全國會計證《會計電算化》第四章第三節(jié)文字表格編輯講義

　　第三節(jié)文字表格編輯操作

　　一、漢字系統(tǒng)的基本知識

　　(一)漢字編碼

　　1.輸入碼

　　目前，最成熟、最簡便易行和實用的是鍵盤輸入法。漢字輸入碼(外碼)是指用戶從鍵盤上鍵入漢字時所使用的漢字編碼。為了便于使用英文字母來鍵入漢字，就必須使用字母數(shù)字串來代表漢字。常用的輸入碼有區(qū)位碼、首尾碼、拼音碼、智能ABC、王碼拼音、五筆字型碼等。用戶可以任意選擇輸入方法。輸入的漢字碼由鍵盤管理程序轉(zhuǎn)換成機內(nèi)碼，以便處理、保存、顯示、打印和傳輸?shù)取?/P>

　　2.內(nèi)碼

　　內(nèi)碼(機內(nèi)碼)是計算機系統(tǒng)內(nèi)部用來表示中、西文信息的代碼，也稱漢字存儲碼。漢字在計算機內(nèi)存儲時，一般用兩個字節(jié)表示漢字內(nèi)碼。漢字內(nèi)碼主要用來對漢字進行存儲、運算和編碼，它通常是用其存放在漢字字庫中的物理位置表示?？梢杂脻h字字庫中的序號或漢字在字庫中的存儲位置來表示。

　　3.交換碼(國標碼)

　　計算機與其他系統(tǒng)或設(shè)備之間交換漢字信息的標準編碼稱為漢字交換碼，又稱國標碼。在漢字交換碼中，每個漢字用兩個字節(jié)表示。國標碼兩個字節(jié)的最高位都是“0”，而機內(nèi)碼兩個字節(jié)的最高位都是“1”。由此可見，漢字國標碼與機內(nèi)碼之間有一個對應(yīng)的關(guān)系，只要將機內(nèi)碼的兩個字節(jié)的高位“1”變?yōu)椤?”，則是該漢字的國標碼，反之亦然。

　　4.輸出碼

　　漢字輸出碼又稱漢字字形碼(或稱漢字字模碼)。漢字輸出碼的作用是輸出漢字，對漢字字形經(jīng)過點陣的數(shù)字化后形成的一串二進制數(shù)稱為漢字輸出碼。

　　(二)漢字字形的數(shù)字化與漢字庫

　　1.漢字字形的數(shù)字化

　　描述字符(包括漢字)字形的方法主要有兩種：點陣字形和輪廓字形。一般來說，表現(xiàn)漢字時使用的點陣數(shù)越高，則漢字字形的質(zhì)量就越好，當然，每個漢字點陣的存儲容量也越大。

　　2.漢字庫

　　在計算機內(nèi)處理的是漢字的內(nèi)碼，而通過顯示器、打印機輸出的是漢字的字形，所以，必須事先把全部的漢字字形放在計算機內(nèi)，并通過漢字處理系統(tǒng)的專門處理程序自動把要輸出的文字內(nèi)碼轉(zhuǎn)換成對應(yīng)的漢字字形后才能輸出。全部漢字字形的集合稱為漢字字形庫。目前，我國的漢字系統(tǒng)一般都是用國標GB2312―80規(guī)定的兩級常用漢字建立漢字庫。

　　(三)漢字的顯示方式

　　(1)字符方式。在處理漢字時，直接用內(nèi)碼傳送和處理的方式叫做字符方式。

　　(2)圖形方式。在顯示或打印漢字時，直接把漢字的字模點陣信息傳送到輸出設(shè)備的輸出方式叫做圖形方式。采用這種方式無需轉(zhuǎn)換就可以在輸出設(shè)備上直接輸出漢字。

　　(3)全角和半角。所謂半角字符是指在存儲和輸出時占用一個標準字符位(即一個字節(jié))的字符。ASCII碼表中所有的英文字母及符號都是半角字符。全角字符一般要占兩個標準字符位，所有漢字和漢字國標碼表內(nèi)的圖形符號、英、日、俄、羅馬字母等都屬于全角字符。

　　二、漢字輸入方法

　　(一)漢字輸入方法概述

　　漢字輸入計算機的方法有兩大類：第一類是鍵盤輸入法，這是最普遍的，用戶利用各種漢字輸入方法的編碼敲擊鍵盤來輸入漢字;第二類是非鍵盤輸入法。

　　1.鍵盤輸入

　　利用鍵盤輸入漢字的漢字輸入方法，按照編碼原理主要分為以下幾種類型：數(shù)字碼、拼音碼、字形碼、以發(fā)音為主以字形為輔的音形碼和以字形為主以發(fā)音為輔的形音碼。

