2013年上海會計從業(yè)《電算化》第5章第2節(jié)： 處理模塊基本操作
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第二節(jié) 處理模塊基本操作
用友通10.2=T3(數(shù)據(jù)支持軟件：MSDE2000)
一、系統(tǒng)初始化
(一) 系統(tǒng)管理――系統(tǒng)管理員
1.設(shè)置操作員及權(quán)限
2.建立賬套
3.設(shè)置會計期間
4.設(shè)置記賬本位幣
(二)用友通――賬套主管
5.設(shè)置會計科目
6.錄入科目初始數(shù)據(jù)
7.設(shè)置輔助核算項目
8.設(shè)置外幣幣種及匯率
9.設(shè)置憑證類別
二、系統(tǒng)管理模塊
系統(tǒng)管理模塊的主要功能是對軟件的各個子系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的管理和數(shù)據(jù)維護(hù)。
(一)賬套管理
系統(tǒng)最多可以建立999套賬。賬套管理包括賬套的建立、修改、引入和輸出等。
修改：只有賬套主管有此權(quán)限。
(二)年度賬管理---賬套主管
在軟件中，用戶不僅可以建立多個賬套而且每個賬套中還可以存放不同年度的會計數(shù)據(jù)。
年度賬管理包括年度賬的建立、清空、引入、輸出和結(jié)轉(zhuǎn)上年數(shù)據(jù)等。
(三)操作員及其權(quán)限管理---兩領(lǐng)導(dǎo)都有(但小領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)限受制于大領(lǐng)導(dǎo))
設(shè)置操作員
操作員權(quán)限分配
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三、系統(tǒng)管理模塊初始化
系統(tǒng)允許以兩種身份注冊進(jìn)入系統(tǒng)管理：
一是以系統(tǒng)管理員(Admin)的身份，
二是以賬套主管的身份。
系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)整個系統(tǒng)的總體控制和維護(hù)工作，可以管該系統(tǒng)中所有的賬套。
以系統(tǒng)管理員身份注冊進(jìn)入后，可以進(jìn)行賬套的建立、引入和輸出，設(shè)置操作員和賬套主管，設(shè)置和修改操作員的密碼及其權(quán)限等。
賬套主管負(fù)責(zé)所選賬套的維護(hù)工作。主要包括對所選賬套進(jìn)行修改、對年度賬進(jìn)行管理(包括創(chuàng)建、清空、引入、輸出以各子系統(tǒng)的年末結(jié)轉(zhuǎn)、年度賬賬套的數(shù)據(jù)備份)，以及該賬套操員權(quán)限的設(shè)置等。
操作流程：啟動和注冊系統(tǒng)管理→設(shè)置操作員→建立賬套→設(shè)置操作員權(quán)限
(一)啟動系統(tǒng)管理。
系統(tǒng)管理模塊啟動。
(二)注冊系統(tǒng)管理
1.系統(tǒng)→注冊---系統(tǒng)管理員(Admin)的身份
2.權(quán)限→操作員
操作員管理功能由系統(tǒng)管理員和賬套主管調(diào)用，一般操作人員無權(quán)使用該項功能。
操作員管理包括兩個方面，一是操作人員增加與刪除，二是操作人員分工和權(quán)限控制。
【例5-2】增加操作員
編號:101;姓名:趙玨 口令：888
編號:102;姓名:劉丁 口令：888
提示：
①操作員編號在系統(tǒng)中必須惟一，即使是不同的賬套，操作員編號也不能重復(fù)。
?、谒O(shè)置的操作人員的姓名，必須輸入。
③所設(shè)置的操作員一旦被引用，便不能被修改和刪除(如該操作人員進(jìn)入系統(tǒng)并制填了憑證)。
?、懿僮鲉T進(jìn)行系統(tǒng)登錄時使用的口令，系統(tǒng)管理員可以給每一個操作員設(shè)置一個初始口令，操作員使用系統(tǒng)時能夠自己修改操作口令。
(三)建立賬套
1.設(shè)置賬套信息。
【例5-3】
賬套號：888 賬套號為3位，賬套號惟一，且必須輸入。
賬套名稱：北京正保科技有限責(zé)任公司
賬套路徑：(默認(rèn))
啟用會計期：2011年1月 啟用會計期應(yīng)在第一次初始設(shè)置時確定，一般情況下，軟件默認(rèn)為計算機系統(tǒng)的時間，調(diào)整正確設(shè)定后將不能更改。
