北京會計證《會計基礎(chǔ)》第四章第二節(jié)原始憑證講義

　　第二節(jié) 原始憑證

　　一、原始憑證的基本內(nèi)容

　　原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成時由相關(guān)人員取得或填制的，用以記錄或證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種原始憑據(jù)。原始憑證是證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的原始依據(jù)，具有較強(qiáng)的法律效力，是一種很重要的會計憑證。

　　企業(yè)發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)紛繁復(fù)雜，反映其具體內(nèi)容的原始憑證也品種繁多。雖然原始憑證反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容不同，但無論哪一種原始憑證，都應(yīng)該說明有關(guān)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和完成情況，都應(yīng)該明確有關(guān)經(jīng)辦人員和經(jīng)辦單位的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。因此，各種原始憑證，盡管名稱和格式不同，但都應(yīng)該具備一些共同的基本內(nèi)容。這些基本內(nèi)容就是每一張原始憑證所應(yīng)該具備的要素。原始憑證必須具備以下基本內(nèi)容：

　　(一)原始憑證的名稱;

　　(二)填制原始憑證的日期和憑證編號;

　　(三)接受憑證的單位名稱;

　　(四)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容，如品名、數(shù)量、單價、金額大小寫;

　　(五)填制原始憑證的單位名稱和填制人姓名;

　　(六)經(jīng)辦人員的簽名或蓋章。

　　有些原始憑證，不僅要滿足會計工作的需要，還應(yīng)滿足其他管理工作的需要。因此，在有些憑證上，除具備上述內(nèi)容外，還應(yīng)具備其他一些項目，如與業(yè)務(wù)有關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同、結(jié)算方式、費用預(yù)算等，以更加完整、清晰地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。

　　在實際工作中，各單位根據(jù)會計核算和管理的需要，可自行設(shè)計印制適合本單位需要的各種原始憑證。但是對于在一個地區(qū)范圍內(nèi)經(jīng)常發(fā)生大量同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，應(yīng)由各主管部門統(tǒng)一設(shè)計印制原始憑證。如銀行統(tǒng)一印制的銀行匯票、轉(zhuǎn)賬支票和現(xiàn)金支票等，由鐵路部門統(tǒng)一印制的火車票，由稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的有稅務(wù)登記的發(fā)票，財政部門統(tǒng)一印制的收款收據(jù)等。這樣，不但可以使原始憑證的內(nèi)容格式統(tǒng)一，便于加強(qiáng)監(jiān)督管理。

　　二、原始憑證的種類

　　紛繁復(fù)雜的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)導(dǎo)致原始憑證的品種繁多，為了更好地認(rèn)識和利用原始憑證，必須按照一定標(biāo)準(zhǔn)對原始憑證進(jìn)行分類。原始憑證按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)，可以屬于不同的種類。

　　(一)原始憑證按其來源不同分類

　　原始憑證按其來源不同分類，可以分為外來原始憑證和自制原始憑證兩種。

　　外來原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動發(fā)生或完成時，從其他單位或個人直接取得的原始憑證。如增值稅專用發(fā)票、非增值稅及小規(guī)模納稅人的發(fā)票、鐵路運輸部門的火車票、由銀行轉(zhuǎn)來的結(jié)算憑證和對外支付款項時取得的收據(jù)等都是外來原始憑證。其格式如圖表4-1所示。

　　××××專用發(fā)票

　　發(fā)票聯(lián) (2002)

　　付款單位： 支票號：

　　收款單位(蓋章) 開票人 年 月 日

　　自制原始憑證是指本單位內(nèi)部具體經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員，在執(zhí)行或完成項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時所填制的原始憑證。如“收料單”、“領(lǐng)料單”、“銷貨發(fā)票”、“產(chǎn)品入庫單”、“工資結(jié)算表”等。其格式分別如圖表4-2所示。

　　領(lǐng)料單

　　領(lǐng)料部門： 憑證編號：

　　用 途： 年 月 日 收料倉庫：

　　記賬 發(fā)料 審批 領(lǐng)料

　　產(chǎn)品入庫單

　　憑證編號：

　　交庫單位： 年 月 日 收料倉庫：

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　　(二)原始憑證按其填制方法不同分類

　　原始憑證按其填制方法不同分類，可以分為一次憑證、累計憑證和匯總憑證三種。

　　一次憑證是指一次填制完成的原始憑證。它反映一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)或同時反映若干同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的內(nèi)容。外來原始憑證一般均屬一次憑證，自制原始憑證中大多數(shù)也是一次憑證。日常的原始憑證多屬此類，如“現(xiàn)金收據(jù)”、“發(fā)貨票”、“收料單”等。一次憑證能夠清晰地反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動情況，使用方便靈活，但數(shù)量較多。