　　2.非鍵盤輸入

　　非鍵盤輸入法主要包括：語音輸入、筆輸入，它是利用電磁感應(yīng)原理將數(shù)字化與特定識別軟件相結(jié)合，從而形成的手寫輸入設(shè)備;掃描識別輸入，是使書面圖文資料成批快速輸入計算機的最好手段，這種輸入法需要配備掃描儀。

　　(二)中文輸入法的選擇

　　一般而言，計算機默認的字符輸入狀態(tài)是英文。Widows提供了多種中文輸入法，如“微軟拼音”、“全拼”、“智能ABc”等，用戶還可安裝自己需要的輸入法。可以通過組合鍵Ctrl+Shift的連續(xù)操作，用鍵盤方式選擇不同的輸入法。

　　無論切換到哪種中文輸入法，如果希望切換回英文輸入法，均可按“Ctrl+空格”組合鍵來實現(xiàn)。該組合鍵可以快速進行中英文輸入法之間的切換。

　　智能ABC輸入法又稱標準輸入法，是以漢語拼音為基礎(chǔ)的，可以很方便地輸入常用詞組，是一種快速實用的漢字輸入法。該輸入法完全遵循標準漢語拼音方案，具有操作簡便、自動造詞、智能處理等特點，并且把對漢字單字的頻度調(diào)整和對詞組的智能記憶處理有機地結(jié)合起來。

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    三、文字編輯操作

　　(一)文字處理軟件的啟動和退出Word的常用啟動方法有以下三種：

　　(1)從“開始”菜單啟動。打開“開始”菜單，選擇“所有程序”菜單中的“Microsoft　Office”下的“Microsoft　Office　Word　2003”命令，單擊左鍵即可。

　　(2)從桌面的快捷方式啟動。如果已為Word在桌面上建立了快捷方式，可用鼠標雙擊該快捷方式圖標。

　　(3)利用Word的文檔文件啟動。用鼠標雙擊任意一個Word創(chuàng)建的文檔文件，或者在“開始”菜單的“文檔”級聯(lián)菜單中選擇一個Word文檔，可在啟動Word的同時，打開該文檔的編輯窗口。

　　Word成功啟動后，屏幕上將出現(xiàn)一個Word窗口，并自動創(chuàng)建一個文件名為“文檔1”的文件(第三種方法除外)。

　　要退出Word，即關(guān)閉Word應(yīng)用程序，可選擇下列任何一種方法：

　　(1)單擊“文件”菜單中的“退出”命令。

　　(2)單擊Word窗口標題欄的“關(guān)閉”按鈕。

　　(3)雙擊Word窗口標題欄左上角的控制按鈕。

　　素組成。

　　(1)標題欄。標題欄位于窗口的上方。標題欄的最左端是Word圖標(也叫控制按鈕)，單擊該按鈕時彈出“控制”菜單，控制菜單中包括對主窗口進行最大化、最小化、關(guān)閉等命令，雙擊該按鈕時可以退出Word。單擊“最小化”按鈕可使窗口縮小為圖標，此時，Word并沒有關(guān)閉，只是進入后臺操作而已。

　　(2)菜單欄。菜單欄位于標題欄下面，列出可用于建立、保存以及其他的文檔操作命令，它包含了在Word中所需要的絕大部分操作命令。

　　(3)工具欄。工具欄由帶圖標的按鈕組成，代表菜單中常用的命令。Word的工具欄包括常用工具欄、格式工具欄等，在默認情況下，“常用”和“格式”工具欄以固定的形式并排顯示在菜單欄的下方。

　　(4)標尺。在Word窗口中有水平標尺和垂直標尺兩種，水平標尺位于編輯區(qū)的上部，垂直標尺位于編輯區(qū)的左側(cè)。標尺帶有度量刻度和標記，可以幫助用戶在格式設(shè)計時進行定位。標尺的顯示和取消，均可通過視圖菜單中的“標尺”命令來實現(xiàn)。

