)間管理的帕累托定律：“80%的成就源自20%的活動。”

它意味著，在一個8小時(shí)工作日，效率的差異往往取決于你做最重要事情的那一小時(shí)。

問題是：你將如何使用這一個小時(shí)?

二、先吃掉“最大最丑的那只”

我們所說的“又大又丑”指的是，這三項(xiàng)目標(biāo)中比其他兩項(xiàng)更重要、更困難的那個目標(biāo)。

專注于最重要的活動，每天至少在它身上投入你20%的時(shí)間，你需要應(yīng)用史蒂芬•柯維的“時(shí)間矩陣”(Time Matrix)。

這套矩陣標(biāo)注了“緊急的”和“重要的”任務(wù)，如下圖所示：

迅速分析這套時(shí)間矩陣之后，你就會清楚地發(fā)現(xiàn)，最有效利用20%時(shí)間的方式就是專注于矩陣右上角那些“重要但不緊急的”活動。

是的，會有許多人和事以“萬分緊急”之名，要求你投入時(shí)間。其中一些也的確比較重要，不能回避。

但你會發(fā)現(xiàn)，忙碌了一陣子后，時(shí)間被一些無法幫你獲得進(jìn)步的事情消耗掉了。

此處蘊(yùn)含的信息是：每天至少投入20%的可用時(shí)間，從事你的“三只青蛙”之一，它們皆是“不緊急，但重要的”活動。

如果你不這樣做，你就會身心疲憊，總是被一些緊迫的問題和危機(jī)牽著走。簡而言之，你會“失控”，任由一些堪稱“時(shí)間大盜”的“緊急”活動擺布。

三、每天保護(hù)自己的“青蛙時(shí)間”

如何確保你每周有足夠時(shí)間專注于那些“又大又丑的青蛙”?

它意味著，你需要在可利用的時(shí)間周圍劃出保護(hù)圈，不惜一切代價(jià)守住這個保護(hù)圈，以有效利用時(shí)間。

簡單地說，“保護(hù)你的時(shí)間”意味著你必須：

1-對一些浪費(fèi)時(shí)間的活動說“不”，比如各種打擾，不必要的電話，會議和電子郵件等等。

2-在日歷上劃出“青蛙時(shí)間”，給予它“神圣不可侵犯”的地位，這樣你就可以確保專注于優(yōu)先事項(xiàng)的時(shí)間。

3-關(guān)掉手機(jī)，忽略電子郵件，關(guān)上門，在允許的時(shí)間內(nèi)“吃掉盡可能多的青蛙”。

4-如果有人想打斷你，只需向他們解釋，這是你的“青蛙時(shí)間”，你晚些時(shí)候會與他們聯(lián)系。

隨著時(shí)間的推移，人們就會開始尊重你集中精力的方式，他們肯定也將注意到你正在產(chǎn)生卓有成效的成果。

四、把“青蛙法則”應(yīng)用到整個生活

效率不應(yīng)該只體現(xiàn)在與工作有關(guān)的“青蛙”身上!在你生活的每個領(lǐng)域，確認(rèn)意義重大的“三只青蛙”：

•健康

•家庭

•個人理財(cái)

•建立關(guān)系

•成長與發(fā)展

•放松與享受

這些就是史蒂芬•柯維所說的“高杠桿”活動：相對于所花費(fèi)的時(shí)間，它們往往能夠產(chǎn)生投資回報(bào)率更高的成果。

這正是時(shí)間管理的真諦所在：圍繞“重要，但不緊急的”高杠桿活動組織時(shí)間。

•挑出本年度的“三只青蛙”

•每個季度的“三只青蛙”

•每月的“三只青蛙”

•每周的“三只青蛙”

•每天的“三只青蛙”

如果你悉心實(shí)踐這項(xiàng)法則，把20%的時(shí)間投資在這些重要事項(xiàng)上，堅(jiān)持一整年，你就可以取得超出自己想象的成就。

而且，你依然可以利用其余80%的時(shí)間來處理所有那些“急事”。

五、嚴(yán)格遵循每天的“待辦事項(xiàng)清單”

一項(xiàng)研究重點(diǎn)考察了世界上最成功的一批人，探尋他們高效率的秘密。

經(jīng)過數(shù)千次采訪，頭號因素終于浮出水面：他們制定每日“待辦事項(xiàng)清單”，還會定期頻繁審視。一天結(jié)束時(shí)，他們都不會忘記為次日創(chuàng)建新清單。

但這還不是全部。

他們不僅每天都創(chuàng)建一份“待辦事項(xiàng)清單”，而且還確保每天的“待辦事項(xiàng)”包括對自己職業(yè)生涯和個人生活具有重大意義的活動。

你的收件箱不是你的“待辦事項(xiàng)清單”!

我們時(shí)常發(fā)現(xiàn)，很多上班族坐下后，往往首先打開電子郵件，然后一件接一件地處理這些事項(xiàng)。

當(dāng)然，他們看起來“很忙”。這種做法的問題在于，它導(dǎo)致你在沒有事先安排的情況下，隨機(jī)使用時(shí)間，這樣的工作注定是低效的!

到底應(yīng)該怎么辦呢?

1-限制你在電子郵件上花費(fèi)的時(shí)間：一天三次，每次用30分鐘處理電子郵件。

2-簡明扼要，態(tài)度誠懇地回復(fù)郵件。

3-選擇郵件中與你的“三只青蛙”匹配的事項(xiàng)，優(yōu)先處理。

4-把一些不太重要的事項(xiàng)放入“跟進(jìn)”文件夾。

5-讓人們知道你將在稍后聯(lián)系他們，你目前正在專注于從事其他事情。

如果不這樣做，會發(fā)生什么事情?你會讓自己淪為“電子郵件的奴隸”。而且你會發(fā)現(xiàn)，一天到頭，煙冒了不少，但沒有多少火苗，幾乎沒有煮熟任何東西!

到了年底，你不會因?yàn)?ldquo;按照收件次序，及時(shí)回復(fù)了所有郵件”而獲得獎勵，也不會因此得到提拔。

六、時(shí)間就是生命你命由你不由天

最后分享一點(diǎn)——時(shí)間就是生命。

你能在多大程度上利用好時(shí)間將決定你能否有所成就。

被動、磕磕絆絆地度過每一天是一種極其痛苦的生活方式。

有效率意味著你設(shè)定好自己的立場，每天專注于你的“三只青蛙”，過濾掉不重要的事情，學(xué)會說“不”，直至你攀上事業(yè)的頂峰。

但光知道這個事實(shí)是沒用的，現(xiàn)在的問題是：

你將如何度過永遠(yuǎn)也無法重來的余生?

只有你自己才能決定。

“我們永遠(yuǎn)無法真正打破普遍規(guī)律。面對它們，我們只能不斷重塑自我。”——史蒂芬•柯維。

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