信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師新大綱范文之項(xiàng)目成本管理

【摘要】

2016年 7月，我參加了╳╳市物價(jià)局發(fā)起的“智慧物價(jià)”信息綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)的建設(shè)工作，擔(dān)任承建方項(xiàng)目經(jīng)理，該信息綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)的主要功能有括價(jià)格監(jiān)測(cè)預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測(cè)、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報(bào)聯(lián)動(dòng)、價(jià)格信息互動(dòng)服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺(tái)及物價(jià)門戶網(wǎng)站等 14個(gè)業(yè)務(wù)管理模塊，建設(shè)費(fèi)用 780萬元，系統(tǒng)上線之前用單一系統(tǒng)來進(jìn)行信息管理與業(yè)務(wù)處理，信息孤立、統(tǒng)計(jì)繁瑣、周期長(zhǎng)，該項(xiàng)目于 2017年 6月通過了業(yè)主方的驗(yàn)收上線運(yùn)行后 ,贏得了用戶的一致好評(píng)，使項(xiàng)目獲得了圓滿成功。本文結(jié)合我的實(shí)際經(jīng)驗(yàn) ,以該項(xiàng)目為例 ,討論了信息系統(tǒng)項(xiàng)目建設(shè)過程中的成本管理 ,主要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行了闡述 :規(guī)劃成本管理、成本估算、制定預(yù)算、控制成本等內(nèi)容，有效提高了成本管理水平，滿足了項(xiàng)目干系人需求和期望。

【正文】

╳╳市“智慧物價(jià)”信息綜合管理平臺(tái)系統(tǒng)項(xiàng)目是在政府加強(qiáng)對(duì)市場(chǎng)物價(jià)調(diào)控能力的背景下于 2016年 7月由╳╳市物價(jià)局啟動(dòng)的，我公司中標(biāo)該項(xiàng)目，中標(biāo)金額為 780萬元，其中軟件部分為 360萬元。本人在該項(xiàng)目中擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，負(fù)責(zé)項(xiàng)目的全面管理。項(xiàng)目歷時(shí)一年于 2017年 6月通過客戶方的驗(yàn)收。

該項(xiàng)目旨在建立一套集物價(jià)信息采集、分析、處理、發(fā)布于一體的系統(tǒng)，包括價(jià)格監(jiān)測(cè)預(yù)警、價(jià)格應(yīng)急監(jiān)測(cè)、價(jià)格監(jiān)督檢查、商品價(jià)格管理、價(jià)格認(rèn)證管理、成本信息管理、價(jià)格信息發(fā)布、價(jià)格行政審批、價(jià)格調(diào)節(jié)基金監(jiān)管、 12358投訴舉報(bào)聯(lián)動(dòng)、價(jià)格信息互動(dòng)服務(wù)、收費(fèi)管理、協(xié)同辦公平臺(tái)及物價(jià)門戶網(wǎng)站等十四個(gè)子模塊，涵蓋了該單位的主要業(yè)務(wù)工作。系統(tǒng)采用 J2EE體系結(jié)構(gòu)，可實(shí)現(xiàn) B/S、手機(jī)客戶端等多客戶端接入，開發(fā)環(huán)境采用 eclipse(Helios Service Release 1)，數(shù)據(jù)庫(kù)采用 Oracle11g。

由于該系統(tǒng)具有建設(shè)規(guī)模大(涵蓋物價(jià)部門幾乎所有業(yè)務(wù))，建設(shè)時(shí)間緊(建設(shè)期限為一年)，涉及的干系人多(內(nèi)部干系人包括項(xiàng)目組各類成員、公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門人員，外部干系人不僅包括市局各科室，也包括 12個(gè)區(qū)縣物價(jià)局的相關(guān)人員、運(yùn)營(yíng)商等)，參與的項(xiàng)目成員多(高峰時(shí)達(dá)到 60人，我將小組成員分為硬件集成部署組、數(shù)據(jù)中心組、軟件開發(fā)組、平臺(tái)測(cè)試組(四個(gè)小組)，采購(gòu)的貨物眾多(網(wǎng)絡(luò)及安全設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、負(fù)載均衡、統(tǒng)一認(rèn)證、虛擬化平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)、觸摸屏、信息采集設(shè)備等)等特點(diǎn)，為了保證項(xiàng)目圓滿完成，我組建了強(qiáng)矩陣的項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)，通過有效的項(xiàng)目管理，特別是出色的成本管理，帶領(lǐng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員經(jīng)過奮戰(zhàn)獲得了良好的績(jī)效，取得了項(xiàng)目的成功。本文將圍繞該項(xiàng)目的成本管理進(jìn)行重點(diǎn)討論。

