2013年秘書三級資格考試實(shí)務(wù)題案例分析-10
背景說明:你是宏遠(yuǎn)公司行政秘書鐘苗,下面是行政經(jīng)理蘇明需要你完成的任務(wù)。
便條
鐘苗:
為規(guī)范公司對于文件的收集和整理的行為,公司擬召開一次座談會。請你將會議文件收集的要求和內(nèi)容、會議文件立卷歸檔的意義以備忘錄形式提供給我。
謝謝。
行政經(jīng)理 蘇明
2007年3月15日
參考答案:
備忘錄
發(fā)自:秘書鐘苗
發(fā)給:行政經(jīng)理蘇明
日期:2007年3月15日
主題:會議文件收集整理的要求和內(nèi)容,會議文件立卷歸檔的意義
內(nèi)容:
1、收集會議文件資料的要求
(1)確定會議文件資料的收集范圍
(2)收集會議文件資料要及時,確保文件資料在與會人員離會之前全部收集齊全。
(3)選擇收集文件資料的渠道,運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。
(4)與分發(fā)文件資料一樣,收集會議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù);及時采取措施補(bǔ)救毀損的文件資料。
(5)收集整理過程中要注意保密。
2、需收集的文件資料
(1)會前準(zhǔn)備并分發(fā)的文件。包括指導(dǎo)性文件、審議表決性文件、宣傳交流性文件、參考說明性文件、會務(wù)管理性文件。
(2)會議期間產(chǎn)生的文件。包括決定、決議、議案、提案、會議記錄、會議簡報等。
(3)會后產(chǎn)生的文件。包括會議紀(jì)要、傳達(dá)提綱、會議新聞報導(dǎo)等。
3、會議文件的立卷歸檔
會議文件資料的立卷歸檔概念解釋。會議文件立卷歸檔的意義主要有以下四點(diǎn):
第一,保持會議文件之間的歷史聯(lián)系,便于查找利用。
第二,保持歷史的真實(shí)面貌,反映工作的客觀進(jìn)程。
第三,保護(hù)會議文件的完整與安全,便于保存和保管。
第四,保證會議秘書工作的聯(lián)系性,為檔案工作奠定基礎(chǔ)。
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