　　累計憑證，是指在一張憑證上連續(xù)登記一定時期內(nèi)不斷重復(fù)發(fā)生的若干同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，直到期末才能填制完畢的原始憑證。累計憑證可以連續(xù)登記相同性質(zhì)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，隨時計算出累計數(shù)及結(jié)余數(shù)，期末按實際發(fā)生額記賬。如“費用限額卡”、“限額領(lǐng)料單”等。“限額領(lǐng)料單”的格式如圖表4-3所示。

　　限額領(lǐng)料單

　　領(lǐng)料部門： 憑證編號：

　　產(chǎn)品名稱、號碼： 年 月 日

　　計劃產(chǎn)量 ： 單位消耗定額： 編號：

　　供應(yīng)部門負(fù)責(zé)人： 生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)人： 倉庫管理員：

　　匯總憑證，也叫原始憑證匯總表，是根據(jù)許多同類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證或會計核算資料定期加以匯總而重新編制的原始憑證。如“發(fā)出材料匯總表”、“差旅費報銷單”等。匯總憑證既可以提供經(jīng)營管理所需要的總量指標(biāo)，又可以大大簡化核算手續(xù)?！鞍l(fā)出材料匯總表”的格式如圖表4―4所示。

　　發(fā)出材料匯總表

　　年 月 日

　　財會負(fù)責(zé)人： 復(fù)核： 制表：

　　(三)原始憑證按用途不同分類

　　原始憑證按其用途不同分類，可以分為通知憑證、執(zhí)行憑證和計算憑證三種。

　　通知憑證是指要求、指示或命令企業(yè)進(jìn)行某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證，如“罰款通知書”、“付款通知單”等。

　　執(zhí)行憑證是用來證明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或已經(jīng)完成的原始憑證，如“銷貨發(fā)票”、“材料驗收單”、“領(lǐng)料單”等。

　　計算憑證是指根據(jù)原始憑證和有關(guān)會計核算資料而編制的原始憑證。計算憑證一般是為了便于以后記賬和了解各項數(shù)據(jù)來源和產(chǎn)生的情況而編制的。如“制造費用分配表”、“產(chǎn)品成本計算單”、“工資結(jié)算表”等。

　　(四)原始憑證按其格式不同分類

　　原始憑證按其格式不同分類，可以分為通用憑證和專用憑證兩種。

　　通用憑證是指全國或某一地區(qū)、某一部門統(tǒng)一格式的原始憑證。如由銀行統(tǒng)一印制的結(jié)算憑證、稅務(wù)部門統(tǒng)一印制的發(fā)票等。

　　專用憑證是指一些單位具有特定內(nèi)容、格式和專門用途的原始憑證。如高速公路通過費收據(jù)、養(yǎng)路費繳款單等。

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　　以上是按不同的標(biāo)志對原始憑證進(jìn)行的分類。它們之間是相互依存密切聯(lián)系的，有些原始憑證按照不同的分類標(biāo)準(zhǔn)分別屬于不同的種類。如現(xiàn)金收據(jù)對出具收據(jù)的單位來說是自制原始憑證;面對接收收據(jù)的單位來說則是外來原始憑證;同時，它既是一次憑證，又是執(zhí)行憑證，也是專用憑證。外來的憑證大多為一次憑證，計算憑證、累計憑證大多為自制原始憑證。

　　根據(jù)上述原始憑證的分類，歸納如圖表4―5所示。

　　三、原始憑證的填制

　　填制原始憑證，要由填制人員將各項原始憑證要素按規(guī)定方法填寫齊全，辦妥簽章手續(xù)，明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