一、規(guī)劃成本管理我們知道，項(xiàng)目成本管理就是對(duì)項(xiàng)目費(fèi)用進(jìn)行規(guī)劃、估算、預(yù)算和控制，從而保證項(xiàng)目能在批準(zhǔn)的預(yù)算內(nèi)完成各項(xiàng)工作。因此，為了保證項(xiàng)目能完成預(yù)定的目標(biāo)，必須加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目實(shí)際發(fā)生成本的控制，因?yàn)橐坏╉?xiàng)目成本失控，就難以在預(yù)算內(nèi)完成項(xiàng)目。而一旦預(yù)算超支，項(xiàng)目利潤(rùn)就會(huì)減少甚至根本沒有利潤(rùn)。而企業(yè)是以贏利為目的的，如果企業(yè)利潤(rùn)很薄或沒有利潤(rùn)，則企業(yè)的生存和發(fā)展無疑就會(huì)受到嚴(yán)重威脅。因此，對(duì)項(xiàng)目成本的有效管控是攸關(guān)企業(yè)生死的問題，非常重要。

鑒于此認(rèn)識(shí)，項(xiàng)目一開始我就高度重視成本管理工作，謀定而動(dòng)，從制定成本管理計(jì)劃開始，根據(jù)我對(duì)成本管理所需要的活動(dòng)的理解，依據(jù)《項(xiàng)目工作說明書》和項(xiàng)目合同等文件，制定了成本管理計(jì)劃，包括成本管理的基本流程、成本估算的方法、預(yù)算編制的原則、成本控制的方法和流程，以及成本績(jī)效報(bào)告的格式和匯報(bào)頻率等。我們制定的成本管理的基本流程是：第一步，項(xiàng)目經(jīng)理組織成本估算。第二步，高層審批估算，確定預(yù)算，項(xiàng)目經(jīng)理按進(jìn)度計(jì)劃分配預(yù)算形成成本基線。第三步，根據(jù)基線對(duì)成本進(jìn)行控制。上述成本管理的三個(gè)過程相輔相成，既一環(huán)扣一環(huán)，又各有側(cè)重點(diǎn)，都很重要，任一過程都不能偏廢，都要做好，整個(gè)成本管理的工作才能做好，下面介紹我的具體做法：

二、成本估算

成本估算是指對(duì)完成項(xiàng)目各項(xiàng)活動(dòng)所必須的各種資源的成本做出近似的估

算。在制定《項(xiàng)目范圍說明書》和《工作分解結(jié)構(gòu)》的基礎(chǔ)上，結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和風(fēng)險(xiǎn)分析的成果，基于《項(xiàng)目活動(dòng)清單》我們對(duì)項(xiàng)目的成本進(jìn)行了估算。對(duì)于需要采購(gòu)的設(shè)備和軟件我們根據(jù)投標(biāo)時(shí)與廠商達(dá)成的采購(gòu)價(jià)格計(jì)算，相對(duì)比較簡(jiǎn)單，我們核算出的成本為 120萬元。而對(duì)于軟件開發(fā)部分，當(dāng)初投標(biāo)的時(shí)候，由于我公司在物價(jià)行業(yè)沒有做過項(xiàng)目，沒有先前開發(fā)的項(xiàng)目可以直接比較，結(jié)果是拿我公司在其它相近行業(yè)的項(xiàng)目來進(jìn)行類比，估算出一個(gè)大致的開發(fā)成本，現(xiàn)在不能直接照搬，需要重新進(jìn)行有根據(jù)的估算。我們知道，相對(duì)準(zhǔn)確的項(xiàng)目成本估算是成本管理的基礎(chǔ)，非常重要，這是該項(xiàng)目我們遇到的一個(gè)較大挑戰(zhàn)。針對(duì)該項(xiàng)目的實(shí)際情況，我們最后采用了 IFPUG功能點(diǎn)分析法，根據(jù)軟件需求規(guī)格說明書及 IFPUG功能點(diǎn)分析法的操作規(guī)程，估算要開發(fā)系統(tǒng)的功能點(diǎn)數(shù)，再?gòu)拿總€(gè)功能點(diǎn)的功能類型和復(fù)雜度兩個(gè)維度，參考業(yè)界單功能點(diǎn)開發(fā)時(shí)長(zhǎng)，測(cè)算出項(xiàng)目工作量。按照該方法，我們測(cè)算的項(xiàng)目軟件開發(fā)工作量為 275人月(該工作量通過了公司軟件開發(fā)工作量評(píng)審小組的評(píng)審)，人員平均工資按照財(cái)務(wù)部提供的數(shù)據(jù)為 8000元/人月，計(jì)算得出的成本為 220萬元。根據(jù)我們的工程經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合本項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)特征，我們考慮了 10%的應(yīng)急儲(chǔ)備金和 5%的管理儲(chǔ)備金，估算出軟件開發(fā)部分的總預(yù)算為 253萬元。項(xiàng)目的總成本就是軟件開發(fā)和采購(gòu)部分的費(fèi)用合計(jì)，為 373萬元，我們將最終的估算結(jié)果提交給評(píng)審小組進(jìn)行評(píng)審，上報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo)審批。由于估算工作做得扎實(shí)，最后實(shí)際的成本僅僅超過了 4%。

