BEC寫作指導(dǎo)：商務(wù)信函的常見行文邏輯

商務(wù)信函共通的特征是什么?

和任何一篇普通文章一樣：開頭、中間和結(jié)尾。但是由于撰寫的目的不同，每個部分的內(nèi)容也會因此發(fā)生改變。

下面7種類型來自《Powerful Business Writing》，供大家參考。

其中B代表開頭(Beginning)，M代表中間(Middle)，E代表結(jié)尾(End)。

1. Information or acceptance 提供信息、表示接受

B:引入話題

M:討論或解釋

E: 表達(dá)你希望對方采取的行動

2. Sales or persuasion 銷售、說服對方

B:通過提出一個理念或提供一項(xiàng)產(chǎn)品服務(wù)來吸引對方注意

M:使用一系列事實(shí)，曉之以理、動之以情

E: 呼吁對方

3. Request 請求

B:說明你的需求

M:描述你需求的原因

E:請求幫助并表示感謝

4. Complain 抱怨

B:說明問題出處

M:提供充足的細(xì)節(jié)，以便對方幫助

E:表達(dá)你希望對方采取的行動

5. Rejection 拒絕

B:對對方表示同情，拉近關(guān)系

M:將拒絕委婉提出，并且放在中間。說明拒絕的原因時也要給對方留情面

E:強(qiáng)調(diào)對于該局面的積極面

6. Collection 征收

B:有禮貌地表達(dá)，提供對方未付款的信息

M:有禮貌地要求對方及時付款

E:表達(dá)如果付款不能及時到賬時你將采取的行動，并隨信附送回信信封

7. Goodwill 示好

B:表達(dá)感謝、贊美、祝賀、同情，或者邀請

M:提供非正式的較私人的信息

E:以熱情的方式結(jié)尾

一些常用的連接詞~

大邏輯清楚了，接下來是信函中的小邏輯。

連接詞是信函中不可或缺的成分，將信函連接成完整的一體。

當(dāng)然不僅局限于單詞，很多句子和短語也可以作為連接過渡使用。

如：

• “That brings us to the next step, which is …”

• “Now that we’ve settled that problem, let’s look at …”

• “Unfortunately, in this case, we won’t be able to …”

• “In addition to budget constraints, there’s another matter we have to discuss.”