　　(5)滾動條。在Word窗口中有水平滾動條和垂直滾動條兩種，當文檔內(nèi)容在屏幕上顯示不全時，使用滾動條可以快速查看文檔的其他部分。

　　(6)狀態(tài)欄。狀態(tài)欄在Word窗口的底部，用于顯示光標插入點所在位置的信息(如插入點的行號、列號、當前頁等)，以及命令的簡要描述等狀態(tài)信息(如修訂、擴展、改寫等)。

　　(7)文本編輯區(qū)。文本編輯區(qū)用來顯示正在編輯的文檔。在文檔編輯區(qū)中，有一個不停閃爍的“I”形光標，稱為插人點(也稱做插入光標)，用來指明文本輸入的當前位置，可以通過移動鼠標指針并單擊左鍵來定位，也可以利用鍵盤的光標移動鍵進行定位。

　　(8)選取區(qū)。選取區(qū)是用來快速選定文本內(nèi)容的區(qū)域，它位于文檔編輯區(qū)左側(cè)的空白區(qū)域。當鼠標移到選取區(qū)時，其指針會由原來的“1”變成向右的空心箭頭。

　　(三)文檔的輸入與編輯

　　1.創(chuàng)建新文檔

　　在啟動Word時，系統(tǒng)自動建立一個名為“文檔1”的空白新文檔，用戶可以直接在編輯區(qū)中輸入自己的文檔內(nèi)容。word對以后新建的文檔根據(jù)創(chuàng)建的順序，依次默認命名為“文檔2”、“文檔3”等。

　　2.保存文檔

　　保存文檔的時候，除了點擊“常用”工具欄上的“保存”按鈕，或者“文件”菜單的“保存”命令之外，還可用快捷鍵Ctrl+S來保存。當用戶要以一個新的文件名、新的類型或在新的位置保存文件時，可選擇“文件”菜單的“另存為”命令。

　　3.打開文檔

　　打開文檔，就是在內(nèi)存中開辟一塊區(qū)域，將文檔從磁盤調(diào)入指定的區(qū)域。打開文檔的常用方法是：直接單擊“常用”工具欄的“打開”按鈕，在“打開”對話框中首先找到文檔所在的文件夾，在文件列表中選擇要打開的文檔，單擊“打開”按鈕即可，可以同時打開多個文檔。4.文檔的編輯

　　編輯是指在文檔中進行輸入(包括插入)、刪除、修改、移動、復(fù)制等操作。

　　(1)光標的移動。移動光標即定位插入點(操作點)，移動光標可以用鍵盤或鼠標實現(xiàn)。

　　(2)文本的輸入和插入。用戶可以在文本區(qū)中輸入文本的內(nèi)容。若要開始新的段落，應(yīng)按下Enter鍵。插入文本時，只需將插入點光標移到要插入的文本位置，再輸入文本即可。進行插入操作時，應(yīng)注意狀態(tài)欄的“改寫”按鈕為灰色，若為黑色輸入的文本會自動替換插入點后的內(nèi)容，雙擊該按鈕可變灰。

　　(3)文本的選取。每次只能選取一塊文本進行操作，可以用鼠標和鍵盤選取。用鼠標選取文本最簡單的方法是，將鼠標指針移到要選取文本的開始位置，按住鼠標左鍵拖動，鼠標拖過地方所有的文本都被選中。若要取消所選定的文本，單擊鍵盤上任意一個方向鍵，或按Esc鍵，或用鼠標單擊文本的任何位置。

　　(4)文本的移動、復(fù)制和刪除。如果要移動文本，首先應(yīng)進取待移動文本的內(nèi)容，再“剪切”至剪貼板，然后將插入點移動到目標位置，再進行“粘貼”操作?！凹羟小辈僮骺捎谩熬庉嫛辈藛蜗碌摹凹羟小泵?，或常用工具欄中的“剪切”按鈕，或Ctrl+x來實現(xiàn)。

　　如果要復(fù)制文稿，首先應(yīng)選取待復(fù)制文稿的內(nèi)容，再“復(fù)制”到剪貼板，然后將插入點放到目標位置，再進行“粘貼”操作?！皬?fù)制”操作可用“編輯”菜單下的“復(fù)制”命令，或常用工具欄中的“復(fù)制”按鈕，或Ctrl+C來實現(xiàn)。