　　由于各種憑證的內(nèi)容和格式千差萬別，因此，原始憑證的具體填制方法也不同。一般來說，自制原始憑證通常有三種形式。一是根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的執(zhí)行和完成的實際情況直接填列，如根據(jù)實際領(lǐng)用的材料品名和數(shù)量填制領(lǐng)料單等;二是根據(jù)賬簿記錄對某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行加工整理填列，如月末計算產(chǎn)品成本時，先要根據(jù)“制造費用”賬戶本月借方發(fā)生額填制“制造費用分配表”，將本月發(fā)生的制造費用按照一定的分配標(biāo)準(zhǔn)分配到有關(guān)產(chǎn)品成本中去，然后再計算出某種產(chǎn)品的生產(chǎn)成本;三是根據(jù)若干張反映同類業(yè)務(wù)的原始憑證定期匯總填列，如發(fā)出材料匯總表。外來原始憑證是由其他單位或個人填制的。它同自制原始憑證一樣，也要具備能證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)完成情況和明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任所必務(wù)的內(nèi)容。

　　原始憑證是具有法律效力的證明文件，是進(jìn)行會計核算的依據(jù)，必須認(rèn)真填制。為了保證原始憑證能清晰地反映各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真實情況，原始憑證的填制必須符合以下要求：

　　1、記錄要真實。原始憑證上填制的日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容和數(shù)字必須是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成的實際情況，不得弄虛作假，不得以匡算數(shù)或估計數(shù)填入，不得涂改、挖補(bǔ)。

　　2、內(nèi)容要完整。原始憑證中應(yīng)該填寫的項目要逐項填寫，不可缺漏;名稱要寫全，不要簡化;品名和用途要填寫明確，不能含糊不清;有關(guān)部門和人員的簽名和蓋章必須齊全。

　　3、手續(xù)要完備。單位自制的原始憑證必須有經(jīng)辦業(yè)務(wù)的部門和人員簽名蓋章;對外開出的憑證必須加蓋本單位的公章或財務(wù)專用章;從外部取得的原始憑證必須有填制單位公章或財務(wù)專用章?？傊?，取得的原始憑證必須符合手續(xù)完備的要求，以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任，確保憑證的合法性、真實性。

　　4、填制要及時。所有業(yè)務(wù)的有關(guān)部門和人員，在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實際發(fā)生或完成時，必須及時填寫原始憑證，做到不拖延、不積壓，不事后補(bǔ)填，并按規(guī)定的程序?qū)徍恕?/P>

　　5、編號要連續(xù)。原始憑證要順序連續(xù)或分類編號，在填制時要按照編號的順序使用，跳號的憑證要加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保管，不得撕毀。

　　6、書寫要規(guī)范。原始憑證中的文字、數(shù)字的書寫都要清晰、工整、規(guī)范，做到字跡端正、易于辨認(rèn)，不草、不亂、不造字。大小寫金額要一致。復(fù)寫的憑證要不串行、不串格，不模糊，一式幾聯(lián)的原始憑證，應(yīng)當(dāng)注明各聯(lián)的用途。數(shù)字和貨幣符號的書寫要符合下列要求：

　　(1)數(shù)字要一個一個地寫，不得連筆寫。特別是在要連寫幾個“0”時，也一定要單個的寫，不能將幾個“0”連在一起一筆寫完。數(shù)字排列要整齊，數(shù)字之間的空隔要均勻，不宜過大。此外阿拉伯?dāng)?shù)字的書寫還應(yīng)有高度的標(biāo)準(zhǔn)，一般要求數(shù)字的高度占憑證橫格的1/2為宜。書寫時還要注意緊靠橫格底線，使上方能有一定的空位，以便需要進(jìn)行更正時可以再次書寫。

　　(2)阿拉伯?dāng)?shù)字前面應(yīng)該書寫貨幣幣種或者貨幣名稱簡寫和幣種符號。幣種符號與阿拉伯?dāng)?shù)字之間不得留有空白。凡阿拉伯金額數(shù)字前寫有貨幣幣種符號的，數(shù)字后面不再寫貨幣單位。所有以元為單位(其他貨幣種類為貨幣基本單位，下同)的阿拉伯?dāng)?shù)字，除表示單價等情況外，一律填寫到角分;無角分的，角位和分位寫“00”或者符號“――”;有角無分的，分位應(yīng)當(dāng)寫“0”，不得用符號“――”代替。在發(fā)貨票等須填寫大寫金額數(shù)字的原始憑證上，如果大寫金額數(shù)字前未印有貨幣名稱，應(yīng)當(dāng)加填貨幣名稱，然后在其后緊接著填寫大寫金額數(shù)字，貨幣名稱和金額數(shù)字之間不得留有空白。