三、制定預(yù)算

制定成本預(yù)算是將項(xiàng)目的成本估算分配到項(xiàng)目的各項(xiàng)具體工作上，以確定項(xiàng)目各項(xiàng)工作和活動(dòng)的成本定額，制定項(xiàng)目成本控制標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)定項(xiàng)目意外成本的劃分與使用規(guī)則的一項(xiàng)項(xiàng)目管理工作。由于成本估算工作做得比較細(xì)，評(píng)估依據(jù)也比較充分，預(yù)算順利通過了公司項(xiàng)目工作量評(píng)審小組的評(píng)審和領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)。之后我們根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃和項(xiàng)目資源日歷，并采用資金限制平衡等工具和技術(shù)對(duì)預(yù)算進(jìn)行了分?jǐn)?，逐?xiàng)分?jǐn)偟焦ぷ靼?，并制定了工作包成本控制?biāo)準(zhǔn)，在此基礎(chǔ)上再次將預(yù)算分?jǐn)偟矫總€(gè)項(xiàng)目活動(dòng)中，確定每一項(xiàng)預(yù)算的支出時(shí)間，最終形成項(xiàng)目時(shí)間點(diǎn)對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目累計(jì)支出，即成本基準(zhǔn)，并描繪出了成本基準(zhǔn)的 “S曲線”為日后的成本控制提供依據(jù)。由此可見，我們所進(jìn)行的成本預(yù)算即是對(duì)成本估算的細(xì)化，又是為成本控制提供依據(jù)。當(dāng)然，在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，我們根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況，對(duì)成本基準(zhǔn)的“ S曲線”也進(jìn)行過修正。

四、控制成本

控制成本是指項(xiàng)目組織為保證在變化的條件下實(shí)現(xiàn)其預(yù)算成本，按照事先擬定的計(jì)劃和標(biāo)準(zhǔn)，通過采用各種方法，對(duì)項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的各種實(shí)際成本與計(jì)劃成本進(jìn)行對(duì)比、檢查、監(jiān)督、引導(dǎo)和糾正，盡量使項(xiàng)目的實(shí)際成本控制在計(jì)劃和預(yù)算范圍內(nèi)的管理過程。前面的計(jì)劃工作做好只是基礎(chǔ)，最終要看計(jì)劃的執(zhí)

行情況，這也是最能體現(xiàn)項(xiàng)目經(jīng)歷管理能力的方面，這也是我在該項(xiàng)目中另一個(gè)

