會(huì)計(jì)從業(yè)資格《電算化》知識(shí)點(diǎn)：記錄單的使用
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記錄單的使用(★★★)
(一)記錄單的概念
記錄單又稱數(shù)據(jù)記錄單，是快速添加、查找、修改或刪除數(shù)據(jù)清單中相關(guān)記錄的對(duì)話框。
(二)通過(guò)記錄單處理數(shù)據(jù)清單的記錄
1.通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)
通過(guò)記錄單處理記錄的優(yōu)點(diǎn)主要有：界面直觀，操作簡(jiǎn)單，減少數(shù)據(jù)處理時(shí)行列位置的來(lái)回切換，避免輸入錯(cuò)誤，特別適用于大型數(shù)據(jù)清單中記錄的核對(duì)、添加、查找、修改或刪除。
2.記錄單對(duì)話框的打開(kāi)
打開(kāi)“記錄單”對(duì)話框的方法是：輸入數(shù)據(jù)清單的列標(biāo)志后，選中數(shù)據(jù)清單的任意一個(gè)單元格。
(1)Excel2003：點(diǎn)擊“數(shù)據(jù)”菜單中的“記錄單”命令。
(2)Exce12013：功能區(qū)默認(rèn)沒(méi)有“記錄單”命令，可通過(guò)單擊以自定義方式添入“快速訪問(wèn)工具欄”中的“記錄單”按鈕來(lái)打開(kāi)。也可自定義添加入“功能區(qū)”。
Excel 2003
Excel 2013
對(duì)話框：
打開(kāi)記錄單對(duì)話框以后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
3.在“記錄單”對(duì)話框中輸入新記錄
在記錄單對(duì)話框中，單擊“新建”按鈕，錄入數(shù)據(jù)后按回車鍵或單擊“新建”按鈕，新記錄將被加到數(shù)據(jù)清單最后一行。
在數(shù)據(jù)錄入過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)某個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，可將光標(biāo)移入該文本框，直接進(jìn)行修改;如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框，等待數(shù)據(jù)錄入。
4.利用“記錄單”對(duì)話框查找特定單元格
在記錄單對(duì)話框中，單擊“條件”按鈕，錄入查詢條件，單擊“上一條”或“下一條”按鈕，符合條件的記錄將分別出現(xiàn)在對(duì)話框相應(yīng)列后的文本框中，“記錄狀態(tài)”顯示區(qū)相應(yīng)顯示記錄的次序數(shù)以及數(shù)據(jù)清單中記錄的總條數(shù)。
這種方法尤其適合于具有多個(gè)查詢條件的查詢中，只要在對(duì)話框多個(gè)列名后的文本框內(nèi)同時(shí)輸入相應(yīng)的查詢條件即可。
5.利用“記錄單”對(duì)話框核對(duì)或修改特定記錄
查找到待核對(duì)或修改的記錄后，在對(duì)話框相應(yīng)列后文本框中逐一核對(duì)或修改。在確認(rèn)修改前，“還原”按鈕處于激活狀態(tài)，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有修改。
6.利用“記錄單”對(duì)話框刪除特定記錄
在記錄單對(duì)話框中，單擊“刪除”按鈕。記錄刪除后無(wú)法通過(guò)單擊“還原”按鈕來(lái)撤銷。
【例題·判斷題】打開(kāi)記錄單對(duì)話框以后，仍可以直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。( )
『正確答案』×
『答案解析』打開(kāi)記錄單對(duì)話框以后，只能通過(guò)“記錄單”對(duì)話框來(lái)輸入、查詢、核對(duì)、修改或者刪除數(shù)據(jù)清單中的相關(guān)數(shù)據(jù)，無(wú)法直接在工作表的數(shù)據(jù)清單中進(jìn)行相應(yīng)的操作。
【例題·單選題】如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可單擊( )按鈕，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框。
A.新建
B.刪除
C.還原
D.條件
『正確答案』C
『答案解析』如果發(fā)現(xiàn)多個(gè)文本框中的數(shù)據(jù)錄入有誤，不便逐一修改，可通過(guò)單擊“還原”按鈕放棄本次確認(rèn)前的所有輸入，光標(biāo)將自動(dòng)移入第一個(gè)空白文本框。
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