甘肅會計從業(yè)資格考試《會計電算化》第四章第五節(jié)報表系統(tǒng)二
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第四章 賬務(wù)與報表處理系統(tǒng)
第五節(jié) 報表與報表系統(tǒng)
(三)報表系統(tǒng)基本操作流程
1.創(chuàng)建并定義報表：根據(jù)所要建立報表的內(nèi)容和式樣，建立新表，并對其框架進行定義，包括定義報表標(biāo)題、報表尺寸、表尾附注、表格線、文字邊框等。
2.定義報表數(shù)據(jù)：報表上固定單元的數(shù)據(jù)、變動單元的取數(shù)公式都需要操作人員自行定義。這也是整個報表系統(tǒng)的重點。只有數(shù)據(jù)定義正確、完整，報表系統(tǒng)才能從相應(yīng)的賬務(wù)系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)中取得正確的數(shù)據(jù)，才能生成完整、準(zhǔn)確的會計報表。其中，定義報表包括以下幾個部分：
(1)定義關(guān)鍵字：也就是對報表所屬的單位名稱及編號、報表會計期間等進行定義。
(2)定義變動單元的取數(shù)公式：報表數(shù)據(jù)需要從賬務(wù)系統(tǒng)和其他子系統(tǒng)取得，所以需要定義準(zhǔn)確的取數(shù)公式。
(3)定義固定單元數(shù)據(jù)：例如，在同一張報表內(nèi)部單元格之間的加減乘除關(guān)系的定義。
3.修飾報表：定義完成后，可以對報表文字字體和大小、對齊方式、數(shù)值格式等進行修飾，以完善報表效果，使其更加美觀。
4.生成報表：報表定義后存入系統(tǒng)中，根據(jù)事先定義好的公式，系統(tǒng)可以自動生成會計報表數(shù)據(jù)。
(四)報表系統(tǒng)關(guān)鍵術(shù)語及概念
1.報表和報表文件
(1)報表：由若干行列組成的一個二維表。這是報表系統(tǒng)中存儲書庫的基本單位。
(2)報表文件：一個或多個報表以文件的形式保存在存儲解釋中成文報表文件，每個報表文件都有一個名稱。一個報表文件可以包含若干張報表，一個報表文件中所有報表的格式也都相同，但是數(shù)據(jù)不同。一般把經(jīng)濟意義相近的報表放在一個報表文件中，如每個月編制的利潤表放在一個報表文件中。
2.格式狀態(tài)和數(shù)據(jù)狀態(tài)。報表制作分為兩大部分來處理，即報表格式與公式設(shè)計以及報表數(shù)據(jù)處理工作。這兩部分工作是在不同狀態(tài)下進行的。
(1)格式狀態(tài)。在報表格式設(shè)計狀態(tài)下進行有關(guān)格式設(shè)計的操作，如表尺寸、行高列寬、單元屬性、單元風(fēng)格、組合單元、關(guān)鍵字，以便定義報表的單元公式(計算公式)、審核公式及舍位平衡公式。在格式狀態(tài)下所看到的只是報表的格式，而報表的數(shù)據(jù)全部隱藏。在格式狀態(tài)下所做的操作對本報表所有的表頁都發(fā)生作用。在格式狀態(tài)下不能進行數(shù)據(jù)的錄入、計算等操作。
(2)數(shù)據(jù)狀態(tài)。在報表的數(shù)據(jù)狀態(tài)下管理報表的數(shù)據(jù)，如生成數(shù)據(jù)、輸入數(shù)據(jù)、增加或刪除表頁、審核、舍位平衡、制作圖形、匯總、合并報表等。在數(shù)據(jù)狀態(tài)下不能修改報表的格式，用戶看到的是報表的全部內(nèi)容，包括格式和數(shù)據(jù)。
報表工作區(qū)的左下角有一個“格式/數(shù)據(jù)”按鈕。單擊這個按鈕可以在“格式狀態(tài)”和“數(shù)據(jù)狀態(tài)”之間切換。
3. 單元。單元是組成報表的最小單位。單元名稱由所在行、列標(biāo)識。例如：C8表示第3列第8行交匯的那個單元。單元類型有數(shù)值單元、字符單元、表樣單元3種。
(1)數(shù)值單元。用于存放報表的數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。數(shù)值單元的內(nèi)容可以直接輸入或由單元中存放的單元公式運算生成。建立一個新表時，所有單元的缺省類型為數(shù)值型。
(2)字符單元。字符單元也是報表的數(shù)據(jù)，也應(yīng)在數(shù)據(jù)狀態(tài)下輸入。字符單元的內(nèi)容可以直接輸入，也可由單元公式生成。
(3)表樣單元。表樣單元是報表的格式，是定義一個沒有數(shù)據(jù)的空表所需的所有文字、符號或數(shù)字。一旦單元被定義為表樣，那么在其中輸入的內(nèi)容對所有表頁都有效。表樣單元只能在格式狀態(tài)下輸入和修改。