重要的挑戰(zhàn)。

在本項(xiàng)目中我們遵循下面的步驟進(jìn)行成本控制工作：第一步，定期評(píng)估成本績(jī)效。第二步，根據(jù)評(píng)估結(jié)果確定成本控制措施。第三步，跟蹤成本控制措施的實(shí)施效果。第四步，調(diào)整和優(yōu)化成本控制措施。上述過程持續(xù)不斷地循環(huán)進(jìn)行。在項(xiàng)目的執(zhí)行過程中，我們一般半月進(jìn)行一次成本績(jī)效評(píng)估，采用項(xiàng)目績(jī)效報(bào)告等形式跟蹤項(xiàng)目進(jìn)度和費(fèi)用情況。報(bào)告績(jī)效時(shí)，我們采用掙值技術(shù)，每二周將 PV(計(jì)劃值)、 AC(實(shí)際值)和 EV(掙值)繪制成“ S曲線”，并根據(jù) PV、 AC和 EV及其它相關(guān)信息進(jìn)行項(xiàng)目偏差分析和趨勢(shì)分析，根據(jù)偏差情況及時(shí)采取相應(yīng)的成本控制措施，本項(xiàng)目我們采用過的成本控制措施有加班、調(diào)整人力資源、實(shí)施技能培訓(xùn)和選用更高效的技術(shù)等。例如在項(xiàng)目進(jìn)行到中期的時(shí)候，我們進(jìn)行了一次績(jī)效測(cè)量， PV=200萬元， AC=190萬元， EV=180萬元，計(jì)算得出 SV=EV—PV=180—200=—20元， CV=EV—AC=180—190=—10萬元，由此得出進(jìn)度落后，成本超支。為此我們采取了幾項(xiàng)措施，主要包括：向公司要求增派高效的人手，內(nèi)部進(jìn)行了幾期培訓(xùn)，對(duì)活動(dòng)安排進(jìn)行了適當(dāng)調(diào)整，增加活動(dòng)進(jìn)行的并行度等，取得了明顯的效果，一個(gè)月后，成本和進(jìn)度都達(dá)到了計(jì)劃的要求。

當(dāng)然，如果確屬成本基線制訂不夠合理，我們會(huì)通過變更控制流程申請(qǐng)對(duì)成本基線的變更，以保證成本基線始終對(duì)成本的控制具有指導(dǎo)作用，本項(xiàng)目我們共計(jì)進(jìn)行了二次成本基線的變更。另外，對(duì)于一些重要的里程碑或階段，我們都會(huì)根據(jù)項(xiàng)目當(dāng)前的績(jī)效，對(duì)完工估算進(jìn)行預(yù)測(cè)，并寫入績(jī)效報(bào)告中及時(shí)通知干系人，以利于獲取他們的支持。

╳╳市“智慧物價(jià)”信息管理系統(tǒng)項(xiàng)目于 2017年 6月 20日全部上線并順利通過了用戶的驗(yàn)收，在合同規(guī)定的日期前 10天左右圓滿完成了各項(xiàng)任務(wù)，至今已運(yùn)行 5個(gè)多月的時(shí)間，運(yùn)行狀況良好，得到用戶的一致好評(píng)。項(xiàng)目完成后，我們對(duì)項(xiàng)目的成本管理進(jìn)行了認(rèn)真回顧，我總結(jié)出信息系統(tǒng)項(xiàng)目成本管理應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注以下幾個(gè)方面：要有一套行之有效的流程來進(jìn)行成本管理;要選用性價(jià)比最高的人力資源，要進(jìn)行人員技能培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)了人才和工作的最佳匹配，因?yàn)槿藛T技能提高了，并把合適的人放在合適的崗位，這樣才能提高工作效率，從而降低成本;費(fèi)用估算要科學(xué)和合理，估算依據(jù)要完整和可信，要充分考慮了風(fēng)險(xiǎn);要采用合適的監(jiān)控手段和工具，監(jiān)控要到位，發(fā)現(xiàn)偏差時(shí)要采取合適的措施，要能在盡可能短的時(shí)間內(nèi)解決。

然而，在本項(xiàng)目的成本管理方面，也存在一些不足和教訓(xùn)，主要有：成本估算分類科目不夠全面，雖然我們將總成本分成了直接成本和間接成本，有些成本科目特別是間接成本的一些科目之前還是沒有預(yù)計(jì)到，例如公司內(nèi)部分?jǐn)偟囊恍┒惤?、額外福利等費(fèi)用，導(dǎo)致實(shí)際費(fèi)用有所超支;成本預(yù)算過程缺少歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)的參考，隨意性強(qiáng)，雖然也應(yīng)用了 Project工具進(jìn)行支持，但主要還是依靠人員過去的經(jīng)驗(yàn)，預(yù)算結(jié)果對(duì)人員的依賴性很強(qiáng);在成本控制過程中采取的一些糾

偏措施不是很恰當(dāng)，比如有時(shí)為了控制某個(gè)時(shí)間點(diǎn)上費(fèi)用不超支而采用趕工，由

于管控不當(dāng)導(dǎo)致了少量返工，浪費(fèi)了原本可以節(jié)省的一些成本。

深刻地記住這些經(jīng)驗(yàn)，汲取其中的教訓(xùn)，在以后的項(xiàng)目管理實(shí)踐中不斷改進(jìn)，相信通過不懈的努力，我的信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理能力一定可以得到不斷提高。