會計期間：會計期間是指確定會計月份的起始日期和結(jié)賬日期。
【單選題】賬務(wù)系統(tǒng)中賬套號設(shè)置的最重要的要求是( )。
A.只能用兩位數(shù)字
B.賬套號不能重復(fù)
C.只能用兩位字符
D.可以任意設(shè)置
『正確答案』B
2.設(shè)置單位信息。
【例5-4】
單位名稱：北京正?？萍加邢挢?zé)任公司
單位簡稱：正保科技
單位地址：北京市海淀區(qū)知春路1號
稅號：110108781735977
3.確定核算類型。
【例5-5】
本位幣代碼：RMB。
本位幣名稱：人民幣。
賬套主管：用來輸入新建賬套的主管姓名，用戶必須選擇輸入。
企業(yè)類型：工業(yè)。
行業(yè)性質(zhì)：新企業(yè)會計準(zhǔn)則。
是否按行業(yè)預(yù)置科目：選中該項。
4.確定分類信息。
若選擇各項分類核算，則必先設(shè)置各項分類方案，然后才能設(shè)置相應(yīng)的基礎(chǔ)檔案。
【例5-6】
客戶是否分類：是
供應(yīng)商是否分類：否
存貨是否分類：是
有無外幣核算：否
5.確定編碼方案---會計科目、企業(yè)內(nèi)的部門。
例：應(yīng)收賬款 1122
-北京 01 -張三 01
-李四 02
-河北 02
張三 11220101
編碼方案是指設(shè)置編碼的級次方案，這里采用群碼方案，這是一種 分段組合編碼，每一段有固定的位數(shù)。
編碼規(guī)則是指 分類編碼共分幾段，每段有幾位。一級至最底層的段數(shù)稱為級次。每級(或每段)的編碼位數(shù)稱為級長。編碼總級長為每級編碼級長之和。
【例5-7】
科目編碼級次：4-2-2-2(練習(xí)修改)
在編碼規(guī)則是2時，二級科目：最多設(shè)99個明細(xì)。
其他科目編碼級次采用默認(rèn)值。
6.設(shè)置數(shù)據(jù)精度。
數(shù)據(jù)精度指定義數(shù)據(jù)的小數(shù)位數(shù)。
所有小數(shù)位數(shù)均設(shè)置為2位。
7.系統(tǒng)啟用。
在建立賬套時，可選擇啟用子系統(tǒng);
也可在賬套建立完成以后，以 賬套主管的身份進(jìn)入系統(tǒng)管理，再根據(jù)需要啟用相應(yīng)的子系統(tǒng)。
【例5-9】啟用總賬子系統(tǒng)。
演示：賬套主管身份登錄，演示他可以進(jìn)行的操作。
(四) 設(shè)置操作員權(quán)限
權(quán)限→權(quán)限
界面左側(cè)顯示的是在計算機中已安裝的各個子系統(tǒng)，當(dāng)選中某個子系統(tǒng)時，系統(tǒng)自動將該子系統(tǒng)的所有明細(xì)權(quán)限在界面右側(cè)部分顯示出來。
可以在左側(cè)界面中 雙擊某一明細(xì)權(quán)限，表示賦予操作人員該項明細(xì)權(quán)限; 再次雙擊該項明細(xì)權(quán)限，即可取消已賦予的權(quán)限。
“劉丁”具有“ 賬套主管”權(quán)限。
提示：一個賬套可以設(shè)定多個賬套主管。賬套主管自動擁有該賬套的所有權(quán)限。
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四、賬務(wù)處理系統(tǒng)模塊初始化
初始化通過基礎(chǔ)設(shè)置模塊完成，一般包括：設(shè)置基礎(chǔ)檔案、設(shè)置會計科目、設(shè)置憑證類別等操作。
用戶名“101”;
密碼“888”;
賬套“【888】北京正?？萍加邢挢?zé)任公司”;
會計年度“2011”;日期“2011-1-1”。
(一)設(shè)置基礎(chǔ)檔案
1.設(shè)置部門檔案。
“基礎(chǔ)設(shè)置→機構(gòu)設(shè)置→部門檔案
2.設(shè)置職員檔案
基礎(chǔ)設(shè)置→機構(gòu)設(shè)置→職員檔案。
3.設(shè)置客戶檔案。
基礎(chǔ)設(shè)置→往來單位→客戶檔案。
先要進(jìn)行客戶分類。
4.設(shè)置供應(yīng)商檔案。
基礎(chǔ)設(shè)置→往來單位→供應(yīng)商檔案。
5.設(shè)置外幣及匯率。
6.設(shè)置結(jié)算方式。
【例5-15】基礎(chǔ)設(shè)置→收付結(jié)算→結(jié)算方式