4. 組合單元。組合單元由相鄰的兩個或更多單元組成，這些單元必須單元類型完全相同(即表樣、數(shù)值、字符等)，UFO在處理報表時將組合單元視為一個單元。組合單元的名稱可以用區(qū)域的名稱或區(qū)域中的任何一個單元的名稱來表示。
5.區(qū)域。區(qū)域由一張表頁上的相鄰單元組成，自起點單元至終點單元是一個完整的長方形矩陣。在報表中，區(qū)域是二維的，最大的區(qū)域是整個表頁，最小的區(qū)域是一個單元。例如：A6到C10的長方形區(qū)域表示為A6：C10，起點單元與終點單元用“：”連接。
6.關(guān)鍵字。關(guān)鍵字是可以引起報表數(shù)據(jù)發(fā)生變化的項目。關(guān)鍵字是一種特殊的單元，可以唯一標(biāo)識一個表頁，用于在大量表頁中快速選擇表頁。如：一個資產(chǎn)負債表的表文件可存放一年12個月的資產(chǎn)負債表(甚至多年的多張表)，要對某一張表頁的數(shù)據(jù)進行定位，就要設(shè)置一些定位標(biāo)志，在UFO中被稱為關(guān)鍵字。
用友財務(wù)報表中提供了六種關(guān)鍵字，它們是“單位名稱”、“單位編號”、“年”、“季”、“月”、“日”，除此之外，還增加了一個自定義關(guān)鍵字，當(dāng)定義名稱為“周”和“旬”時有特殊意義，可在業(yè)務(wù)函數(shù)中代表取數(shù)日期。
關(guān)鍵字的顯示位置在格式狀態(tài)下設(shè)置，關(guān)鍵字的值則在數(shù)據(jù)狀態(tài)下錄入，每個報表可以定義多個關(guān)鍵字。
7.函數(shù)。企業(yè)常用的財務(wù)報表數(shù)據(jù)一般來源于總賬系統(tǒng)或報表系統(tǒng)本身，取自于報表的數(shù)據(jù)又可以分為從本表取數(shù)和從其他報表的表頁取數(shù)。報表系統(tǒng)中，取數(shù)是通過函數(shù)實現(xiàn)的。
(1) 自總賬取數(shù)的公式可以稱之為賬務(wù)函數(shù)。賬務(wù)函數(shù)的基本格式為：
函數(shù)名(“科目編碼”，會計期間，[“方向”]，[賬套號]，[會計年度]，[編碼1]，[編碼2])
● 科目編碼也可以是科目名稱，且必須用雙引號括起來。
● 會計期間可以是“年”、“季”、“月”等變量，也可以是具體表示年、季、月的數(shù)字。
● 方向即“借”或“貸”，可以省略。
● 賬套號為數(shù)字，缺省時默認為999賬套。
● 會計年度即數(shù)據(jù)取數(shù)的年度，可以省略。
● 編碼1與編碼2與科目編碼的核算賬類有關(guān)，可以取科目的輔助賬，如職員編碼、項目編碼等，如無輔助核算則省略。
賬務(wù)取數(shù)函數(shù)主要有：
總賬函數(shù) 金額式 數(shù)量式 外幣式
期初額函數(shù)： QC( ) sQC() wQC( )
期末額函數(shù)： QM( ) sQM() wQM( )
發(fā)生額函數(shù)： FS( ) sFS() wFS( )
累計發(fā)生額函數(shù)： LFS( ) sLFS() wLFS( )
條件發(fā)生額函數(shù)： TFS( ) sTFS() wTFS( )
對方科目發(fā)生額函數(shù)：DFS( ) sDFS() wDFS( )
凈額函數(shù)： JE( ) sJE() wJE( )
匯率函數(shù)： HL( )
(2)自本表本表頁取數(shù)的函數(shù)。主要有以下幾個：
數(shù)據(jù)合計： PTOTAL( )
平均值： PAVG( )
最大值： PMAX( )
最小值： PMIN( )
(3)自本表其他表頁取數(shù)的函數(shù)。對于取自本表其他表頁的數(shù)據(jù)可以利用某個關(guān)鍵字，作為表頁定位的依據(jù)或者直接以頁標(biāo)號作為定位依據(jù)，指定取某張表頁的數(shù)據(jù)?？梢允褂肧ELECT( )函數(shù)從本表其他表頁取數(shù)。
例1，C1單元取自上個月的C2單元的數(shù)據(jù)：C1=SELECT(C2，月@=月+1)。
例2，C1單元取自第二張表頁的C2單元數(shù)據(jù)可表示為：C1=C2@2.
(4)自其他報表取數(shù)的函數(shù)。對于取自其他報表的數(shù)據(jù)可以用 “報表[.REP]”->單元的格式指定要取數(shù)的某張報表的單元。
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