　　(3)漢字填寫金額如零、壹、貳、叁、肆、伍、陸、柒、玖、拾、伯、仟、萬、億等，應(yīng)一律用正楷或行書體填寫，不得用○，一、二、三、四、五、六、七八九、十等簡化字代替。不得任意自造簡化字。大寫金額數(shù)字到元或角為止的，在“元”或“角”之后應(yīng)當(dāng)寫“整”或“正”字。阿拉伯金額數(shù)字之間有“0”時，漢字大寫金額應(yīng)寫“零”字;阿拉伯金額數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”時，大寫金額中可以只有一個“零”;阿拉伯金額數(shù)字元位為“0”或者數(shù)字中間連續(xù)有幾個“0”，元位也是“0”，但角位不是“0”時，漢字大寫金額可以只寫一個“零”字，也可以不寫“零”字。

　　四、原始憑證的審核

　　為了正確反映和監(jiān)督各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，財務(wù)部門對取得的原始憑證，必須進(jìn)行嚴(yán)格審核和核對，保證核算資料的真實、合法、完整。只有經(jīng)過審查無誤的憑證，方可作為編制記賬憑證和登記賬簿的依據(jù)。原始憑證的審核，是會計監(jiān)督工作的一個重要環(huán)節(jié)，一般應(yīng)從以下兩方面進(jìn)行：

　　1、審查原始憑證所反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的合理、合法性和真實性。這種審查是以有關(guān)政策、法規(guī)、制度和計劃合同等為依據(jù)，審查憑證所記錄的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否符合有關(guān)規(guī)定，有無貪污盜竊、虛報冒領(lǐng)、偽造憑證等違法亂紀(jì)現(xiàn)象，有無不講經(jīng)濟(jì)效益、違反計劃和標(biāo)準(zhǔn)的要求等等。對于不合理、不合法及不真實的原始憑證，財會人員應(yīng)拒絕受理。如發(fā)現(xiàn)偽造或涂改憑證弄虛作假、虛報冒領(lǐng)等不法行為，除拒絕辦理外，還應(yīng)立即報告有關(guān)部門，提請嚴(yán)肅處理。

　　2、審核原始憑證的填制是否符合規(guī)定的要求。首先審查所用的憑證格式是否符合規(guī)定，憑證的要素是否齊全，是否有經(jīng)辦單位和經(jīng)辦人員簽章;其次審查憑證上的數(shù)字是否完整，大、小寫是否一致;最后審查憑證上數(shù)字和文字是否有涂改、污損等不符合規(guī)定之處。如果通過審查發(fā)現(xiàn)憑證不符合上述要求，那么憑證本身就失去作為記賬依據(jù)的資格，會計部門應(yīng)把那些不符合規(guī)定的憑證退還給原編制憑證的單位或個人，要求重新補(bǔ)辦手續(xù)。

　　原始憑證的審核，是一項很細(xì)致而且十分嚴(yán)肅的工作。要做好原始憑證的審核，充分發(fā)揮會計監(jiān)督的作用，會計人員應(yīng)該做到精通會計業(yè)務(wù);熟悉有關(guān)的政策、法令和各項財務(wù)規(guī)章制度;對本單位的生產(chǎn)經(jīng)營活動有深入的了解;同時還要求會計人員具有維護(hù)國家法令、制度和本單位財務(wù)管理的高度責(zé)任感，敢于堅持原則，才能在審核原始憑證時正確掌握標(biāo)準(zhǔn)，及時發(fā)現(xiàn)問題。

　　原始憑證經(jīng)過審核后，對于符合要求的原始憑證，及時編制記賬憑證并登記賬簿;并對于手續(xù)不完備、內(nèi)容記載不全或數(shù)字計算不正確的原始憑證，應(yīng)退回有關(guān)經(jīng)辦部門或人員補(bǔ)辦手續(xù)或更正;對于偽造、涂改或經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)不合法的憑證，應(yīng)拒絕受理，并向本單位領(lǐng)導(dǎo)匯報，提出拒絕執(zhí)行的意見;對于弄虛作假、營私舞弊、偽造涂改憑證等違法亂紀(jì)行為，必須及時揭露并嚴(yán)肅處理。

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