編碼：1; 名稱：現(xiàn)金; 票據(jù)管理：否。
編碼：2; 名稱：轉(zhuǎn)賬支票; 票據(jù)管理：是。
票據(jù)管理標(biāo)志是軟件為輔助出納對銀行結(jié)算票據(jù)的管理而設(shè)置的功能，類似于手工系統(tǒng)中的支票登記簿管理方式。
(二)會計科目設(shè)置
1.會計科目編碼
電算化賬務(wù)處理系統(tǒng)中需要使用數(shù)字對會計科目進(jìn)行編碼。
2.會計科目編碼的一般原則
財政部規(guī)定設(shè)置一級科目代碼，明細(xì)按編碼原則設(shè)置。
科目一經(jīng)使用，只能增同級，不能增下級科目。
例如：應(yīng)收賬款-北京 1000 112201
-河北 2000
3.新增會計科目
科目級長
科目個數(shù)
級次一般由系統(tǒng)根據(jù)科目編碼自動定義，無須手工設(shè)置。
“增加”圖標(biāo)：
(1)科目編碼--全編碼。
原則：
第一，逐級向下增設(shè)會計科目，即先設(shè)置上級會計科目，再設(shè)置下級會計科目。
第二，輸入的會計科目編碼必須惟一。
第三，科目編碼一般由數(shù)字構(gòu)成，特殊情況下也可以使用英文字母(大小寫均可)，但不允許使用空格、引號等。
1寫成01.
例如：
工行存款
電視
應(yīng)交稅費--應(yīng)交增值稅(銷項稅額)
辦公費
(2)科目名稱--各級名稱。
中文科目名稱：一般輸入漢字，也可以輸入減(-)、正斜杠(\)，但不能輸入其他字符。
(3)科目類型。
輸入一級科目時必須選擇輸入。
一般在輸入一級科目時要求操作者選擇，如果輸入科目代碼的第一位與實際選擇的類型不匹配，系統(tǒng)會提示操作者更正。
輸入二級或二級以下科目時，不能選擇科目類型，系統(tǒng)自動設(shè)置為與一級科目相一致的類型。
(4)助記碼。--可輸入也可不輸入。
(5)賬頁格式。
系統(tǒng)提供金額式、外幣金額式、數(shù)量金額式、外幣數(shù)量式四種賬頁格式。
(6)輔助核算。
包括部門核算、個人往來核算、客戶往來核算、供應(yīng)商往來核算、項目核算五種。
某一科目可同時設(shè)置兩種輔助核算，如管理費用既想核算各部門的使用情況也想了解在項目上的使用情況，那么可以同時設(shè)置部門核算和項目核算。但個人往來、客戶與供應(yīng)商往來不能一同設(shè)置。
輔助核算一般設(shè)置在末級科目上(末級科目是沒有下級科目的科目，只有末級科目才能用于憑證填制，才能進(jìn)行相應(yīng)的輔助核算)，但為了查詢或輸出方便，有些科目也可以在末級和上級同時設(shè)置輔助核算，但當(dāng)上級科目設(shè)置輔助核算時，其末級科目必須設(shè)置相應(yīng)的輔助核算。
【單選題】在賬務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行科目設(shè)置時，設(shè)置的輔助核算類別一般應(yīng)設(shè)在( )。
A.一級科目
B.每一級科目
C.最末一級科目
D.任何一級科目
『正確答案』C
(7)科目性質(zhì)(余額方向)。
一級科目必須選擇輸入。
一般情況下，資產(chǎn)類科目、成本類科目的科目性質(zhì)為借方，
負(fù)債類科目、所有者權(quán)益類科目的科目性質(zhì)為貸方，損益類科目是費用性質(zhì)的為借方，損益類科目是收入性質(zhì)的為貸方。
只能在一級科目設(shè)置科目性質(zhì)，下級科目的科目性質(zhì)與其一級科目的相同。
已有初始余額或已用于填制憑證的科目不能再修改科目性質(zhì)。
(8)外幣核算。
(9)數(shù)量核算。
(10)日記賬、銀行賬。
庫存現(xiàn)金科目要求設(shè)為日記賬，
銀行存款科目要求設(shè)為銀行賬和日記賬。
設(shè)置為現(xiàn)金和銀行存款的科目還需要在 “編輯”菜單中調(diào)用“指定科目”功能，設(shè)定“現(xiàn)金總賬科目”和“銀行存款總賬科目”，被指定為現(xiàn)金和銀行存款的科目能夠輸出現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及資金日報。
(11)封存。
被封存的科目在制單時不可以使用。此選項只能在科目修改時進(jìn)行設(shè)置。
【例題】增加會計科目。
科目編碼：100201;
科目名稱：工行存款;
輔助核算：日記賬，銀行賬。