　　如果要刪除一段文稿，首先選取待刪除文稿的內(nèi)容，再按Delete鍵或Backspace鍵

　　(5)文本的查找、替換和定位。打開文檔后，首先要確定查找范圍。查找范圍的設(shè)定在“查找”選項卡中，單擊“高級”按鈕后，即彈出“查找”選項卡中更多的查找選項。在該對話框中還可設(shè)置“查找”的高級選項，如設(shè)置待查找內(nèi)容的格式等。在查找替換時，在“替換”選項卡中，單擊“替換”按鈕，即可將當前找到的文字進行替換。我們可以通過“定位”操作來實現(xiàn)快速定位，單擊“編輯”菜單的“定位”命令，彈出“查找和替換”對話框的“定位”選項卡，通過頁號、節(jié)、行等條件進行定位。

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　　(6)撤銷和恢復(fù)操作。是Word為糾正編輯過程中發(fā)生的錯誤而提供的操作?！俺蜂N命令是指撤銷前面進行的操作。重復(fù)命令則是指重復(fù)執(zhí)行上一次的編輯命令或操作?！盎謴?fù)”命令是執(zhí)行與“撤消”命令相反的操作或命令。

　　(四)排版操作

　　文檔的格式化設(shè)置包括設(shè)置字符格式、段落格式等許多工作，這里主要介紹一些最基本的操作。

　　(1)設(shè)置字符格式。字符格式設(shè)置包括字體、字號、字形的設(shè)置及對字符的各種修飾。如果只是對字體進行一些常規(guī)的格式設(shè)置，可以直接利用“格式”工具欄上的命令按鈕來實現(xiàn)，它們是“字體”、“字號”，“加粗”、“傾斜”、“下劃線”、“邊框”、“字符底紋”和“字符縮放”按鈕，還有“字體顏色”按鈕。

　　(2)設(shè)置段落格式。通過設(shè)置段落格式可以改變段落的外觀。段落格式設(shè)置主要包括段落的縮進和對齊、行間距和段間距等。 四、表格編輯操作

　　表格是由不同行列的單元格組成的，在單元格中既可以填寫文字也可以插入圖片。(一)創(chuàng)建表格

　　創(chuàng)建表格有兩種方式：使用“繪制表格”工具創(chuàng)建復(fù)雜的表格和使用“插入表格”命令創(chuàng)建簡單的表格。這兩種方法都是先建表格再填寫表格內(nèi)容。還可以反過來做，即先填寫表格內(nèi)容，再建表格，即將已有的文字段落轉(zhuǎn)換為表格。

　　(二)在表格內(nèi)移動光標

　　在單元格中鍵人文本時，如需將插入點從一個單元格移到另一個單元格，用鼠標單擊該單元格即可。移動插入點使用鼠標雖然簡單，但鍵入文本時，常使用鍵盤。如果用鍵盤來移動插入點就會節(jié)省時間，操作也方便。

　　(三)在單元格中輸入文字

　　首先，用鼠標或用組合鍵將插入光標移到要插人數(shù)據(jù)的表格內(nèi)，在單元格中鍵入文本與在文檔窗口鍵人文本的方法完全一樣。所有編輯文本的方法在單元格內(nèi)也同樣適用。

　　(四)修改表格

　　1.選擇單元格、行、列或整個表格

　　(1)用鼠標在表格內(nèi)選擇。當鼠標指針置于表格上方時，會在表格的左上角顯示一個按鈕圖，單擊該按鈕，即選中整個表格。拖動該按鈕，即可移動整個表格。

　　(2)用鍵盤選擇表格項目。

　　(3)用菜單命令選擇表格項目。先單擊表格中要選擇的項目，然后，用“表格”菜單中的“選定行”、“選定列”及“選定表格”命令來實現(xiàn)。

　　2.在表格中添加單元格、行或列

　　可分別采用菜單或工具欄按鈕的方法添加單元格、行或列。如果用工具欄按鈕操作，先要在“視圖”菜單下打開“表格和邊框”工具。

　　用菜單操作時，選擇要插入的單元格(行或列)，執(zhí)行“表格”菜單下的“插入單元格”命令。

　　刪除列或行的方法基本相同。首先，選定要刪除的列或行，然后，單擊“表格”菜單的“刪除”級聯(lián)菜單的“列”或“行”命令。

　　(五)表格數(shù)據(jù)計算

　　在Word表格中進行計算的步驟如下：(1)單擊要放置計算結(jié)果的單元格。(2)單擊“表格”菜單中的“公式”命令。(3)Word將根據(jù)計算結(jié)果的單元格位置不同提出不同的建議公式。

　　(4)在“粘貼函數(shù)”框中，單擊所需的公式。

　　注意：如果要對整行或整列求和，需要在每個空單元格中鍵入零值。

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