設(shè)置會計科目輔助核算：
科目編碼：1122;
科目名稱：應(yīng)收賬款;
輔助核算：客戶。
辦公費：部門核算
4.修改與刪除會計科目
通過點擊“修改”圖標(biāo)可以修改光標(biāo)指向的會計科目。
點擊“刪除”圖標(biāo)刪除光標(biāo)指向的當(dāng)前會計科目，但有下級科目或已輸入初始余額或已用來填制憑證的科目不能刪除;
5.指定會計科目。
指定會計科目是指定出納專管的科目。指定科目后，才能執(zhí)行出納簽字，從而實現(xiàn)現(xiàn)金、銀行賬管理的保密性，也才能查看現(xiàn)金或銀行存款日記賬。
在指定“現(xiàn)金科目”、“銀行科目”之前，應(yīng)在建立“現(xiàn)金”、“銀行存款”會計科目時選中“日記賬”復(fù)選框。
提示：
?增加的會計科目編碼長度及每段位數(shù)要符合編碼規(guī)則。
?科目一經(jīng)使用，就不能再增設(shè)下級科目，只能增加同級科目。
?由于建立會計科目的內(nèi)容較多，很多輔助核算內(nèi)容對后面憑證輸入操作產(chǎn)生影響，因此，在建立會計科目時，要小心并反復(fù)檢查。
(三)設(shè)置憑證類別
系統(tǒng)提供五種常用分類方式供用戶選擇：
1.記賬憑證;
2.收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;
3.現(xiàn)金憑證、銀行憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;
4.現(xiàn)金收款憑證、現(xiàn)金付款憑證、銀行收款憑證、銀行付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證;
5.自定義憑證類別。
本系統(tǒng)提供五類限制類型：
1.借方必有。制單時，此類憑證的借方限制科目至少有一個發(fā)生額。
2.貸方必有。制單時，此類憑證的貸方限制科目至少有一個發(fā)生額。
3.憑證必有。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目，至少一方有發(fā)生額。
4.憑證必?zé)o。制單時，此類憑證無論借方限制科目還是貸方限制科目均無發(fā)生額。
5.無限制。制單時，此類憑證可使用所有合法的科目。
限制科目由用戶輸入，可以是任意級次的科目，科目之間用逗號分隔，數(shù)量不限，也可以參照輸入，但不能重復(fù)錄入。
提示：
在錄入憑證之前，應(yīng)進(jìn)行憑證類別的設(shè)置;
已使用的憑證類別不能刪除，也不能修改類別字;
如果限制科目為非末級科目，則在制單時，其所有下級科目都將受到同樣的限制。
(四)錄入期初余額
1.總賬期初余額錄入。對于沒有設(shè)置輔助核算的科目，可以直接錄入期初余額。
年初建賬，則輸入的期初余額就是年初余額。
年中建賬，則應(yīng)輸入建賬月份的期初余額和年初到此時的借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)會自動倒算出年初余額。
期初余額余額和累計發(fā)生額的錄入要從最末級科目開始，上級科目的余額和累計發(fā)生數(shù)據(jù)由系統(tǒng)自動計算。紅字余額應(yīng)輸入負(fù)號。
【例題】總賬期初余額錄入
“庫存現(xiàn)金”科目的期初借方余額為5 000元;
“銀行存款――工行存款”科目的期初借方余額為90 000元;
“實收資本”科目的期初貸方余額為100 000元。
2.輔助核算科目期初余額錄入。
在錄入期初余額時，對于設(shè)置為輔助核算的科目，系統(tǒng)會自動地為其開設(shè)輔助賬頁。
在輸入期初余額時，這類科目總賬的期初余額是由輔助賬的期初明細(xì)匯總而來的，也就是說不能直接輸入總賬期初數(shù)。
【例題】輔助核算科目期初余額錄入
會計科目：應(yīng)收賬款 余額：借5 000元
客戶：鼎盛公司 摘要：欠款
提示：
當(dāng)不想輸入某項內(nèi)容而系統(tǒng)又提示必須輸入時，可按ESC鍵取消輸入。
3.試算平衡。
期初余額錄入完畢后，應(yīng)該試算平衡。
期初余額試算不平衡，不能記賬，但可以填制憑證;
如果已經(jīng)記過賬，則不能再錄入、修改期初余額，也不能執(zhí)行“結(jié)轉(zhuǎn)上年余額”功能。
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